O que é um relatório de status do projeto?
Um relatório de status do projeto é um documento que resume o progresso geral de um projeto em relação ao plano de projeto projetado.
O objetivo de um relatório de status do projeto é manter todas as partes interessadas informadas sobre o progresso, mitigar os problemas antes que eles surjam e garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo designado.
Um relatório de status do projeto ajuda a melhorar a comunicação em uma organização, já que todos são mantidos informados sobre como o projeto está progredindo. Também ajuda a simplificar o processo de comunicação com um único relatório formalizado a que todos podem se referir para se manterem atualizados.
Além disso, um relatório de status do projeto melhora o apoio organizacional ao seu projeto, mantendo uma comunicação certeira entre os membros da equipe para garantir que todas as metas e objetivos sejam cumpridos.
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As finalidades dos relatórios de status do projeto
Um dos muitos benefícios de usar um relatório de status de projeto é que ele força uma organização a concordar com certos marcos e medidas de progresso do projeto no início desse projeto. Um gerente de projeto reúne esses critérios importantes e cria um relatório de status de projeto que será útil para todos que precisam vê-lo.
Os relatórios de status do projeto também facilitam o seguinte:
- Criam e permitem as adesões das partes interessadas.
- Oferecem transparência no progresso em direção aos marcos.
- Ajudam a identificar problemas e riscos, para que a correção do curso possa acontecer rapidamente.
- Identificam o progresso do trabalho feito por indivíduos, equipes e recursos, para que você possa girar e trazer a equipe em tempo hábil. Por exemplo, os designers de UX começam cedo em um projeto de web design mapeando a arquitetura do site e os wireframes. O trabalho de redatores e designers segue, e assim por diante.
- Fornecem um indicador de alto nível da integridade do projeto.
- Evitam surpresas desagradáveis (para membros da equipe, clientes e partes interessadas).
- Fornecem um método para manter os membros do projeto e os líderes responsáveis.
- Forncem documentação.
- Evitam o scope creep.
- Apresentam as informações certas ao público-alvo(s).
Chris Daniel supervisionou projetos para grandes corporações e o governo dos EUA e executa um programa de treinamento para gerentes de projeto estudarem para a certificação PMP. Ele diz que os relatórios de status do projeto não mudaram muito nas últimas duas décadas, um fato que ilustra que os elementos básicos de um relatório de status permanecem relativamente inalterados.
“The basics are critical to include in any project status report. It’s especially important to show how budget and scope are tracking, as well as any risks and roadblocks that may have come up.” - Chris Daniel, CEO of Regroup Consulting and project management trainer. He continues, “Starting with a template is fine, but of course the first thing a project manager is going to do is modify it to reflect the relevant details of that specific project.”
Códigos de status do projeto
Os códigos de status do projeto são códigos ou frases simplificadas que identificam onde um projeto está em sua progressão geral do projeto.
Os códigos de status do projeto podem ajudar rapidamente os membros da equipe e as partes interessadas identificam se um projeto está ativo ou adormecido, bem como em que estágio do plano de projeto ele está.
Tipos de relatórios de status do projeto: conheça seu público-alvo
Especialistas em gerenciamento de projetos recomendam um relatório de status semanal (WSR) para membros e partes interessadas imediatos da equipe, um relatório mensal ou quinzenal de status para gerentes e partes interessadas de alto nível e um relatório periódico de status de alto nível para CEOs, diretores e outros que querem ver destaques e as maiores vitórias.
Você pode usar qualquer formato, incluindo Microsoft Word, Microsoft Excel e muito mais. Em seguida, vamos dar uma olhada mais de perto em cada tipo de relatório de status do projeto e seu público relevante.
O relatório semanal de status do projeto
Em geral, um gerente de projeto mantém este relatório o tempo todo, mesmo antes de ser entregue regularmente, portanto, se um gerente quiser vê-lo, o gerente de projeto pode fornecê-lo dentro de uma hora.
O público usual para este relatório inclui os membros da equipe do projeto, o gerente do gerente de projeto, um gerente de recursos e talvez a principal parte interessada.
O relatório semanal de status do projeto deve incluir o máximo de detalhes pertinentes possível e conter mais detalhes do que os relatórios entregues a outros públicos. O objetivo do relatório semanal de status do projeto é dar aos mais envolvidos no projeto uma visão completa de como o projeto está progredindo. O relatório acompanha o orçamento, indica marcos, enumera riscos etc.
O relatório mensal de status do projeto
Um relatório mensal ou quinzenal de status do projeto pode ajudar os gerentes de nível superior a se sentirem engajados e no controle de projetos que seus gerentes de projeto estão executando. Esse público não requer o mesmo nível de detalhe de um relatório semanal (por exemplo, quem está fazendo o que ou quanto tempo leva).
Esse público quer a melhor visão de alto nível do progresso do projeto. Gerentes de nível superior estão interessados em acompanhar o orçamento, os gastos, a qualidade dos produtos e a natureza dos riscos ou obstáculos. Observe que se um gerente de projeto tem um risco significativo, retrocesso ou obstáculo, ele não deve esperar o relatório mensal para comunicar esse problema ao gerente. Nada nestes relatórios mensais deve ser extremamente surpreendente para esses executivos, exceto possíveis vitórias, eficiências e elogios de outras partes interessadas. Esses executivos de alto nível precisam se sentir informados, por isso, se seus gerentes perguntarem sobre seus projetos, eles estarão equipados com os pontos de discussão de alto nível. Estar atualizado também permite que os tomadores de decisão tomem medidas, se necessário.
O relatório de status do projeto do nível do CEO
Embora nem todos os projetos ou empresas possam exigir esse tipo de relatório de status de projeto, muitos especialistas em gerenciamento de projetos acham que o relatório de nível de CEO pode ser fundamental para a adesão e visibilidade dos altos escalões do gerenciamento de uma empresa.
Chris Daniel menciona elementos-chave para fazer deste tipo particular de relatório de status um sucesso. "Esse público é responsável por vários projetos, então eles querem ver apenas os destaques verdadeiramente de alto nível", observa Daniel. "Pelo impacto que você quer, você tem que ter o chamariz. Isso significa que você precisa construir uma apresentação de visual atraente (no PowerPoint ou Prezi) que destaque os dados visualmente. Você também deve incluir a prestação de contas de itens de ação; quem está fazendo ou fará o que daqui em diante.
"Interpretar os dados de seus relatórios semanais ou mensais anteriores também é fundamental para esse público. O CEO procura o gerente de projeto para orientação e recomendações", continua Daniel. "Este relatório deve ter no máximo seis ou sete slides. Qualquer outra coisa pode entrar em um apêndice. E é fundamental incluir um slide de perguntas frequentes com cerca de cinco perguntas, para que um gerente de projeto possa demonstrar que já antecipou perguntas e forneceu respostas sucintas."
O relatório mensal de status da equipe e dos recursos
Se sua empresa e equipes estão lidando com vários projetos contínuos e sobrepostos, também é útil criar um relatório de status de equipe e recursos separado. O público deste relatório inclui gerentes de recursos, diretores de equipe e outros que gerenciam vários tipos de recursos.
Este relatório deve capturar o trabalho de diferentes recursos. Ele também deve indicar quando os recursos devem ser distribuídos ou aderidos ao projeto. Por exemplo, depois que os designers de UX criam wireframes, eles podem reduzir as horas que dedicaram a um projeto web, enquanto os desenvolvedores começam a aumentar suas horas, pegando as informações dos wireframes (e design e conteúdo) e começando a construir estruturas e páginas web.
Este relatório dá aos gerentes de recursos uma visão de quando os membros da equipe podem estar dedicando mais ou menos horas ao seu projeto, para que possam alocar recursos apropriadamente.
O relatório de status de integridade do projeto de semáforo
Este tipo de relatório de status do projeto está ganhando popularidade à medida que muitas empresas percebem que empacotar intermináveis pontos de dados em relatórios semanais ou mensais só sobrecarrega o gerente de projeto. Uma ampla gama de empresas está em transição para um relatório de status de projeto mais simples.
Este relatório mais novo representa visualmente a integridade de um projeto por meio da codificação de cores de diferentes elementos com uma imagem de semáforo: verde para dentro do orçamento e no alvo; amarelo para riscos potenciais que estão sendo colocados; e vermelho para verdadeiros obstáculos, gastos excessivos e semelhantes.
Chad Sauter is the Director at Conway MacKenzie and has managed projects for many years. Sauter comments that his company used to require extremely detailed project management status reports but now finds them unnecessary: “We try to stay away from complex reports now. This gives us more time to spend on actually working on the projects,” he says.
A empresa Sauter usa um relatório de status vermelho/amarelo/verde para quase todos os seus projetos. "Não perderemos tempo falando de elementos verdes ou íntegros. A codificação por cores dá a todos uma rápida noção do que é e não é urgente de abordar", conclui.
Skot Carruth, CEO da Philosophie Software, concorda que mais simples é melhor: "Projetos bem-sucedidos exigem confiança e colaboração estreita. Quando você começa a sobrecarregar gerentes de projeto com requisitos de relatórios, eles se tornam mais como máquinas do que solucionadores de problemas criativos.
"Quando os PMs conhecem seus objetivos e métricas", continua Carruth, "eles podem simplesmente nos dizer se estão no caminho certo ou não. Quando não estão, estamos aqui para ajudá-los em vez de puni-los... Incorporar valores como confiança e colaboração é mais importante para o gerenciamento de projetos bem-sucedido do que qualquer ferramenta de relatórios."
“When PMs know their goals and metrics, they can simply tell us if they are on track or not, and when they aren’t, we’re here to help them instead of punish them.” - SKot Carruth, CEO, Philosophie Software
Muitos executivos acreditam que, quando relatórios de status detalhados são necessários, é vital ser capaz de capturar dependências. "Podemos demorar para identificar isso, mas esse nível de informação é importante para a resolução de problemas. Nos últimos anos, o orçamento, os custos e o tempo/agendamento tornaram-se centrais em relatórios de status", observa Sauter.
Em resumo, um relatório semanal de status do projeto captura os desenvolvimentos e atividades críticas de um projeto e geralmente é entregue aos mais próximos do projeto, ou seja, membros da equipe, partes interessadas do cliente, gerentes dos membros da equipe etc. Entregues com menos frequência e detalhes, os relatórios de status do projeto de alto nível têm como os colaboradores da empresa que querem ser mantidos informados sobre a integridade de um projeto, mas não sobre suas minúcias. Os CEOs e outros executivos de alto nível querem ver apenas destaques, especialmente com chamadas sobre redução de custos, desempenho exemplar e outros elementos positivos.
Como acompanhar o status do projeto
Para acompanhar o status do projeto, siga estas etapas fáceis para garantir que seu projeto seja concluído a tempo:
- Crie um plano ou esboço de projeto: antes de iniciar oficialmente seu projeto, crie um esboço do seu projeto do início ao fim, incluindo todos os detalhes principais, recursos e restrições de tempo.
- Determine metas específicas: identifique o que deseja realizar com este projeto, seja uma nova campanha de marketing, uma implementação de produto etc.
- Documente os principais marcos: determine partes-chave do cronograma do seu projeto às quais você deseja prestar atenção específica; e que você precisa alcançar a tempo.
- Estabeleça prazos claramente definidos: certifique-se de que você e sua equipe tenham uma boa noção de todos os prazos que devem ser cumpridos para que seu projeto seja concluído a tempo.
- Verifique o projeto regularmente: à medida que seu projeto se inicia, continue verificando o progresso regularmente, referindo-se ao seu plano de projeto para verificar o progresso em relação ao cronograma projetado.
Comece com um modelo gratuito de status de projeto para download.
Relatórios de status do projeto no gerenciamento de projetos
Os relatórios de status do projeto são muito comumente usados no gerenciamento de projetos para acompanhar e gerenciar um projeto à medida que ele se move através de seu cronograma.
Como gerente de projeto, você pode querer responder às seguintes perguntas dentro do relatório de status do projeto:
- Quais são as metas do projeto e seremos capazes de atendê-las?
- O projeto será concluído dentro do prazo e do orçamento?
- Quais sucessos devem ser destacados?
- Que desafios poderíamos enfrentar?
- Que aprendizados devemos tentar obter com este projeto?
Desafios com relatórios de status do projeto
Criar relatórios de status de projeto pode ser desafiador e arriscado. Aqui estão alguns dos riscos a serem considerados ao criar relatórios de status do projeto e modelos de relatório de status:
- Previsão de custos, agendamento e estimativas são adivinhação: os gerentes de projeto ainda só podem fazer suposições conscientes sobre esses componentes de um relatório. Riscos podem ser identificados, mas nem sempre quantificados: por exemplo, uma empresa pode saber que outro projeto será iniciado durante o período do seu projeto existente, mas ninguém pode saber o tempo ou a amplitude exatos desse segundo projeto. Se for menor, os riscos que ele representa para o seu projeto em termos de pessoal e outros recursos podem ser mínimos. Se for maior do que o esperado, pode representar um risco significativo.
- Ser mais simples é uma tendência forte, mas arriscada: há uma maior chance de ignorar detalhes que podem ser ou se tornar importantes.
- Você pode deixar uma pessoa chave de fora: mesmo sob as circunstâncias mais bem intencionadas, nem todos os que precisam podem ter a possibilidade de aderir ou visibilidade.
- Você está confiando na força do seu relatório: qualquer relatório é tão útil quanto as informações que entram nele, bem como as ações tomadas como resultado.
Elementos dos relatórios de status do projeto
Para tornar os relatórios de status do projeto o mais úteis e relevantes possível, existem componentes-chave que você deve incluir. Você pode adicionar mais tipos de informação, mas esses são os elementos críticos de que um gerente de projeto deve estar ciente:
- Detalhes do projeto: liste o nome do projeto e o código do projeto, se aplicável.
- Equipe: liste gerente de projeto e outros membros importantes da equipe.
- Data de status: também incluem cadência (semanal, quinzenal, mensal etc.).
- Cronograma do projeto: você já cumpriu todos os marcos desse período?
- Escopo: o projeto se manteve no escopo durante esse período?
- Orçamento: o projeto está dentro, abaixo ou acima do orçamento?
- Qualidade: isso pode não ser aplicável a todos os relatórios durante cada período, mas vale a pena capturar se houver problemas.
- Dependências: quais fatores a equipe está esperando antes de poder avançar?
- Problemas e obstáculos: que obstáculos surgiram durante esse período? Dê uma breve descrição do que eles são, o que você está fazendo para resolvê-los e quem os possui.
Esses componentes podem variar dependendo do público-alvo, mas, no mínimo, o relatório de status semanal detalhado do projeto deve conter esses elementos. Além disso, o gerente de projeto deve poder falar sobre qualquer um desses fatores, se solicitado.
Como criar um relatório de status
É fundamental ter clareza sobre as metas do projeto, orçamento, marcos, produtos e membros da equipe desde o início.
Dessa forma, um gerente de projeto pode garantir que os relatórios de status semanais e mensais estejam sempre sendo gerados e apoiando a missão e a visão de todo o projeto, mesmo que os membros da equipe precisem realizar tarefas detalhadas semanalmente.
Também é crucial que o modelo estabeleça a adesão e a medição explícitas desde o início. À medida que um projeto avança, pequenos ajustes são esperados, mas os principais pilares do monitoramento não devem mudar significativamente.
Ao mesmo tempo, você pode definir e redefinir as expectativas conforme necessário, à medida que circunstâncias imprevistas surgem e requerem atenção.
Por fim, um relatório de status do projeto deve ser compartilhável, mas o gerente de projeto tem a propriedade final.
Benefícios dos modelos de relatório de status do projeto
Você pode economizar muito tempo usando modelos para criar relatórios de status do projeto. É claro que todos os relatórios do projeto exigem ajustes e edição para refletir adequadamente os ingredientes individuais do projeto, mas um modelo pode ser um ponto de partida forte. Existem vários benefícios em usar modelos de relatório de status do projeto:
- Gratuito: muitos modelos estão disponíveis gratuitamente on-line.
- Imprimível: você pode distribuir relatórios para reuniões, grupos e as partes interessadas que gostariam de uma cópia imprimível.
- Aparência profissional: usar um modelo que já foi projetado para parecer profissional dá a um gerente de projeto uma vantagem.
- Design limpo: como mencionado acima, os relatórios de status do projeto devem ser fáceis de digitalizar e intuitivos de interpretar, mesmo para aqueles que estão em vários lugares removidos do projeto.
- Personalizável: os modelos mais úteis permitirão que um gerente de projeto adicione e subtraia campos e itens conforme necessário para cada projeto.
- Recursos de colaboração: modelos baseados na web podem dar a todos os membros da equipe acesso ao relatório de status, para que possam ver onde as coisas estão, bem como contribuir com atualizações, se desejar.
- Todas as tarefas em um só lugar: um modelo pode garantir que você esteja hospedando cada peça de um projeto em um só lugar.
Modelos de relatório de status de projeto
Embora o uso de modelos para criar relatórios de status de projeto possa ser uma verdadeira economia de tempo para os gerentes de projeto, é importante que os PMs planejem com antecedência e personalizem o modelo para atender às necessidades de todo o projeto. Dessa forma, o modelo de relatório de status que você criou no início de um projeto pode permanecer relevante e útil ao longo desse projeto.
Aqui estão alguns modelos de relatório de status do projeto para ajudá-lo a começar:
Modelo de relatório semanal de status do projeto - Excel
Baixe o modelo de relatório semanal de status do projeto
Modelo de painel de gerenciamento de projetos - Excel
Baixe o painel de gerenciamento de projetos
Para obter opções adicionais, confira nossa coleção de modelos gratuitos de relatório de projeto.
Práticas recomendadas para relatórios de status de projeto
Para criar o relatório de status do projeto mais eficaz que mantém todos atualizados sobre as informações mais relevantes do projeto, leve essas dicas em consideração:
- Escreva um primeiro rascunho, depois corrija-o.
- Edite seu relatório de status conforme necessário.
- Conscientize todos sobre o relatório de status, juntamente com quaisquer atualizações.
- Peça feedback sobre como fornecer a melhor visão do status do projeto.
- Tenha consistência em todos os relatórios de status do projeto.
- Faça relatórios com as métricas mais importantes para o projeto, e para as principais partes interessadas.
- Use visualização, como gráficos, quando possível.
- Evite adicionar muitos detalhes.
- Torne o relatório de status acessível a todos, o tempo todo.
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