A 4EF simplifica o fluxo de trabalho e melhora a eficiência em 50%

A 4EF fornece serviços de consultoria em tecnologia para ajudar fabricantes a otimizar as operações e operar de modo mais eficiente. Com sede na Holanda, a empresa cria softwares personalizados para integrar ERP (enterprise resource planning, planejamento de recursos empresariais), inteligência empresarial e soluções hospedadas em nuvem para assegurar que os clientes aproveitem ao máximo seus investimentos em tecnologia.

Os funcionários têm várias funções diferentes: programador de computador, gerente de projeto, profissional de marketing – eles fazem tudo isso. 

Para entender as operações de manufatura de um cliente, os funcionários da 4EF passam horas no chão de fábrica. Antes de poderem criar uma solução personalizada, eles primeiro devem identificar as disparidades entre as metas estratégicas de um cliente e suas operações reais.

“Nossa empresa cobre as lacunas entre o que nossos clientes desejam ter e o que eles têm”, afirma Maaik Meijerink, gerente de portfólio de projeto e consultor técnico na 4EF.

Cobrir essas lacunas leva tempo e envolve muitas tarefas.

Mas a empresa enfrentou sua própria lacuna significativa. As atuais ferramentas de trabalho da 4EF dificultavam o gerenciamento eficaz de projetos, sem falar no crescimento dos negócios.

A equipe não tinha a capacidade de acompanhar cada aspecto de seu trabalho de modo preciso – ou compartilhar essas informações com os clientes. E eles não podiam acessar dados esclarecedores sobre as horas reais em comparação às planejadas provenientes do trabalho anterior para analisar novos projetos de maneira mais precisa.  

Os membros da equipe usavam o Microsoft Excel para planejamento de projeto e acompanhamento de tempo, mas precisavam de um modo mais rápido e mais colaborativo para trabalhar. Eles desejavam uma visão clara de cada projeto – para acompanhar e ver as horas faturáveis em comparação às não faturáveis usadas em tarefas individuais.  

Sem visibilidade em tempo real sobre o status do projeto, os membros da equipe arriscavam tomar decisões não fundamentadas diariamente. Essas ações, por sua vez, poderiam impactar negativamente nos prazos do projeto e causar deslizes no orçamento, afetando relacionamentos com clientes atuais e reduzindo trabalhos futuros.

Para obter controle sobre seus negócios, esses especialistas em eficiência precisavam de uma solução flexível para apoiar suas operações diárias e se alinhar às suas metas estratégicas.  

Melhoria na eficiência e acompanhamento de muitas partes móveis

Com a maior parte dos membros da equipe trabalhando em campo e cada projeto envolvendo centenas de tarefas, a 4EF precisava de uma solução de execução de trabalho robusta para acompanhar os fluxos de trabalho e os recursos de seus projetos em toda a empresa.

Quando a 4EF descobriu o Smartsheet, ela reconheceu que ele poderia maximizar o tempo e os talentos de sua mão de obra usando as soluções de automação e gerenciamento de trabalho da plataforma. Os membros da equipe implantaram facilmente o Smartsheet e simplificaram toda a abordagem em relação à geração de relatório do projeto e ao planejamento de recursos.

Por exemplo, agora a empresa pode comparar as horas planejadas com as horas reais a qualquer momento em qualquer projeto. Com essa janela sobre o andamento de cada tarefa, os gerentes de projetos – e os clientes – podem fazer ajustes incrementais e tomar decisões mais fundamentadas.

“Em um mês, obtivemos mais insights do que em todos os anos anteriores. Estamos mais eficientes em termos de custos, decisões estratégicas e comunicações interna e externa. Na verdade, melhoramos nossa eficiência geral em 50%”, afirma Meijerink.

Maior transparência e comunicação com os clientes

A 4EF considera sua capacidade de compartilhar informações atualizadas, organizadas e abrangentes com os clientes como o maior benefício do uso do Smartsheet. “Nossos clientes agora têm fácil acesso a dados, como quantas horas estão sendo usadas em diferentes partes de um projeto”, afirma Meijerink.

A solução escalável do Smartsheet se integra facilmente às ferramentas existentes da 4EF, incluindo Microsoft Power BI, ajudando-a a aproveitar ao máximo seus investimentos em tecnologia. E os funcionários agora podem trabalhar de modo mais eficiente, economizando tempo e dinheiro. 

“Nossa equipe faz anotações no Smartsheet, as atribui e compartilha as planilhas. Com tudo acompanhado, reunido e mantido onde deveria estar, qualquer pessoa com acesso pode imediatamente tomar providências sobre isso. E só precisamos inserir as informações uma vez. Além dessa melhoria na eficiência, o gerenciamento de projetos se tornou uma parte grande do nosso portfólio de produtos e nos dá uma receita extra estimada de 60.000 euros por ano”.

A nova abordagem está causando um efeito cascata nos negócios de empresa. Ela ajudou a impulsionar a eficiência dos membros de equipe da 4EF a um ponto tal que as pessoas podem focar em atividades de valor agregado para ajudar a desenvolver a empresa.