A transformação começa pelo planejamento estratégico, passa para a alocação de recursos multifuncionais e, por fim, é bem-sucedida ou falha na fase de execução e implementação. Embora existam muitas plataformas capazes de lidar com os diferentes elementos deste fluxo de trabalho, o Smartsheet usa uma abordagem holística que considera com atenção as fases de planejamento estratégico, devida diligência, execução e melhoria contínua.  

As empresas empreendem grandes esforços na criação de um plano estratégico bem pensado, mas às vezes esses planos transformadores não atingem seu objetivo na fase de implementação. Da mesma forma, muitos fornecedores oferecem uma ampla estrutura para itens de bloqueio, como objetivos e resultados-chave (OKRs) ou metas principais, mas não explicam COMO lidar com eles. A execução não pode ser uma preocupação secundária, pois tem um papel importante na transformação estratégica e envolve a cooperação entre pessoas que desempenham diferentes funções.

Os fundamentos do gerenciamento de portfólios e projetos (PPM) sempre serão parte de qualquer mudança organizacional de grande escala. Uma série de projetos e programas pode levar ao alinhamento em grande escala e à mobilização de sua força de trabalho. A transformação estratégica normalmente surge à medida que a empresa cresce e amadurece a execução do PPM.

Até determinado tamanho, as empresas se concentram principalmente no gerenciamento de projetos. Quando as empresas crescem, esses projetos precisam progredir para um portfólio. E quando as empresas alcançam um determinado nível de sofisticação ou tamanho, precisam criar um escritório de transformação estratégica (também conhecido como “escritório de gerenciamento de transformação”, ou TMO) para impulsionar as prioridades de alto nível ou os eixos estratégicos da organização. 

Há duas grandes diferenças entre TMOs e PMOs (“escritórios de gerenciamento de projetos”): público e impacto. Os programas de transformação são intencionalmente executados por um conjunto próprio de partes interessadas de nível executivo responsáveis por um grupo de alto nível (geralmente, executivos do alto escalão e conselho administrativo) e seu objetivo é avançar os negócios em direções novas e audaciosas. Isso é bem diferente dos projetos e das partes interessadas que apoiam ao trabalho do “dia a dia” que acontece nos PMOs dos departamentos.