A A&S Landscape acelera o crescimento rápido e a satisfação do cliente com o Smartsheet

Durante seus 44 anos de história, a A&S Landscape fabricou e instalou toldos e coberturas para instituições reconhecidas, como a The Football Association, a The Royal Estate, a Team GB, o McDonalds e o NHS. Garantir que os projetos sejam realizados dentro do orçamento e do prazo é essencial, portanto, quando a A&S Landscape se preparou para garantir que todas as pessoas da organização pudessem gerenciar informações sem problemas e evitar falhas processuais, o Smartsheet era a resposta óbvia.

Na A&S Landscape, o gerenciamento de projetos é tarefa complexa. Da produção de um desenho inicial ao momento em que um boleto final é pago, a empresa constantemente faz malabarismos para lidar com demandas, datas, equipes e outros recursos. Cometer erros em qualquer ponto normalmente tem efeitos disseminados devastadores para a vida do projeto, levando à perda de entregas, insatisfação de clientes e implicações financeiras.

Antes do Smartsheet, o gerenciamento de projetos não era realizado com eficiência. Além dos quadros de avisos, os funcionários usavam planilhas, documentos do Word, e-mails e pastas compartilhadas, mas geralmente era difícil saber qual era a informação mais recente. As atualizações também exigiam que os gerentes de projetos enviassem e-mails às partes interessadas e, frequentemente, as pessoas que realmente precisavam saber dessas atualizações as perdiam. Em tempo, o departamento de operações adotou uma ferramenta de gerenciamento de projetos para gerenciar cronogramas e monitorar progressos. Contudo, sem recursos para compartilhar tarefas e responsabilidades, a solução não foi suficiente. 

Reconhecendo que e-mails melhores ou planilhas maiores não seriam colocados em escala para permitir as metas de crescimento ambiciosas da empresa, a A&S preparou-se para investir em uma solução de ponta a ponta. Após uma visita de Richard Rymill da Smarter Business Processes (Consultores da Smartsheet e Parceiro Ouro), a A&S Landscape introduziu o Smartsheet e configurou alguns fluxos de trabalho iniciais. 

Esses fluxos de trabalho permitiram que a empresa automatizasse um número significativo de seus processos e uma visão geral em gráfico de Gantt contém cronogramas para centenas de projetos. Agora, a A&S Landscape pode utilizar este único fluxo de trabalho para levar seus projetos do ponto inicial do pedido até a pesquisa final de satisfação do cliente, com a capacidade de realizar relatórios em cada estágio do projeto, gerar listas de tarefas e compartilhar informações atualizadas com cada departamento. 

Alguns anos depois, o Smartsheet começou a ser usado em toda a organização. O departamento financeiro o usa para controlar o crédito, cobrança de dívidas, compilação de projetos de lucros e metas atingidas; o RH adota a plataforma para tudo, desde candidaturas de emprego a calendário de datas comemorativas. No setor de vendas, a equipe usa o Smartsheet em cada estágio do processo, da captura de informações importantes até a integração do cliente, enquanto equipes como compras/aquisição e operações o usam para se manterem sincronizadas nos projetos. A equipe de marketing também usa o Smartsheet para o calendário de marketing e o orçamento associado e recentemente começaram a usar também a funcionalidade de painel. 

Um importante resultado do sucesso da organização com o Smartsheet é a capacidade de criar caminhos críticos e conectar dependências. As dependências do fluxo de trabalho garantem que qualquer mudança de cronograma seja refletida em todo o projeto, dando à empresa e a seus clientes o acesso a uma visualização global e em tempo real do progresso do projeto e a agilidade de prever e resolver futuras mudanças. Isso também garante que atrasos sejam percebidos imediatamente, não importa em que estágio do processo ocorram, sendo possível se planejar para os efeitos negativos. 

Isso é crucial para prestar atendimento ao cliente de alta qualidade, pois permite que a A&S Landscape informe atrasos aos clientes com antecedência, em vez de simplesmente esperar que ganhem tempo e informem o cliente no último minuto. Esse recurso também se tornou de extrema importância durante a pandemia da Covid-19, pois permitiu a “continuidade perfeita” do negócio (de acordo com Roger Penprase), mesmo ao tentar equilibrar o trabalho remoto e as licenças de saúde.

No geral, o uso do Smartsheet transformou o atendimento ao cliente — uma parte importante da cultura da A&S Landscape — em cada etapa do negócio. Ao sistematizar cada processo e entregar comunicação transparente e eficiente, a empresa pode prometer um atendimento constantemente excelente para seus clientes. O Diretor administrativo, Roger Penprase, afirma: “Com as melhores avaliações de satisfação do cliente do setor, sei que está valendo a pena”.

Tempo economizado, eficiência melhorada, clientes mais felizes: A empresa se beneficiou de significativas economias de tempo e melhorou muito a eficiência, o que significa, basicamente, poder oferecer melhores experiências ao cliente de ponta a ponta. Os processos automatizados do Smartsheet pouparam horas infinitas da A&S Landscape (evitando a extração manual de tarefas para indivíduos) e deixou os funcionários livres para trabalhar em empreendimentos que agregam valor, como a conquista de novos negócios, o atendimento aos clientes e o impulsionamento da reputação da empresa. Além disso, com a menor possibilidade de os projetos saírem dos trilhos, a satisfação do cliente elevou-se completamente.

Todos em sintonia: O Smartsheet está garantindo que cada membro da equipe da A&S Landscape esteja em sintonia. Agora, os projetos são executados tranquilamente com total visibilidade e atualizações responsivas e, consequentemente, a colaboração e a eficiência aumentaram consideravelmente. A funcionalidade intuitiva do Smartsheet também tem permitido que mais funcionários tenham acesso e compreendam o planejador de visão geral e os gráficos de Gantt relevantes. Roger Penprase explica que o Smartsheet tem ajudado a A&S Landscape a acompanhar projetos complexos e em constante atualização, sendo que alguns duram anos.

“Pode parecer clichê dizer que é uma única fonte de informações, mas é realmente isso o que o Smartsheet nos oferece... Chega um momento em que você precisa parar de contar com a memória e incorporar os fatos em um único sistema. Para nós, é o Smartsheet!”

Cultura de melhoria e agilidade: Introduzir uma nova ferramenta em um negócio pode ser desafiador, mas, com o Smartsheet, logo a equipe pôde ver os benefícios e aceitou a plataforma de braços abertos, contribuindo para uma cultura de melhoria e agilidade contínuas. Funcionários em diferentes cargos constantemente encontram melhores formas de trabalhar e erradicaram processos datados, como a duplicidade de entrada de dados ou a correria entre os departamentos para ter atualizações. Agora, todos os funcionários, independentemente da equipe ou do nível de experiência, podem usar o Smartsheet para as atividades diárias. 

Da mesma forma, o Smartsheet aumentou a agilidade dentro do negócio. A plataforma tem sido imprescindível ao auxiliar a A&S Landscape em algumas grandes mudanças exigidas pela Covid-19, quando os dados dos 700 clientes mais recentes foram usados para ver rapidamente quais linhas de produtos seriam mais afetadas, de acordo com setores do mercado. Nesse sentido, o Smartsheet se tornou parte do tecido da empresa, e a gerente de escritórios Tina Hopley o descreve como “mais que um sistema de software, uma filosofia”.

Combinados, todos esses benefícios contribuíram para o crescimento impressionante da empresa. Em poucos anos, a A&S Landscape expandiu rapidamente e agora possui uma equipe de quase 100 montadores trabalhando em projetos em todo o Reino Unido, uma complexa cadeia de suprimentos e muitos projetos com prazos importantes. O Smartsheet tem sido crucial nesse crescimento, permitindo a expansão da empresa de forma administrada e sustentável.