Como a Citrix simplifica seu PMO para oferecer melhores experiências aos clientes

A Citrix oferece uma plataforma de trabalho unificada, segura e inteligente, que transforma a experiência do funcionário ao organizar, orientar e automatizar todas as atividades que as pessoas precisam para fazer o melhor trabalho. Com as soluções de áreas de trabalho digitais da Citrix, os funcionários são mais produtivos e participativos.

Mais ou menos da mesma forma, o Smartsheet ajuda a equipe de portfólio de sucesso do cliente da Citrix a simplificar seu gerenciamento de processos e projetos, de modo que os membros da equipe possam se concentrar nas necessidades de seus clientes.

Para melhor atender a tais clientes, a Citrix reelaborou seu portfólio de suporte a produtos. Quando Stephen Andreasen ingressou na equipe de estratégia e programas de suporte como gerente de produto, sua principal responsabilidade era supervisionar um plano substancial para o esforço, com “mais de 1.000 linhas, sem exagero”, segundo ele.

Para manter as partes interessadas atualizadas, a Andreasen precisava conversar com os membros da equipe do projeto para saber os últimos detalhes das tarefas, digitá-los na ferramenta de gerenciamento de projetos e redigir atualizações e elaborar recursos visuais para compartilhar com executivos e outras partes interessadas. Era um processo manual entediante e nada sustentável à medida que sua função expandia para incluir mais análises de negócios.

“Meu gerente sugeriu buscarmos uma melhor forma de monitorar projetos, trazer eficiência e liberar mais tempo para fazer outras coisas”, conta Andreasen. “Já tínhamos muitos projetos para lidar e estávamos recebendo mais e mais. Precisávamos estabelecer um processo de avaliação e admissão como parte de um escritório de gerenciamento de projetos mais formal.” Eles decidiram adotar o Smartsheet para ajudar a conectar departamentos enquanto agilizavam o PMO e rapidamente tiveram muitos benefícios que impactaram o orçamento e a qualidade da vida profissional. 

Conectando departamentos com uma plataforma

O Smartsheet satisfez os requisitos da Citrix de vários modos. Com suas opções de configuração flexíveis, cada projeto poderia ser configurado para atender às necessidades do trabalho e do estilo da equipe, sem ser forçado a caber em uma estrutura rígida.

Agilizou o fluxo da informação entre diferentes equipes, o que foi crucial para projetos como a reelaboração do portfólio de suporte, que exigia a entrada de dados da TI, do jurídico, de operações, marketing e outros grupos importantes. E foi fácil para novos usuários aprenderem rapidamente. Isso era essencial para uma equipe que tinha poucos gerentes de projeto treinados formalmente, pois simplesmente não era possível atribuir PMs dedicados para cada projeto.

Elena Leichardt, gerente de produtos da equipe de portfólio de sucesso do cliente, introduz os membros da equipe ao novo sistema de gerenciamento de projetos baseado no Smartsheet com um novo treinamento que desenvolveu e chamou de kit de ferramentas de gerenciamento de projetos para líderes de projetos. Ele inclui modelos adaptados que se alinham às práticas recomendadas do Project Management Institute (PMI), bem como um conjunto de módulos de e-learning que permitem que os líderes de projetos recebam as informações no próprio cronograma.

O Smartsheet ajuda a capacitar líderes de projetos

“O planejamento da nossa divisão em 2019 incluía 69 projetos”, relata Leichardt. “Com o kit de ferramentas e o treinamento por e-learning, pudemos capacitar líderes de projeto que não tinham treinamento em PMI ou certificações em PMP para gerenciar e liderar esses projetos nas equipes. E tivemos resultados impressionantes.

“As pessoas assistiam ao e-learning às 9:00 e, às 10:00, já elaboravam o próprio plano do projeto e começavam a conectar elementos aos painéis para fornecer atualizações de status à liderança e à equipe.”

Leichardt e sua equipe também estão em busca de um ambicioso projeto de entender a jornada do cliente detalhadamente e encontrar formas de melhorar a experiência em todos os níveis, tanto para clientes quanto para funcionários da Citrix.

Eles usam o Smartsheet para colaborar com outras equipes da Citrix, usando áreas de trabalho secundárias da equipe em uma planilha de projeto para redigir e revisar os componentes do plano do projeto. As reuniões de projeto semanais não são só atualizações de status. Com todas as informações em um só lugar, Leichardt e seus colegas podem resolver problemas e avançar o projeto.

A iniciativa é um dos muitos programas de clientes que a Citrix desenvolve e refina continuamente. Quanto mais complexo o programa, mais importante é ter uma ferramenta que ajude a simplificar a forma como o trabalho pode ser feito.

Criação de valor com automação

“A melhor parte do Smartsheet é nos ajudar a automatizar o que faz sentido automatizar”, conta Andreasen. “O gerente de projetos pode se concentrar em atividades com mais valor, não enviando lembretes por e-mail todos os dias, mas identificando os riscos que estão bloqueando o progresso e passando mais tempo para alinhar as pessoas.”

Relatórios executivos levam aproximadamente 98% menos tempo para serem compilados

O Smartsheet também ajuda os executivos da empresa a economizar tempo em relatórios semanais. Leichardt afirma que os executivos geralmente recebiam textos escritos individuais de até 10 subordinados diretos e depois passavam algumas horas compilando um novo documento para enviar para a liderança da empresa.

Agora, os membros da equipe podem atualizar seus detalhes em uma planilha do Smartsheet e o líder da equipe só precisa de alguns minutos para revisa e atualizar as informações antes de compartilhar com um vice-presidente. Dessa forma, a compilação dos relatórios leva aproximadamente 98% menos tempo. Não é mais preciso criar uma nova apresentação; os líderes podem apenas compartilhar um link que permita que os executivos acessem os detalhes que desejam explorar.

Empolgação pela disseminação do Smartsheet

A capacidade de gerar relatórios mais rápido e de fácil aprendizado ajudaram Andreasen e Leichardt a receber respostas empolgadas quando apresentaram o Smartsheet a seus colegas.

“Antes de converter o kit de ferramentas do gerente de projetos em e-learning, eu estava o apresentando individualmente a alguns diretores e gerentes e vi que, na verdade, alguns acabavam virando pregadores da palavra do Smartsheet até o final da reunião”, relata Leichardt.

“Meia hora depois que eu ministrei um treinamento, Stephen me disse que ouviu alguns gerentes que participaram do treinamento explicarem a outros gerentes o quanto o Smartsheet é incrível e fácil de usar.”

Enquanto a Citrix desenvolve mais programas de clientes, o Smartsheet ajuda seu pessoal a pensar com criatividade e se tornar mais ambicioso na resolução de problemas. Com menos detalhes administrativos para gerenciar, há mais espaço para o pensamento inovador.

“A plataforma nos ajudou a nos tornarmos muito mais eficientes como equipe e reduziu o trabalho administrativo que atravancava muitos gerentes de projetos”, conta Andreasen.

“Assim que configuramos o Smartsheet, ele ajudou a deixar muitas pessoas livres para passar mais tempo de fato trabalhando. Na verdade, é muito parecido com o que a Citrix faz: simplificar a TI para que as pessoas possam se concentrar mais em trabalhar, não ficar atravancadas em processos complicados, ou qualquer coisa complicada.”