A EMyth usa o Smartsheet para transformar seu negócio

Como uma empresa repensa o que é e o que representa? E como ela se reconstrói com uma nova perspectiva? Uma firma de treinamento de empresas fez a si mesma essas perguntas ano passado e tomou medidas a partir do que descobriu. E o Smartsheet esteve no cerne dessa transformação. 

A EMyth é uma firma de treinamento de empresas fundada há 40 anos a partir da série de livros de sucesso da EMyth (Entrepreneurial Myth). Ao longo dos anos, a EMyth trabalhou com mais de 70 mil empresas em 145 países. Ao modernizar as antigas estruturas da empresa e avaliar criticamente o negócio, a empresa determinou que os sistemas de tecnologia presentes precisavam claramente de uma atualização.

O que inicialmente se pensava ser uma rápida atualização de sistemas se tornou uma oportunidade de reimaginar o negócio em sua totalidade.  

A decisão de adotar a transformação executiva

Os projetos e tarefas relacionados às revisões necessárias do sistema e à reinvenção da empresa variaram no escopo e afetaram todos os departamentos. "Os sistemas que tínhamos para o gerenciamento de projetos eram limitados", afirma Kelly Hay, gerente de projetos da EMyth. "Dependíamos do Excel para acompanhar projetos e tarefas; como consequência, não conseguíamos exigir com facilidade as linhas do tempo dos projetos e desperdiçávamos horas em reuniões tentando nos manter a par das mudanças."

Para obter sucesso, a EMyth precisava de um líder que gerenciasse de perto todas as mudanças que estavam em andamento na empresa.

Jackie Sangster, diretora de gerenciamento de programas da EMyth, entrou na equipe da EMyth em abril de 2012. "Minha primeira tarefa foi encontrar o software perfeito de gerenciamento de projetos para o que estávamos fazendo e apresentá-lo à equipe. Eu queria desenvolver sistemas para acompanhar o progresso de modo consistente e colaborativo e avançar de modo intenso com nossos objetivos." 

"Quando descobri o Smartsheet, tive a impressão de que era perfeito para nós. Quando nosso líder de TI mencionou a integração do Google e que logo faríamos a transição para o Google Apps, não houve nenhum outro candidato", afirma Sangster.

Transformação colaborativa na nuvem

Sangster e EMyth agora gerenciam sete fluxos de trabalho no Smartsheet que representam o cerne da transformação geral da empresa:

• Planejamento de transição: mudar de uma série de processos de treinamento herdados da EMyth para novos processos não é uma tarefa fácil, e todos os detalhes são acompanhados no Smartsheet. Os gráficos de Gantt facilitam a exibição do progresso dessa transição para todos na empresa.
• Renovação da imagem da empresa: a nova estratégia da EMyth se reflete na nova imagem da sua marca. Sangster e sua equipe usam anexos para manter todos os ativos envolvidos nesse processo organizados, fáceis de encontrar e arquivados com a linha do tempo do projeto.
• Projetos de vídeo: novos vídeos contam a história e a jornada dos clientes da EMyth no último ano. A criação desses vídeos, do storyboarding às etapas finais de renderização, é acompanhada e documentada no Smartsheet.
• Desenvolvimento e redefinição de site: ideias, anotações, contratos, imagens e linhas do tempo no novo site da EMyth são todos acompanhados em um local central.
• Desenvolvimento de conteúdo: outro recurso essencial da modernização da EMyth é seu novo sistema de entrega de produtos, que expande a variedade de serviços que a empresa consegue fornecer a seus clientes. Cada fase de desenvolvimento desse novo sistema é acompanhada no Smartsheet.
• Entrega de produtos: a EMyth também reavaliou as opções que seus clientes têm para acessar seus serviços de treinamento e agora oferece treinamento online abrangente. O Smartsheet é usado para acompanhar todos esses desenvolvimentos de novos produtos e coordenar sua entrega.  
• Recursos Humanos: a EMyth está usando o Smartsheet para gerenciar o recrutamento e o treinamento de sua rede que foi recentemente expandida, desde a contratação de novos funcionários a cronogramas de treinamento e marcos.  

O Smartsheet e o Google garantem a continuidade do sistema

Além dos fluxos de trabalho de Sangster, o departamento de TI da EMyth usa o Smartsheet para planejar e gerenciar todas as suas migrações de sistemas, sendo que a mais recente foi a transição do Outlook para o Gmail.  

Adotar o Smartsheet foi só uma parte da migração da EMyth para a nuvem. Além do Gmail, agora a empresa usa o Google Docs e o Google Drive. 

"Todas as tarefas principais atribuídas na planilha têm um Google Doc conectado que abrange os requisitos e objetivos. Todas as partes interessadas agora conhecem o contexto do projeto", explicou Sangster.  

Horas economizadas na reconstrução na Main Street

"Com o Smartsheet, tudo se conecta", afirma Sangster. "A continuidade sistêmica interna que esses sistemas baseados na nuvem suscitaram é exatamente o que a EMyth precisava em sua reinvenção", disse Sangster.

Com o Smartsheet e o Google trabalhando juntos em perfeita sincronia, a comunicação e o feedback são mais eficientes. Sangster estima inclusive que eles economizarão cerca de 2 mil horas em reuniões este ano. "Agora todo mundo pode colaborar. Percebi uma mudança tremenda na EMyth. Há uma grande aceitação do gerenciamento de projetos."

"Nosso departamento de TI mudou completamente, graças ao Smartsheet e ao Google Apps", afirma Ben Ostergaard, COO da EMyth. "Percebemos que só porque uma pessoa tem tecnologia à disposição não significa necessariamente que ela sabe fazer o seu trabalho. O Smartsheet e o Google Apps permitem que a tecnologia não seja um empecilho para realizar o trabalho. Eles promovem a autorresponsabilidade, e os funcionários assumem a responsabilidade por seu uso da tecnologia. Deixamos no passado os dias de manutenção e resolução de crises na TI. Temos os recursos para pensar no que 'é possível', em vez de apenas no que 'é possível nesse momento'."  

"O Smartsheet tem sido essencial para acompanhar o progresso da transformação geral da empresa", afirma Tricia Huebner, vice-presidente de desenvolvimento executivo na EMyth. "Podemos cumprir nossa promessa de inovação e mentalidade de progresso para nossos clientes em um modo totalmente novo. O Smartsheet e o Google proporcionaram à EMyth tempo e dinheiro para investir no desenvolvimento de mais produtos e programas para atender nossos clientes de modo que eles possam criar negócios sustentáveis e rentáveis, que são o pilar da nossa economia."