Como a Government Contractors Association ajuda as pequenas empresas a serem competitivas

As pequenas empresas representam 99,7% de todas as empresas nos EUA, mas somam menos de 22% de todos os contratos governamentais. Os números são ainda menores para mulheres e empresas pertencentes a minorias.

A Government Contractors Association (GCA) quer mudar isso. A associação deseja proporcionar mais equidade ao ajudar as pequenas empresas a obter uma parte das enormes oportunidades de receita associadas aos contratos governamentais. "US$ 500 bilhões para ser exato", diz Abraham Xiong, presidente da GCA.  

"Há muitos programas destinados a ajudar as pequenas empresas. Mas se os proprietários não souberem que os contratos existem, ou como concorrer para assiná-los, elas não receberão o dinheiro", afirma Xiong. "Esse é o desafio que estou enfrentando."

Para começar, Xiong precisava desenvolver seu currículo e encontrar uma ferramenta para gerenciar e compartilhar o conteúdo com as empresas. "Tive que encontrar um jeito de pegar todas essas informações, organizá-las e disponibilizá-las para a comunidade de pequenas empresas, para que elas pudessem participar melhor desse programa e receber sua parte dos recursos do governo", diz Xiong.

Encontrando a ferramenta certa

Xiong experimentou várias ferramentas diferentes, desde soluções de gerenciamento de projetos como Basecamp até plataformas de módulos de treinamento como Mindflash, na busca pelo software certo para usar com os clientes.  

"Quando encontrei o Smartsheet, sabia que estava no caminho certo", diz ele. "Vi imediatamente como seria fácil organizar meu currículo de treinamento em uma única planilha. Tive a confiança de que poderia usar a planilha com qualquer cliente e a certeza de que eles poderiam acessar o currículo de treinamento sem dificuldades."

Ao explorar o Smartsheet, Xiong descobriu que ele era potente e fácil de adotar. "Percebi que poderia usar o Smartsheet para fazer mais do que simplesmente organizar meu currículo", conta ele. "Agora eu acompanho o progresso do cliente com o treinamento e calculo automaticamente a porcentagem concluída, crio uma hierarquia e muito mais. O fato de que o Smartsheet poder me ajudar a criar o currículo e, além disso, me ajudar a gerenciar os clientes durante o processo de treinamento, me surpreendeu."

Salvar esta planilha de currículo básico como um modelo dá a Xiong e sua equipe a flexibilidade e a confiança para duplicar e distribuir o programa, "The Government Contracting Fast Track Curriculum" (“Currículo rápido de contratos governamentais"), para todos os clientes de forma rápida e segura.

Informações essenciais armazenadas no Smartsheet

Após dois anos e meio pesquisando, escrevendo e compilando seu currículo para pequenas empresas, Xiong conseguiu compilar facilmente seu plano de treinamento no Smartsheet usando estes recursos:

Hierarquia para detalhar as fases de treinamento

Xiong recua colunas para ajudar a manter seu currículo detalhado organizado e gerenciável para os clientes absorverem. "Há cinco fases no processo de treinamento que as empresas precisam passar para serem lucrativas no mercado governamental", ele continua.

Cada uma dessas cinco fases tem sua própria lista detalhada, recuada e organizada no Smartsheet, para que os clientes possam detalhar tudo minuciosamente ou ver a imagem inteira à medida que avançam em cada fase.

Usar anexos para manter a organização

Mais de 100 documentos estão anexados ao plano de treinamento de Xiong para pequenas empresas, desde documentos do Word com modelos de plano de negócios até slides do Powerpoint para usar durante as apresentações.  

"Acompanho meus clientes passo a passo por meio de uma abordagem muito prática de contratação governamental, e o Smartsheet é o modelo para tudo isso.  A capacidade de anexar qualquer tipo de arquivo a uma linha mantém o processo organizado e também atende às necessidades de empresas em diferentes estágios de crescimento", explica.

Hiperlinks de recursos para acesso direto

"Durante os 12 meses deste plano de treinamento, as empresas devem adquirir várias certificações. Os hiperlinks facilitam o direcionamento dos clientes diretamente para a página da Web de que precisam para solicitar um número EIN junto ao IRS", diz Xiong.

"Há muitas minúcias que um pequeno empresário precisa acompanhar, portanto ter tudo organizado em uma ferramenta online economiza tempo vital para os clientes."

Colunas de símbolos para acompanhar o progresso

Xiong usa uma variedade de colunas de símbolos do Smartsheet em seu currículo: sinal vermelho-amarelo-verde, colunas de caixa de seleção e seletores de data são perfeitos para os clientes acompanharem dinamicamente as tarefas de treinamento, sinalizar a prioridade e indicar a conclusão da fase à medida que avançam no programa de treinamento.

Visualização do progresso com gráficos de Gantt

Os cronogramas visuais tornam mais fácil para os clientes (e para Xiong) ver quanto progresso foi feito em cada fase até a conclusão e as etapas futuras.

Benefícios contínuos

"Os benefícios de manter nosso currículo compilado no Smartsheet são infinitos. Ele mantém meus clientes organizados para que possam solicitar contratos governamentais em um ano, em vez de três", diz Xiong.

"Mais do que isso, ele também ensina os fundamentos do gerenciamento de projetos e apresenta uma ferramenta e método de rastreamento de trabalho que eles podem usar em todas as áreas de seus negócios."