A Ogilvy otimiza o gerenciamento de projetos com o principais marcas do mundo, as equipes da Ogilvy trabalham com o Smartsheet

A Ogilvy, uma das mais antigas e maiores agências de comunicação de marketing do mundo, cria campanhas de mídia inovadoras para as principais marcas do mundo. A natureza fundamental da propaganda e da mídia evoluiu drasticamente desde a fundação da agência em 1948, e o ritmo da mudança só acelera desde então. Não é fácil para um líder estabelecido mudar as marchas e se movimentar rapidamente para um novo cenário de mídia — mas o Smartsheet está ajudando a Ogilvy a mapear essa jornada.

“Há muita inovação no setor; o modelo mudou por completo na publicidade e, como uma grande instituição, podemos ter dificuldades em acompanhar essa mudança”, declara Mame McCutchin, diretora de programa da Ogilvy. “Nossas maiores marcas são como nós: Elas também não ganham um centavo, mas esperam que nós os conduzamos com tecnologia e mudanças na forma como trabalhamos. E em todo o quadro, o Smartsheet tem se apresentado muitas vezes como uma solução”.

“Tudo ao seu alcance”

A equipe de McCutchin está evoluindo dos antigos modelos de publicidade impressos e veiculados por difusão para uma nova estratégia de mídia digital que cria consistência de marca e mensagem em uma grande variedade de canais on-line. Desde anúncios em vídeo em serviços de entretenimento em streaming até GIFs animados de seis segundos nas mídias sociais, as campanhas de hoje exigem mais elementos visuais, mais elementos multicanais e mais recursos com grande quantidade de dados. McCutchin e sua equipe usam o Smartsheet para rastrear os ativos de mídia que entram nos projetos do cliente, permitindo que eles vejam rapidamente o status de cada detalhe — e entreguem no prazo.

“Tudo está realmente ao seu alcance”, diz McCutchin. “Você pode dizer, bem, uma unidade compartilhada está ao seu alcance; sim, mas você precisa de uma lanterna e um mapa para encontrar qualquer coisa. Essa é uma maneira muito mais fácil de contornar e acessar seus próprios dados. E é mais eficiente”.

Usando o Smartsheet, McCutchin pode confirmar que as versões corretas dos arquivos de imagem digital estão prontas para serem compartilhadas com os clientes e acompanhar o progresso em relação aos prazos de cada item. Ela pode anexar formulários de liberação confirmando que modelos e participantes aprovaram o uso de suas imagens e vozes na mídia da campanha. As visualizações do painel permitem que ela veja o status de vários itens de uma só vez para garantir que os membros de sua equipe tenham o necessário para resolver problemas, seja trocar lâmpadas em uma área de trabalho ou reduzir etapas e atrasos de um processo de produção. Mais importante, seus colegas podem acompanhar e atualizar seu próprio trabalho e executar ações em relação a quaisquer questões ou problemas, o que é especialmente importante quando os projetos estão sendo compartilhados em escritórios globais.

“Uma das primeiras coisas que fiz com a minha nova equipe foi estabelecer um cronograma do que precisamos para começar a trabalhar, quando precisamos começar a trabalhar nela e quando ela precisa ser concluída. O Smartsheet é ótimo para isso”, diz McCutchin. “As pessoas podem usar o filtro para ver apenas suas marcas, e então eu posso ver a coisa toda. Ele nos ajuda a contabilizar as coisas, com a caixa de seleção: Já terminamos? Foi enviado? Sim, foi. As pessoas podem deixar comentários e anexos e usamos tudo isso. Pela primeira vez neste projeto, temos uma linha de visão completa até o final do escopo.”

A "Tranquilidade do Smartsheet"

Além de rastrear a mídia da campanha, McCutchin usa o Smartsheet para gerenciar informações financeiros da equipe, como gastos com orçamentos de clientes e solicitações de despesas não faturáveis. Ela também criou um centro de integração de equipe, coletando documentos e contatos em um único local para que os novos contratados possam analisar ao iniciar o desempenho de suas funções. Quanto mais detalhes ela coletar e compartilhar usando o Smartsheet, maior será a confiança de sua equipe no próprio trabalho, sabendo que as respostas para as perguntas mais prementes são fáceis de encontrar.

“Agora desfrutamos de um nível de calma que não tínhamos antes de esse cronograma ser concluído; isso é realmente importante para essa equipe”, diz McCutchin. Todos agora têm a mesma visão do que devem fazer; todos os remos estão na água seguindo o mesmo caminho. Antes, nós nunca sabíamos o que havia logo depois da curva, mas agora, usando o Smartsheet, estamos todos planejando a mesma coisa e todos temos a mesma linha de visão para fazer isso. Quem não quer a "tranquilidade do Smartsheet" em sua vida?

Uma equipe mais calma é uma equipe mais produtiva e motivada, e McCutchin viu a "tranquilidade do Smartsheet" promover a entrega pontual de mídia de marca de alta qualidade para os clientes da Ogilvy. Ela também viu que essa condição abre as linhas de comunicação dentro e entre as equipes, possibilitando maior transparência à medida que os criadores de conteúdo e os estrategistas entram em colaboração nos mais diversos fusos horários. Quando todos os membros da equipe tiverem os dados de que precisam, haverá menos falhas de comunicação e maior senso de responsabilidade sobre o projeto para todos os envolvidos.

A McCutchin está trabalhando no desenvolvimento de uma planilha que ofereça transparência semelhante aos clientes, uma visão do painel que mostrará a conclusão do projeto em relação ao escopo, algo muito parecido com o que as empresas de serviços públicos oferecem para mostrar aos clientes o volume de energia que está sendo usado em comparação com meses anteriores ou médias locais. E ela também observa que o setor está se movimentando em direção a uma maior transparência; com o Smartsheet, ela pode ajudar a Ogilvy a assumir a liderança e definir um padrão para comunicação clara e estabelecimento da confiança. Isso não apenas deixa os clientes felizes, mas aumenta a satisfação no trabalho para todos na agência.

“Quando você está perseguindo algo e está apenas sendo reativo e está só tentando concluir a tarefa, este não será o melhor de seu trabalho, não é o melhor de você”, diz McCutchin. “Se você ficar aqui até a meia-noite, não é bom para ninguém. De vez em quando, trabalhar de madrugada é empolgante, mas quando é parte da rotina, acaba se tornando um estorvo. Mas nada proporciona um sentimento melhor do que ter um projeto otimizado, aquele em que você conclui suas tarefas, sente-se produtivo e sabe que está fazendo um bom trabalho”.