A Sabra descentraliza dados de TI em tempo real para conduzir a tomada de decisão

Geralmente feito com quatro ingredientes (grão de bico, limão, tahine e alho), o homus é um petisco comum em festas, presente na culinária de vários países. E enquanto as pessoas se esforçam para fazer escolhas nutricionais mais saudáveis, a Sabra criou uma marca emblemática, fornecendo lanches com homus e guacamole para satisfazer seus clientes.

Juan Vargas, PMP e líder de projetos de TI no departamento de tecnologia de informação da Sabra, precisava de uma receita nova e mais simples para gerenciar processos internos e queria garantir que o escritório de projetos (PMO) de TI obtivesse vantagem das melhores tecnologias para alcançar seu objetivo.

"Na Sabra, priorizamos a tomada de decisões baseada em dados", afirma Vargas. "É um dos segredos do sucesso da nossa empresa." O escritorio de projetos (PMO) de TI da empresa adotou o Smartsheet para eliminar a geração de relatórios duplicados de planilhas e reinventar seu processo de gerenciamento de mudanças para aumentar a visibilidade e capacitar as equipes de tecnologia para ser mais eficientes.

Desafios comuns no gerenciamento de mudanças

Antes de adotar o Smartsheet, os processos de gerenciamento de mudanças da equipe de TI adicionavam estresse desnecessário às cargas de trabalho de suas equipes de tecnologia. O processo era trabalhoso e a falta de visibilidade em tempo real gerava confusão e uma maior complexidade.

"Quando havia inatividade planejada do nosso site ou outra mudança com efeitos planejados, a equipe resolvia as questões urgentes após a mudança", afirma Vargas, porque havia muito poucas informações (ainda por cima atrasadas) para mitigar os impactos no negócio. Antes de adotar uma plataforma de execução de trabalho, a equipe enviava uma enxurrada de e-mails aos vários grupos de distribuição na organização para comunicar mudanças.

Vargas logo percebeu que precisavam de uma base de dados históricos. "Queríamos registrar as mudanças que fazíamos no ambiente e ver o histórico completo para termos uma abordagem mais estruturada com relação ao nosso modo de planejamento", afirma vargas. "Queríamos interagir com as informações em tempo real e não ter que esperar por e-mails e uploads de arquivos."

Processos organizados para aumento da eficiência

Para aumentar a conscientização e a colaboração, Vargas escolheu o Smartsheet, acreditando que a plataforma aumentaria a eficiência e a eficácia. A equipe sentiu um impacto positivo imediatamente. "Antes do Smartsheet, todos os processos de mudança exigiam reuniões que duravam entre 45 minutos e 60 minutos", afirma Vargas.

"Com o novo processo, elas duram no máximo 15 minutos, porque todas as informações relacionadas a mudanças ficam visíveis o tempo todo. Não é necessário tempo extra para descobrir quem, o quê, quando, por quê e como no processo de gerenciamento da mudança."

Agora, todas as solicitações de gerenciamento de mudança são atendidas em umformulário de solicitação de mudança da tecnologia da informação, criado no Smartsheet. Com o formulário, o solicitante pode ver os dias e horários apropriados para janelas específicas de mudança que impactam o negócio ou áreas de produção. O restante do formulário inclui campos para requisitos de comunicação, incluindo prioridade, escopo, público, anexos de arquivos (incluindo um método para documento de procedimento) e o que a mudança está tentando alcançar.

Ao preencher o formulário, os solicitantes são encaminhados imediatamente ao Calendário de Mudança de TI (que foi criado usando o aplicativo Smartsheet Calendar). Com esse aplicativo, os solicitantes podem ver todas as mudanças planejadas para cada mês. "Com o Smartsheet, conseguimos criar um calendário voltado para a empresa a partir dos nossos dados", afirma Vargas.

"Então, se qualquer pessoa na nossa empresa quiser saber o que estamos fazendo para melhorar o valor executivo, ela saberá. E, em qualquer momento, a equipe pode ver o que está havendo com as mudanças em um nível superior."

Antes de criar essa solução, o gerenciamento da mudança era um processo muito fechado e compartimentalizado. Com o Smartsheet, a equipe de Vargas é capaz de garantir que a comunidade usuária acesse informações e planos de ações de qualidade, e toda a equipe de TI é informada sobre as mudanças de modo que possam prever o impacto executivo. "Agora, as mudanças são comunicadas para centenas de pessoas em seis países", afirma Vargas.

Vargas também criou um painel de consenso de projeto para o escritório de projetos (PMO) de TI, no qual os membros da equipe têm um relatório sobre a visão geral do programa, incluindo estágio atual, proprietário, status geral, escopo, orçamento etc. Ele também agrupou itens e recursos do Smartsheet, incluindo o runbook de TI, formulários, relatórios e um calendário para a rotação de plantão, em um portal prático da equipe.

Controles de segurança, de logon único e de administrador

Um dos maiores benefícios de usar o Smartsheet para vários processos é o aumento na transparência em toda a empresa. "Agora, mais pessoas têm acesso a informações do que antes. Além disso, o Smartsheet fornece um excelente serviço sem precisar manter contato com o banco, muito menos falir o financeiro", diz Vargas.

"A equipe adora esse processo, porque consegue obter as mudanças que precisam de ação rapidamente. Ninguém precisa usar um sistema absurdo para aprovar mudanças. Tudo é feito usando logon único no aplicativo e pronto. Essa facilidade de uso foi essencial para que as equipes adotassem o Smartsheet."

O departamento de TI está trabalhando no uso de permissões, logon único (SSO) e do Azure Active Directory da Microsoft para controlar o modo como seus usuários são gerenciados. Ele conseguiu criar diferentes controles de permissões para conceder às pessoas acesso apenas ao que elas precisam ver.

Foco no trabalho que importa

Ao colocar o processo de gerenciamento de mudanças no Smartsheet, a equipe de TI "economizou um enorme tempo", porque ela não precisa arrumar a bagunça depois que as mudanças são feitas.

Isso possibilitou que Vargas passasse menos tempo planejando reuniões e mais tempo ajudando para que os projetos tivessem êxito. Ele também recorre aos modelos do Smartsheet para economizar tempo. "Depois que obtenho o modelo de que preciso, posso fazer apenas alguns ajustes e começar a trabalhar."

"O Smartsheet se tornou o padrão de excelência na empresa. Em vez de dizer 'envie-me aquela planilha', dizemos 'está no Smartsheet'."