A Solution Cell trabalha com serviços de planejamento de projetos para otimizar as jornadas de transformação dos negócios dos clientes

Solution Cell construiu uma consultoria de sucesso para ajudar as organizações a desenvolver, planejar e executar mudanças de longo prazo no comportamento e na cultura. Sue Beasey, gerente de operações na Solution Cell, percebeu que, à medida que a empresa acelerava sua expansão, ela precisava fazer sua própria mudança adotando uma plataforma de tecnologia para gerenciar e rastrear com mais eficiência o trabalho do cliente. O Smartsheet ajuda a Solution Cell a economizar tempo e energia ao dar suporte à colaboração entre equipes.  

"Já realizamos muitos tipos de projetos", afirma Beasey. "A empresa tinha acabado de começar a se expandir massivamente, e não tínhamos nenhum recurso para gerenciar os projetos para nós. Não é bom ter uma solução de projeto em que se gasta muito tempo inserindo informações para o resultado ser 'Escreva a carta na quarta-feira', ao passo que o Smartsheet não consome tanto tempo. A plataforma é muito visual, algo de que todos gostamos, e é muito fácil trazer outras pessoas para os projetos."

Um dos motivos de orgulho da Solution Cell é a capacidade de criar um plano único para cada cliente, com base nas respectivas necessidades e metas específicas. Todas as jornadas dos clientes incluem programas individualizados e altamente interativos, concebidos para impulsionar a mudança comportamental. Antigamente, exigia-se a criação das jornadas dos clientes do zero, o que dificultava o estabelecimento de práticas padronizadas. Quando a empresa refinou a lista de abordagens de marca que pudessem ser personalizadas para o processo de transformação de cada cliente, Beasey ficou mais confiante de que pudessem encontrar uma plataforma de tecnologia para aliviar a carga administrativa da empresa. Mas ela não queria adotar a primeira ferramenta que encontrasse.

O parceiro certo para a plataforma certa

Peter Allanach é diretor da Project Plan Services (PPS), uma parceira platinum da Smartsheet no Reino Unido. Ele afirma que o Smartsheet é o produto principal da empresa devido aos seus recursos abrangentes e a sua facilidade de uso. Allanach e sua equipe trabalharam com a Solution Cell para personalizar uma plataforma de tecnologia que desse suporte aos processos e metas claramente definidos da empresa.

"O pedido inicial foi bem direto", afirma Allanach. "A Solution Cell tinha muitas informações — financeiras, coordenação de tarefas — que precisavam ser conectadas à visão consolidada. Havia um conjunto bem claro de processos que precisavam ser otimizados. Encontramos com frequência clientes que estão cientes de que precisam de algo, mas não sabem o quê. Com a Solution Cell, temos uma excelente oportunidade de encontrar uma solução dedicada e demonstrar que não são apenas as empresas maiores e as empresas mais tradicionais de gerenciamento de projetos que podem se beneficiar de uma solução de planejamento na nuvem, como o Smartsheet."

A PPS e a Smartsheet ajudaram a Solution Cell a reunir os processos executivos em uma única plataforma que integra informações e economiza tempo e energia para todos. 

"Meu chefe achou que eu era resistente a mudanças, mas eu era mais resistente a mudar para algo que não diminuiria meu tempo de trabalho, mas sim que o aumentaria", afirma Beasey. "E aí conhecemos a PPS, e logo no começo ficou bem claro para todos nós que isso funcionaria. Riram muito de mim no trabalho porque eu aceitei algo. Estou fazendo propaganda da PPS para todos, porque seu funcionamento é simples".

Uma única fonte de informações economiza tempo e esforço

O processo da Solution Cell começa com visitas de descoberta no local do cliente para entender sua situação exclusiva. A empresa personaliza uma jornada que inclui treinamentos on-line, oficinas presenciais, treinamento em grupos pequenos etc., tudo concebido para ajudar os clientes a alcançarem seus objetivos. Antigamente, planejar uma jornada exigia a transferência de informações entre documentos e aplicativos desvinculados; incorporar o feedback do cliente e mudanças no cronograma exigia múltiplas camadas de atualização e verificação cruzada. O Smartsheet reduz o tempo e a complexidade do trabalho, fornecendo um único programa rápido e fácil de criar e atualizar. 

"Com ele, não precisamos mais ter sete ou oito ferramentas diferentes fazendo coisas diferentes", afirma Beasey. "Fazíamos o registro das finanças de uma forma e o registro do projeto e das tarefas de outra forma. Ainda há planilhas especiais para alguns projetos, mas estão todas conectadas e resultam em uma planilha final que mostra todos os detalhes: o modo como esperamos que seja o lançamento, as datas em que será o lançamento, as finanças ao longo do ano e a situação financeira no final do ano. Para mim, isso é o mais importante."

Conforme a jornada do cliente avança, o Smartsheet simplifica o processo de compartilhamento de atualizações e do progresso. A Solution Cell usa formulários do Smartsheet para eliminar dias das avaliações individuais de oficinas; em vez de enviar formulários de feedback em papel, os participantes preenchem um formulário on-line que envia avaliações e comentários para uma planilha central. Beasey afirma que outros aspectos da comunicação com o cliente, como o status do preenchimento e atualizações de cronograma, podem ser comunicados com apenas alguns cliques.

"É muito fácil compartilhar o Smartsheet com um cliente", afirma Beasey. "O visual é excelente. É consistente e não muito desafiador. Tive clientes que compartilhavam comigo seus sistemas individuais de gerenciamentos de projetos, e eu precisava de uma chave, era muito complicado. Com o Smartsheet, se você o compartilha, as pessoas podem ver exatamente o que você quer que elas vejam e nada mais. É uma maneira muito eficiente de fazer tudo em uma única etapa, em vez de várias."

Uma plataforma tão boa que pode ser recomendada para os concorrentes 

Beasey é uma grande fã do Smartsheet, recomendando a ferramenta para conhecidos de outra empresa no mesmo mercado de consultoria. 

"Recentemente, eu conversei com uns conhecidos e eles disseram que não conseguiam achar algo igual ao Smartsheet que funcionasse com tudo", afirma Beasey. "Passei o contato da PPS para eles. Não é sempre que conversamos com outros fornecedores de treinamento e consultoria. Eles fazem o trabalho deles, nós fazemos o nosso, e tudo fica separado até que entramos em um embate, como quando estamos disputando uma fatia do mercado. Mas eu achei que eles ganhariam um enorme benefício com o Smartsheet. Uma empresa não invejaria a outra, seja ela concorrente ou não, se usasse algo de enorme utilidade.

Beasey e seus colegas planejam continuar trabalhando com a PPS para incorporar mais recursos do Smartsheet, com uma nova funcionalidade principal por ano. A próxima meta da Solution Cell é otimizar o uso da automação; Beasey observa que ainda há algumas etapas dos projetos que dependem de lembretes e fluxos de trabalho manuais, coisas que ela tem certeza de que o Smartsheet pode fornecer com pouquíssimo esforço estratégico. Ela tem confiança de que esses e outros recursos futuros serão tão fáceis de aprender quanto aos que ela já usa e serão igualmente confiáveis.

"Não se trata apenas de aprender uma nova ferramenta, mas sim de confiar em uma nova ferramenta", afirma Beasey. "Executamos o Smartsheet e nossas planilhas antigas lado a lado durante um tempo para garantir que ele funcionaria. É muito difícil confiar toda a sua empresa e todos os seus dados a algo novo. É uma tarefa muito importante para assumir, e acho que a facilidade de uso nos ajudou a confiar no Smartsheet muito rápido."