A Sonnedix usa o Smartsheet para manter a colaboração e dar suporte aos funcionários durante a COVID-19a

À medida que nos esforçamos para criar um futuro mais sustentável, o investimento em fontes de energia limpa é fundamental. Empresas como a Sonnedix, uma produtora independente de energia (IPP) inovadora que projeta, financia, constrói e monitora usinas solares de alto desempenho e custo competitivo, estão liderando o caminho e aproveitando a energia solar para oferecer um mundo mais verde e próspero para todos. 

Mas com usinas solares e escritórios espalhados pelo mundo, a Sonnedix sabe que colaborar eficazmente como uma única equipe é fundamental para seu sucesso a longo prazo. "Na Sonnedix, dizemos que somos uma única equipe", diz Andrea Vecchi, chefe de gerenciamento de projetos. "Parte de estar nesta única equipe é que não importa onde você esteja no mundo, você sabe que faz parte do Sonnedix."

Quando a pandemia ocorreu, a Sonnedix sabia que precisaria trabalhar duro para desenvolver processos para manter a força da cultura da empresa de "uma única equipe" e apoiar os funcionários em todos os níveis. 

Como na maioria das empresas, a COVID-19 significava que a Sonnedix tinha um sério desafio em suas mãos para se adaptar às demandas do trabalho remoto em massa em questão de dias. Felizmente, como chefe de gerenciamento de projetos, Andrea estava pronto para liderar muitas das iniciativas necessárias. E ele sabia que o Smartsheet seria a plataforma ideal para ajudar a Sonnedix a implementar novas iniciativas para apoiar o trabalho dos colegas durante a pandemia.

Quando Andrea chegou à Sonnedix em 2018, o Smartsheet já estava presente na empresa. Em sua busca para oferecer maior otimização e padronização de projetos, Andrea rapidamente percebeu que o Smartsheet estava sendo subutilizado, pois identificou o enorme potencial de colaboração e comunicação da plataforma. 

Inicialmente, Andrea usou o Smartsheet para projetos como a padronização e otimização do processo de aquisição emergente, descobrindo que o Smartsheet "nos ajuda a visualizar claramente o pipeline e garante que as funções colaborem juntas". Após continuar explorando as possibilidades dos fluxos de trabalho e integração de aplicativos do Smartsheet ao longo do segundo semestre de 2019, Andrea pensou na plataforma quando os desafios do trabalho remoto começaram a surgir. 

Desde então, a Sonnedix usa o Smartsheet para iniciativas que vão desde o treinamento de novas políticas para trabalho remoto até medidas de segurança no escritório e avaliações de home office, e tudo isso garantiu que a cultura da Sonnedix permanecesse inclusiva e solidária.

Fornecimento de treinamento com alto engajamento 

Quando o lockdown começou, a equipe de RH da Sonnedix precisou oferecer suporte aos funcionários com uma nova maneira de trabalhar. O RH já estava desenvolvendo uma série de sessões de treinamento de alto impacto, portanto eles procuraram Andrea para acelerar o treinamento para ajudar os gerentes a liderar suas equipes nos desafios e tensões do trabalho em casa massificado. 

Usando o Smartsheet, a equipe iterou rapidamente um portal de RH que permitia que as pessoas solicitassem e recebessem treinamento rapidamente. Os funcionários globais podem agendar treinamentos em diferentes sessões e, depois de usarem o formulário, várias automações são acionadas, como um processo de aprovação de back-end para programas de treinamento pagos. Esta é uma melhoria significativa em relação ao processo de agendamento anterior que se baseava principalmente em e-mails com dados registrados em Excel. 

Ao longo de seis meses, a Sonnedix aumentou a quantidade de treinamento em pelo menos uma ordem de grandeza, realizando mais de 90 sessões de treinamento totalizando mais de 1.000 horas, todas agendadas por meio do sistema Smartsheet. Os funcionários podem gerar facilmente um relatório para acompanhar seu desenvolvimento, garantindo que todos continuem crescendo e alcançando resultados. 

"Tínhamos que tornar esse treinamento visível e acessível para as pessoas, a fim de incentivar o engajamento", acrescenta Andrea. "O Smartsheet nos permitiu fazer isso. Recebemos somente comentários positivos." 

Priorização da segurança ao reabrir os escritórios

A Sonnedix está empenhada em proteger o bem-estar físico e mental dos funcionários e a empresa trabalhou arduamente para facilitar o trabalho remoto eficaz. Mas ela também reconhece que, para aqueles que não possuem as condições adequadas em casa, o escritório é uma tábua de salvação vital. Assim, uma vez que os regulamentos permitiram, a Sonnedix precisava de uma forma segura de abrir o escritório para aqueles que precisavam. 

Andrea desempenhou um papel central nisso, liderando uma força-tarefa interna para o gerenciamento da COVID-19. Atendendo a um pedido do escritório francês para apoiar a logística do trabalho no escritório, Andrea inicialmente criou uma planilha simples para os colegas reservarem os dias de expediente com uma caixa de seleção. Com isso, o gerente do escritório recebia alertas sobre a capacidade, enquanto os usuários podiam planejar suas visitas de acordo. Com o tempo, isso evoluiu para um conveniente recurso de código QR, onde os funcionários podem "fazer login" no escritório escaneando rapidamente o código com seus celulares, o qual foi complementado com painéis, incluindo widgets de viagem com orientações ao vivo sobre o horário mais seguro para se deslocar. No escritório de Londres, por exemplo, os dados são incorporados do site da Transport for London, para que a equipe possa ver os horários menos lotados das estações. 

A equipe em vários locais agora pode visitar o escritório com confiança, enquanto a Sonnedix pode usar seus registros do Smartsheet para rastrear qualquer possível exposição ao vírus para evitar uma maior propagação. 

"O Smartsheet tem sido inestimável em nossa resposta à COVID-19", diz Andrea. "Aumentou a segurança e a proteção do nosso pessoal." 

Visibilidade e eficiência para avaliações do trabalho remoto  

Como ficou claro que o trabalho remoto seria um ajuste de longo prazo, a Sonnedix fez questão de garantir que todos os funcionários recebessem suporte com a configuração do home office. Com funcionários em tantos locais diferentes, cada um com requisitos diferentes (e alguns já haviam levado itens como cadeiras do escritório), manter o controle eficaz tornou-se uma preocupação fundamental. Além disso, o RH precisava entrar em contato, avaliar e dar suporte a cada funcionário individualmente, o que era uma tarefa considerável. 

O Smartsheet foi usado para fornecer e registrar avaliações do trabalho remoto para todos os colegas. Com um processo claro e centralizado, os funcionários puderam se envolver com o processo de avaliação de forma eficaz. O RH podia mapear claramente quem tinha o quê e quem precisava de mais suporte, enquanto os gerentes de escritório tinham um relatório dedicado para acompanhar o mobiliário do escritório. 

"Os funcionários têm necessidades e requisitos muito diferentes e queríamos dar suporte a isso de forma adequada", diz Andrea. "O Smartsheet nos permitiu fazer tudo isso em um só lugar, criando visibilidade bastante clara para as pessoas encarregadas de fazer os arranjos."

Ao perceber os benefícios da plataforma em tantos casos de uso diferentes, a Sonnedix espera utilizar o Smartsheet ainda mais no futuro. Planos empolgantes já estão em andamento e Andrea espera usar a plataforma para realizar uma revisão da estrutura do banco de dados da Sonnedix, fornecendo uma visão mais holística dos processos e otimizando as operações de back-end. 

Manter uma cultura corporativa forte e apoiar os funcionários remotamente é um grande desafio, mas com comprometimento, criatividade e o suporte da plataforma Smartsheet, a Sonnedix continua progredindo com sucesso.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.