A Universal Creative usa o Smartsheet para criar novos passeios e atrações em parques temáticos e economizar tempo usando processos automatizados.

A Universal Destinations & Experiences opera alguns dos parques temáticos mais conhecidos do mundo, incluindo Universal Orlando, Universal Studios Hollywood e Universal Studios Japão. Os parques da empresa são visitados por milhões de pessoas todos os anos. Eles oferecem passeios e atrações interativas, hotéis, resorts, experiências de entretenimento virtual e ao vivo.

A Universal Creative, parte da Universal Destinations & Experiences, é responsável por criar novos passeios, atrações e experiências para todos os parques globais da Universal. Para apoiar esse trabalho, a organização mantém um esforço constante para agilizar os processos administrativos. “Queremos oferecer experiências de primeira linha aos nossos visitantes. Para atingir essa meta, precisamos garantir que nossos processos internos tenham a maior eficiência possível”, diz Lynn Urbina, gerente de engenharia de passeios e shows da Universal Creative. A empresa garante a eficiência usando o Smartsheet para gerenciar todos os projetos do início ao fim e aumentar a visibilidade do status de cada projeto para as equipes de liderança. 

“Com o Smartsheet, nossos engenheiros e executivos de projetos podem dedicar mais tempo a criar as melhores atrações”, diz Urbina.

A Universal Creative não tinha uma solução eficaz para coletar informações do projeto. Os gerentes de projeto, engenheiros e equipe administrativa dependiam de uma combinação de planilhas e slides para monitorar os marcos e o progresso do projeto. “Não tínhamos um sistema central para conectar tudo, fossem detalhes de contratos de fornecedores ou dados técnicos de engenharia”, afirma Urbina. “Também não tínhamos como executar análises de dados de nenhuma das informações.” Como resultado, Urbina e seus colegas perdiam muito tempo coletando dados do projeto e enviando e-mails frequentes, solicitando atualizações sobre o projeto ou lembrando os funcionários sobre os prazos próximos.

Monitoração do progresso do projeto com dados em tempo real no Smartsheet 

A Universal Creative adotou o Smartsheet há vários anos, pouco depois de Urbina se juntar à organização. “O Smartsheet é muito fácil de aprender, o que facilitou muito a implementação”, diz ela. "Isso permitiu que nossas diferentes equipes se conectassem umas às outras de uma maneira que nenhuma outra ferramenta permitiria."

A organização usa o Smartsheet como um ponto central no gerenciamento de projetos, com mais de 200 planilhas monitorando o progresso de cada nova atração ou passeio. Administradores, gerentes de projeto e engenheiros acessam as informações do projeto no Smartsheet assim que cada novo projeto é formalmente aprovado. A Universal Creative também monitora informações atualizadas de contratos e processos de engenharia para empresas de construção e outros fornecedores externos.

Ela depende muito dos fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet para criar prazos e datas de criação e encerramento de projetos. As automações são usadas para armazenar dados históricos com facilidade e enviar lembretes automaticamente aos proprietários dos projetos. Além disso, a organização cria painéis do Smartsheet que representam visualmente marcos de projetos e atualizações de status para equipes de projetos, líderes de projetos e executivos. Urbina e sua equipe usam painéis para garantir que os projetos estejam dentro do cronograma, exibir rapidamente as informações de contato dos fornecedores e saber quais equipes são responsáveis por tarefas específicas.

Os engenheiros de projeto usam dados do painel para avaliar o progresso do projeto, e as equipes de liderança da Universal Creative usam painéis para obter uma visão geral rápida de alto nível de todos os projetos. “Nossos líderes podem consultar um painel de exibição rápida para saber como uma equipe de engenharia está se saindo e se alguma equipe precisa de ajuda”, diz Urbina.

Uma exibição centralizada para gerentes de projetos, engenheiros e executivos 

Usando o Smartsheet como um repositório central para todas as informações do projeto, os gerentes de projetos, os engenheiros de projetos e as equipes de liderança da Universal Creative têm mais visibilidade do progresso de novos passeios e atrações nos parques temáticos da empresa. “Antes, usávamos muitos slides, planilhas e e-mails para tentar monitorar projetos, e havia muito pouca visibilidade”, diz Urbina. “Como resultado, tudo era feito de última hora, e era comum passarmos trabalho para encontrar dados atualizados e cumprir prazos.” 

“Com o Smartsheet, todas as informações do projeto ficam visíveis em tempo real para que todos possam ver as mesmas informações ao mesmo tempo. Agora que podemos ver as tendências com muito mais facilidade, temos uma visão clara do andamento de um projeto e identificamos quando é necessário acelerar as coisas para manter o cronograma.”

A Universal Creative tem adotado cada vez mais os painéis do Smartsheet porque eles oferecem instantâneos de projetos acessíveis e em tempo real. 

“Eu me lembro de uma reunião com executivos em que demonstrava os painéis que criei para monitorar o progresso das entregas do projeto”, diz Urbina. “Os líderes ficaram chocados por eu ter tanta informação na ponta dos dedos e poder acessar tudo com tanta facilidade. Isso levou a ainda mais trabalho, conforme outras equipes solicitaram que criássemos ferramentas diferentes no Smartsheet.”

Mais eficiência e economia de tempo com processos totalmente automatizados 

Os fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet aumentaram a eficiência do gerenciamento de projetos da Universal Creative, economizando tempo para Urbina e sua equipe. “O Smartsheet torna tudo muito mais eficiente, porque não precisamos mais coletar manualmente informações de projetos de diferentes fontes”, diz ela. “Criamos modelos no Smartsheet e os duplicamos para automatizar toda a criação de relatórios e gráficos relacionados a um determinado projeto. Minha equipe tem apenas três pessoas, e já ouvi que nosso volume de trabalho atual costumava exigir de cinco a oito pessoas.”

A Universal Creative também usa fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet para automatizar processos de aprovação de parceiros externos responsáveis pela operação dos parques temáticos. “Com o Smartsheet, podemos enviar e-mails aos nossos parceiros internos quando os itens de aprovação estiverem atrasados. Além disso, quando uma etapa do projeto é aprovada, o Smartsheet aciona automaticamente um e-mail informando aos parceiros para passarem para a próxima etapa. Não precisamos mais enviar e-mails para comunicar as pessoas sobre cada uma dessas etapas. Tudo é feito automaticamente no Smartsheet, e só precisei configurá-lo uma vez.”

Urbina começou a confiar mais no Smartsheet para executar relatórios analíticos sobre dados do projeto, como as informações de testes da empresa para sistemas mecânicos. “Nossa empresa realiza testes rigorosos de sistemas mecânicos para cada nova atração, com base em um conjunto de parâmetros de equipamentos”, diz Urbina. “Estamos usando o Smartsheet para extrair os dados do aplicativo que executa e registra esses testes, para que possamos analisar quantos testes executamos, quantos ainda precisam ser realizados ou se testes específicos estão dentro do cronograma. No geral, o Smartsheet nos ajuda a obter e conectar todas as informações de que precisamos dentro da organização. Isso é muito animador, e continuaremos encontrando mais casos de uso à medida que crescermos.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.