A Vecol economiza tempo com a parceria com a Avilan Santos para desenvolver soluções no Smartsheet

Há mais de 60 anos, a Vecol tem fornecido produtos biológicos e farmacêuticos para a Colômbia, o Equador e a Bolívia, desenvolvidos para promover a saúde animal e a produtividade agrícola. Quando a empresa precisou de uma nova plataforma de tecnologia para viabilizar a conclusão de seu ambicioso plano estratégico de 2024, recorreu à Avilan Santos, um escritório de consultoria e parceiro da Smartsheet na América Latina. A Avilan Santos estabeleceu parceria com a Vecol para implementar a plataforma Smartsheet a fim de automatizar, agilizar e simplificar processos para ajudar a empresa a concretizar sua visão e garantir a implementação de projetos e iniciativas estratégicas.

“Temos metas para nosso processo operacional e nossa estratégia em 2024”, afirma Sebastian Morato, gerente de planejamento da Vecol. “Precisamos melhorar as operações, a produção, a logística e nossas áreas de marketing e comercial para oferecer o melhor valor aos nossos clientes. Para tanto, precisávamos implementar plataformas tecnológicas e estabelecer cerca de 220 projetos. Também temos metas de receitas agressivas. Por isso, precisávamos integrar e melhorar o desempenho de todas as nossas antigas cadeias de valor e monitorar tais processos e projetos enquanto executamos nosso plano.”

A Vecol possui décadas de experiência no desenvolvimento de produtos que ajudam a melhorar a concorrência e a rentabilidade do setor agrícola e, ao mesmo tempo, previnem a contaminação ambiental. À medida que os líderes da empresa começaram a delimitar uma transformação estratégica dos negócios com conclusão em 2024, ficou claro que precisavam de formas mais eficientes de gerenciar projetos e monitorar o progresso. A informação estava espalhada em planilhas, documentos individuais e sequências de e-mails; os prazos das reuniões demandavam esforço manual para atualizar calendários e acompanhamentos para proprietários de projetos. A Vecol queria uma solução que fosse fácil de aprender, mas poderosa o suficiente para reduzir tempo e esforço do monitoramento de projetos. 

A Avilan Santos possui mais de 20 anos de experiência no planejamento de recursos empresariais, como planejamento estratégico, projeto de processos, implementação de softwares e gerenciamento de mudanças. Carolina Galarza, vice-presidente de operações da Avilan Santos, liderou uma equipe que trabalhou com Morato e seus colegas para conceber o modelo de uma solução de tecnologia que garantisse a satisfação das necessidades da Vecol. A plataforma precisava ser capaz de monitorar o progresso em tempo real, ser acessível com segurança via nuvem e integrar-se com os recursos de dados da Vecol, inclusive a ferramenta de visualização de dados Qlik Sense.

“Antes, não tínhamos ferramentas integradas”, conta Carolina Rodriguez, diretora de planejamento da Vecol. “Tínhamos indicadores de processos no Excel e uma ferramenta na web para gerenciamento de projetos. Era difícil obter informações de progresso completas em ferramentas diferentes. Nós trabalhamos com a Avilan Santos para desenvolver um modelo que integrasse nosso mapa estratégico, os processos do projeto e indicadores de processo em uma ou duas ferramentas.”

Visibilidade clara de componentes individuais dos projetos

Hoje, a Vecol está trabalhando para cumprir seu plano de 2024 com a plataforma do Smartsheet, que agrega mais de 150 principais indicadores de desempenho e usa fórmulas para conectar e avançar detalhes importantes dos projetos. Os proprietários de projetos podem monitorar datas de início e término, o percentual do progresso para alcançar a meta, a utilização de orçamento e muitos outros componentes específicos. Os líderes da empresa podem usar os painéis para exibir tendências gerais, clicar em etapas ou números específicos e ver quais partes do plano estão dentro do prazo, atrasadas ou adiantadas. Como a plataforma Smartsheet integra-se com a ferramenta de inteligência de negócios SAP da Vecol, os números específicos estão sempre atualizados, sem necessidade de reinserir dados.

“Além de criar uma tabela de desempenho de projeto equilibrada, também automatizamos o gerenciamento de projetos no Smartsheet”, conta Galarza. “Desenvolvemos tudo no Smartsheet e podemos conectá-lo à ferramenta Qlik Sense e a qualquer outro software de BI disponível no mercado. Isso o transforma em uma ferramenta muito mais poderosa para acessar uma clientela maior e toda a coleta de dados (exceto de BI) é realizada no Smartsheet.”

Uma plataforma eficiente que economiza tempo e simplifica o monitoramento do projeto

Com o Smartsheet, a Vecol está economizando tempo e esforço significativos, que podem ser melhor gastos no desenvolvimento de novos produtos e na resolução de problemas agrícolas para seus clientes. Com mais de 150 indicadores táticos e operacionais para monitorar, era necessário quase um mês para produzir o relatório manual. Agora, ele pode ser concluído em dois ou três dias, fornecendo aos líderes os dados de que precisam para tomar decisões estratégicas mais rápidas e mais bem informadas.

A plataforma segura baseada em nuvem simplifica a forma como pesquisadores no campo e a equipe do escritório em diferentes locais pode compartilhar informações, melhorando a comunicação dentro da empresa. Os usuários podem compartilhar comentários e dúvidas em uma planilha, em vez de pesquisar em diferentes sequências de e-mails, ajudando-os a resolver problemas de forma mais rápida e precisa. Além disso, como os dados residem em um único local, não há risco de trabalhar com informações desatualizadas.

“O Smartsheet é uma plataforma colaborativa, ou seja, temos as mesmas informações para todos os usuários, o que é ótimo”, afirma Morato. “Não requer instalação, pois está disponível na nuvem. Isso também é muito vantajoso para nós, para ter acesso seguro de qualquer lugar. A capacidade de integrar a plataforma com outras ferramentas para obter informações em tempo real também nos permite tomar decisões de forma ágil.”

Também é mais fácil para novos usuários aprenderem a usar o Smartsheet. Rodriguez afirma que a maioria dos funcionários está familiarizada com o Microsoft Excel, que proporciona uma base forte para aprender sobre os recursos adicionais que o Smartsheet oferece.

Experiência e parceria da Avilan Santos para criar uma solução valiosa

Morato e seus colegas afirmam que contratar a Avilan Santos para desenvolver a plataforma Smartsheet foi crucial para o avanço bem-sucedido do plano estratégico da Vecol. A equipe de Galarza criou uma estrutura conceitual que ajudou a Vecol a entender as melhores formas de monitorar e gerenciar um vasto número de componentes de projetos, o que ajudou a garantir o melhor design para a própria solução de tecnologia.

“A ajuda que a Avilan Santos nos deu na implementação da solução foi muito importante”, afirma Andres Rubiano, diretor de projetos de ACT do departamento de AT da Vecol. “Precisávamos da orientação deles com a transição e o gerenciamento de mudanças.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.