A Veritiv transforma os processos de gerenciamento de projetos com o Smartsheet

A Veritiv é líder em soluções de distribuição entre empresas (B2B) na América do Norte. Atendendo a clientes em praticamente todos os setores, a Veritiv fornece soluções de impressão, publicação, embalagem, instalação e logística que ajudam a moldar o sucesso de seus clientes. A empresa tem uma mão de obra global de aproximadamente 8.900 funcionários e opera cerca de 180 centros de distribuição em toda a América do Norte.

Para permanecer na vanguarda do setor de distribuição, a Veritiv se empenha para inovar em tudo que faz, do desenvolvimento e entrega de suas soluções ao uso da plataforma Smartsheet, não apenas pelos recursos de gerenciamento de projetos, mas também pelas soluções de criação de painéis e relatórios em toda a empresa.

Gerenciando uma mudança na cultura

A Veritiv foi fundada em 2014 depois da fusão da divisão Xpedx da International Paper com a Unisource Worldwide. Ao aproveitar o histórico combinado de excelência operacional, a Veritiv se transformou em uma equipe moldando seu sucesso através do excepcional serviço, das pessoas inovadoras e dos valores consistentes. Hoje, o foco da Veritiv na liderança do mercado segmentado na distribuição e um compromisso com a excelência operacional permitem que ela estabeleça parcerias com fornecedores de classe internacional, agregue valor por meio de múltiplos recursos e entregue soluções a uma ampla gama de segmentos de clientes.

Esse foco em atender às necessidades do cliente não apenas influencia a maneira como as equipes da Veritiv trabalham entre si para entregar produtos e serviços aos clientes, mas também afeta as ferramentas que a empresa precisa para fazer tudo isso acontecer uniformemente.

“A complexidade dos nossos negócios requer uma ferramenta de gerenciamento de projetos que nos permita colaborar em toda a nova empresa”, afirmou Chris Enderle, gerente de tecnologia da informação na Veritiv. “Nosso grupo de TI trabalha em estreita colaboração com nossos parceiros de negócios em todos os projetos. Precisávamos de uma solução econômica que nos permitisse compartilhar projetos facilmente e atualizar nossos bancos de dados com novas informações em toda a rede da Veritiv".

“O importante era ter um programa que fosse suficientemente eficaz para os gerentes de TI, fácil para nossos parceiros de negócios usarem e inovador para permitir a colaboração com pessoas em toda a empresa”, completou Enderle.

Crescimento fundamental para o gerenciamento de projetos colaborativo

A equipe da Veritiv saiu em busca de uma ferramenta de gerenciamento de projetos colaborativa para ajudar a gerenciar e organizar o conjunto de projetos em andamento antes da fusão − uma que eles pudessem continuar a usar depois que as duas empresas se unificassem para formar a Veritiv. Com uma grande implementação de Salesforce já estabelecida, a Veritiv recorreu ao AppExchange para obter algumas sugestões.

Quando a equipe descobriu o Smartsheet no AppExchange, ela teve esperança de que essa seria a solução que estava procurando e de que precisava urgentemente. A Veritiv adquiriu o plano, e a equipe de projetos imediatamente percebeu uma disparada no uso. Esse foi o primeiro sinal de que o Smartsheet era um aplicativo que beneficiaria muitos usuários em toda a empresa.

“Estávamos iniciando um projeto no qual havia a integração de vários clientes grandes e a adição de até 900 locais de envio aos nossos sistemas internos de dados”, afirmou Enderle. “Estamos falando de cerca de 2.500 diferentes unidades de manutenção de estoque (SKUs) em todo o país e em todos os departamentos. Precisávamos de uma ferramenta de gerenciamento de projetos que nos permitisse colaborar com esses funcionários e compartilhar imediatamente as informações sobre o projeto para que eles conseguissem fazer suas próprias atualizações e manter o status do projeto rodando em tempo real. Foi quando recorremos ao Smartsheet. No departamento de TI, percebemos rapidamente a facilidade de uso do programa e sua conveniência.”

Hoje, centenas de membros da equipe Veritiv colaboram no Smartsheet, e esse número continua a crescer.

“No começo, cerca de 200 pessoas passaram a usar o Smartsheet”, afirma Enderle. “Agora, temos mais de 1.500 usuários. Isso é bem mais de 10% de nossa organização, incluindo funcionários de TI, recursos humanos, marketing e as equipes de integração. O Smartsheet funciona para gerenciamento de projetos em todos os departamentos.”

Desbloqueando a inovação

A adição do Smartsheet ao conjunto de ferramentas de gerenciamento de projetos da empresa se alinha com o foco que ela tem na liberação da inovação em todos os níveis.

“Nosso princípio de orientação durante a fusão era garantir que nossos clientes não fossem perturbados de forma nenhuma”, afirma Enderle. “Nosso projeto de integração de cliente precisava de muito trabalho por parte da organização de TI para ter tudo programado, unificado e implementado a tempo, e o Smartsheet nos ajudou nisso.”

A colaboração expandida leva ao uso expandido

Quando os membros da equipe Veritiv usam o Smartsheet, eles descobrem novas maneiras de usar a ferramenta para realizar mais tarefas.

Os gerentes da Veritiv estão analisando oportunidades adicionais para usar o Smartsheet em compras, TI, logística, bens imóveis, operações em instalações, atendimento ao cliente e gerenciamento do fluxo de comunicações dos funcionários.

“Quando apresentamos o Smartsheet para nossas equipes de negócios, o feedback inicial se concentrou em como a ferramenta é fácil de usar”, afirmou Enderle. “Com certeza, eles precisavam assimilar alguns fundamentos do gerenciamento de projetos, mas logo que eles conheceram o software, deu certo. O treinamento on-line foi especialmente útil.”

A transparência leva à credibilidade com os clientes

Agora, o Smartsheet também se transformou em uma inestimável ferramenta de vendas na Veritiv. A equipe de vendas usa o software para criar, de modo eficiente, uma proposta para o cliente ou um plano de vendas com informações de vários departamentos e com a confiança de que as pessoas certas estão colaborando.

O Smartsheet também ajudou a Veritiv a gerar confiança com seus clientes, pois ele permite que as equipes cumpram com seu compromisso de transparência ao compartilhar os planos enquanto eles são desenvolvidos. Usar a ferramenta Smartsheet em toda a Veritiv se tornou outro diferencial na aquisição de novos clientes.

Ao manter tarefas e projetos organizados e colaborar de modo mais eficiente com os clientes usando o Smartsheet, a Veritiv liberou o tempo da equipe de vendas para que ela pudesse se concentrar melhor na expansão dos negócios e no fortalecimento do relacionamento com o cliente.

Há muitos outros exemplos de várias funções de negócios na Veritiv que usam a ferramenta Smartsheet para melhorar a eficiência. A equipe de marketing usa o software para gerenciar e acompanhar muitas de suas campanhas e eventos. E a equipe de logística está usando o aplicativo para suas auditorias de segurança. Recentemente, ele desenvolveram um formulário móvel na web para auditores em campo que permite inserir dados, comentários e fotos que são enviados instantaneamente para o administrador e atualizados na mesma hora em uma planilha de auditoria principal.

Mais, muito mais, está por vir

Chris Enderle enxerga o potencial para expansão do uso do Smartsheet em toda a empresa.

“O Smartsheet é uma ferramenta avançada que pode lidar com tarefas pesadas de gerenciamento de projetos; sua facilidade de uso a torna acessível aos grupos de negócios e ajuda a tornar os processos diários mais gerenciáveis e eficientes”, ele afirma. “A colaboração perfeita e a inovação turbinada fazem do Smartsheet a escolha certa para o gerenciamento de projetos na Veritiv.”