A WestEd usa o Smartsheet par estimular uma cultura de sucesso

Como uma organização de desenvolvimento e pesquisa sem fins lucrativos, a WestEd contribui em todos os aspectos do sistema educacional dos EUA: da elaboração de padrões e avaliações estaduais à criação de programas de treinamento para cuidadores, aumento da alfabetização infantil e instrução de professores sobre o clima nas escolas. A organização é uma autoridade de poderes conjuntos autorizada por um acordo de poderes conjuntos da Califórnia e com dirigentes dos seus principais territórios no Arizona, na Califórnia, em Nevada, em Utah e outros lugares de todo o país.

“Nossos negócios são baseados em concessões e contratos — e a WestEd trabalha em centenas deles a cada ano”, explica Yvonne Keene, diretora de tecnologia e serviços. “Quando você remove o conteúdo educacional dos contratos, muito do que nosso pessoal faz é gerenciamento de projetos – e até três anos atrás, as noções básicas do gerenciamento de projetos não eram amplamente reconhecidas como essencial para o nosso sucesso.”  

Sem um sistema formal de gerenciamento de projetos implementado, os funcionários da WestEd selecionavam uma variedade de ferramentas para coordenar seus trabalhos e gerenciar as entregas. Alguns usavam o Excel, outros tentavam o Microsoft Project ou experimentavam ferramentas de código aberto.

“Nós lutamos durante cinco anos para encontrar uma solução que toda a WestEd e nossos empreiteiros pudessem usar como padrão”, afirma Keene. “O tempo todo nós enfrentávamos os mesmos desafios: 1) confusão sobre o que precisava ser programado e 2) ausência de funções claramente definidas na programação. As equipes se esforçavam para criar os planos do projeto.”

O resultado das soluções de gerenciamento de projetos para fins específicos era um pesadelo, afirma Jason Hayes, gerente de projetos de sistemas de informação empresarial. “Nossas equipes tinham problemas de controle de versão, confusão em relação às entregas e falta de clareza com o gerenciamento a respeito de cronogramas e programações. Somos uma organização descentralizada trabalhando com centenas de fornecedores e empreiteiros e precisávamos desesperadamente de uma maneira fácil de divulgar programações e responsabilidades.”

Hora de mudar

Keene começou a ensinar a todos os funcionários da WestEd sobre gerenciamento de projetos e sabia que precisava de uma ferramenta para ajudá-la a apresentar os conceitos.

“Você não pode ensinar às pessoas sobre gerenciamento de projetos sem dar a elas uma maneira prática de executar essas ideias”, ela afirma. Em uma sessão de ideais sobre diferentes maneiras de ajudar a WestEd a adotar uma cultura orientada ao gerenciamento de projetos, Keene foi apresentada ao Smartsheet.

Depois de um projeto piloto, Keene estava confiante de que o Smartsheet era a solução certa. Com o patrocínio do CEO, o departamento de TI simplesmente disponibilizou o Smartsheet para o resto da empresa como uma ferramenta opcional.

“Desde que apresentamos o Smartsheet, ele viralizou”, afirma Keene. “Em 2010, começamos com apenas 40 usuários, que rapidamente aumentaram para 200 em três meses. Hoje, temos mais de 400 funcionários usando o Smartsheet para gerenciar os projetos de suas equipes.”

A equipe confia nas principais funcionalidades do Smartsheet, como solicitações de atualização, vinculação de célula e alertas e lembretes automáticos para garantir que nada fique para trás. Logo após a adoção do Smartsheet, a WestEd começou a usar o Box para compartilhar arquivos. Com as duas ferramentas trabalhando perfeitamente juntas, tem sido uma combinação de colaboração imbatível.

Colaboração alta, visibilidade nos projetos

O Smarter Balanced Assessment Consortium é um exemplo de um dos muitos projetos que no qual a WestEd está envolvida, liderado pelo pesquisador associado Greg Hill. O Smarter Balanced é um consórcio liderado pelo estado que trabalha para desenvolver avaliações da próxima geração que meçam precisamente o progresso dos alunos em relação à determinação quanto à formação superior e à carreira.  O consórcio envolve mais de 600 representantes de mais de 26 estados com um orçamento federal de US$ 176 milhões – e Hill mantém tudo sob controle no Smartsheet.

“Com as partes interessadas espalhadas por todo o país, o Smartsheet tem sido incrivelmente útil para nós no tocante à garantia de transparência e colaboração entre todos durante o curso deste projeto”, afirma Hill. “Usamos o Smartsheet para gerenciar cuidadosamente os muitos cronogramas do projeto e otimizar a comunicação. Ele está no centro do nosso sistema de gerenciamento de documentos. Nós o usamos para facilitar os ciclos de análise de feedback com as partes interessadas e para planejar e acompanhar as comunicações do projeto. Ele é o principal método que nossos fornecedores usam para enviar as entregas de projetos. Nós também o usamos para acompanhar e relatar problemas e riscos dos projetos. Resumindo: se é importante, está no Smartsheet.”

No segundo andar da sede da WestEd em São Francisco, o REL (Regional Educational Laboratory, laboratório educacional regional) usa o Smartsheet para ficar informado sobre os diversos projetos. “Nosso departamento trabalha em mais de 80 projetos a cada ano, e é meu trabalho manter a coisa toda funcionando”, explica Kelly Gerstbacher, coordenadora de programa no REL. “O Smartsheet é o que me ajuda a continuar progredindo – eu o uso o dia todo, todos os dias. Não sei como faria meu trabalho sem ele.”

Além dos projetos de Hill and Gerstbacher’, o Smartsheet é usado em centenas de outros projetos e processos em toda a WestEd e em sua rede de empreiteiros e agências de fornecedores, incluindo:

• Planejamento de projetos e cronogramas

• Gerenciamento de concessões e relatório

• Acompanhamento de entregas

• Registros de problemas

• Listas de tarefas das equipes

• Finanças e orçamentos anuais

• Planejamento estratégico

• Coordenação de fornecedores e empreiteiros

• Solicitações de atualização do site e registros de mudanças

• Gerenciamento de ativos e pesquisa

Com a maioria dos projetos acompanhados e gerenciados no Smartsheet, a equipe de liderança da WestEd tem uma visão mais clara das demandas de trabalho colocadas nos diversos departamentos.

Novos hábitos para o sucesso

Além de fornecer mais produtividade e transparência em toda a organização, o Smartsheet está ajudando a estimular uma cultura de sucesso no gerenciamentos de projetos.

“O Smartsheet ajudou a todos nós na WestEd a desenvolver melhores hábitos de gerenciamentos de projetos e maneiras mais sistemáticas para atingir as metas.  Ele também nos forneceu um recurso padronizado e comprovado para a colaboração eficiente dentro e entre todas as equipes”, afirma Hill.

Keene completa, “agora que tenho usado o Smartsheet por mais de três anos, não faço a mínima ideia de como eu conseguia fazer as coisas antes, e não sou a única. Muitos dos meus colegas têm me parado nos corredores ou enviado mensagens rápidas para dizer como o Smartsheet transformou o modo como trabalham. Conseguimos fazer coisas que nunca pensávamos ser possível fazer.”