Projetar um painel de controle de dados: Tudo o que você precisa saber

Um painel de controle de dados é uma ferramenta visual que permite que você exiba os principais indicadores de desempenho (KPIs) e outras métricas importantes para visualizar informações vitais rapidamente. Como o nome sugere, os painéis de controle de dados se concentram em destacar dados - e não em informações qualitativas - para fornecer insights e transparência em suas iniciativas. Os painéis de controle podem servir a diferentes propósitos, para diferentes organizações, com base no caso de uso.

Quando usados com eficácia, os painéis de controle de dados permitem que você tome decisões de negócios inteligentes baseadas em dados rapidamente. A ferramenta recebe o nome dos painéis de controle, que retransmitem informações críticas de alto nível sobre o sistema subjacente do carro. Os primeiros painéis de controle de negócios empregavam planilhas e bancos de dados para realizar análises de dados de nível relativamente baixo, e eles eventualmente evoluíram para os painéis de controle complexos e muito mais atraentes visualmente que conhecemos hoje. Uma série de soluções de software também facilita a construção e personalização de um painel de dados e o integra nos seus sistemas existentes (vamos dar uma olhada no software do painel mais tarde).

Os painéis de controle de dados apresentam quatro classificações principais:

• Informativo: O tipo mais simples, painéis de controle informativos existem para exibir informações objetivas e imparciais sobre seu projeto ou negócio.

• Estratégico: Painéis de controle estratégicos são destinados a ajudar os gerentes a descobrir oportunidades, criar previsões, impulsionar estratégias e focar em dados de alto nível de desempenho. Eles são geralmente painéis estáticos que são atualizados periodicamente (semanalmente, mensalmente, etc.) enquanto a organização se prepara para revisar e planejar o próximo bloco de tempo.

• Analítico: Estes painéis detalhados permitem que você aprofunde os dados. Painéis de controle analíticos geralmente incluem informações de fundo, de contexto e análise de dados.

• Operacional: Painéis de controle operacionais são projetados para fornecer insights sobre processos e outras funções subjacentes de sua empresa. Eles geralmente aparecem dados em tempo real (ou em tempo real) e fornecem informações contínuas e atualizadas.

O que não é um painel de dados

Você pode entender melhor os painéis de controle de dados contrastando-os com outras ferramentas. Um painel de controle de dados não é o seguinte:

• Visualização de dados: Simplificando, a visualização de dados é uma representação óptica dos dados, podendo ser realizada de várias formas (gráficos, gráficos, modelos, infográficos, etc.). Por outro lado, um painel de controle é uma coleção de métricas que fornece uma visão geral abrangente de alto nível do status de uma empresa, de um projeto ou de uma iniciativa. Você pode incluir visualizações de dados em seu painel, mas os dois são distintos.

• Indicadores equilibrados: O utilitário de um painel é semelhante ao de um placar equilibrado, que é um relatório estruturado no qual você avalia quatro perspectivas organizacionais: financeiro, do cliente, processos comerciais internos e aprendizado e crescimento. Um placar equilibrado e um painel usam muitas das mesmas métricas de desempenho e ambos podem ajudá-lo a tomar decisões de gerenciamento (sejam estratégicas ou táticas). No entanto, o placar equilibrado é uma maneira sistemática de avaliar seus negócios a fim de tomar decisões, enquanto um painel apenas apresenta dados para ajudá-lo a entender melhor o status e a eficácia de suas iniciativas.

Para exemplos e modelos de um placar equilibrado, leia este artigo.

O objetivo de um painel é responder perguntas sobre sua empresa fornecendo visibilidade sobre KPIs e outras métricas de desempenho ou dados relevantes. Um painel apresenta informações que podem não apenas fornecer insights úteis sobre o status de um projeto ou uma iniciativa, mas também podem informar as decisões de negócios e impulsionar a estratégia.

Os cinco principais benefícios de um painel

Quando projetado e usado com eficácia, um painel de controle de dados oferece os seguintes benefícios:

• Atualizações em tempo real: Os painéis de controle mais eficazes se integrarão aos seus bancos de dados existentes para exibir os dados em tempo real. Ao alimentar dados em temporeal em seu banco de dados, você tem a capacidade de tomar decisões comerciais inteligentes e bem informadas a qualquer momento. Essas atualizações também são vantajosas na simplificação de relatórios periódicos (sejam mensais, trimestrais ou anualmente).

• Economia de tempo: Os painéis permitem que você monitore com eficiência várias fontes de dados de uma só vez. Como você não precisa rastrear ou cruzar dados entre fontes diferentes - tudo está em um só lugar - você economiza tempo e energia.

• Maior visibilidade/transparência: Os painéis de controle fornecem insights sobre as principais métricas, para que você possa identificar tendências negativas ou medir ineficiências. Além disso, a maioria das plataformas fornece uma maneira de chamar a atenção para certas métricas, para que você possa se concentrar no que é mais importante para sua organização, em vez de ficar atolado em números demais (potencialmente insignificantes).

• Maior comunicação: A natureza dos painéis de controle em tempo real pode incentivar a comunicação contínua entre os membros da equipe que, de outra forma, poderiam não ter visibilidade do trabalho ou progresso de seus colegas.

• Maior responsabilidade: Em última análise, os painéis de controle podem gerar responsabilidade tornando os dados continuamente disponíveis para todas as partes relevantes. Isso pode ajudar a estimular entregas de trabalho responsáveis e pontuais ou relatórios honestos de progresso, que geram confiança entre todos os membros da equipe.

Desafios comuns do painel

Com o software de hoje, criar e manter painéis é relativamente fácil, mas você ainda á enfrentar alguns desafios:

• Informações errôneas: Se os dados em exibição não têm contexto ou são insignificantes, podem ser confusos e até mesmo errôneos. Inclua informações de fundo adequadas para que os dados sejam significativos.

• Discrepâncias entre os dados esperados e os reais: Esclareça sobre quais números são projeções versus realidade. Garantir que as atualizações do seu painel em tempo real possam ajudar a evitar essas inconsistências.

• Causalidade mal atribuída: Em um esforço para explicar tendências, os espectadores podem tirar conclusões precipitadas ou tirar narrativas sem suporte de um painel. A maneira como você apresenta informações (tanto espacialmente quanto com documentação de suporte) pode reduzir a chance de que os usuários atraibuam causalidade incorreta entre os pontos de dados.

Um painel de controle de relatórios funciona como um relatório de progresso abrangente sobre o status de seus projetos ou negócios. Você pode usar as informações em um painel de relatórios para compilar um relatório formal, que é um documento estático frequentemente dado às partes interessadas para retransmitir o status, os desafios e as projeções para um esforço.

O business intelligence (BI) é um processo baseado em tecnologia que utiliza dados para impulsionar a estratégia e as ações de uma empresa. Por sua vez, um painel de controle de inteligência comercial é usado especificamente para informar a tomada de decisões empresariais, ao trazer à superfície os KPIs relevantes para um processo de negócios, um projeto ou o estado das coisas.

Os painéis de controle BI são ferramentas de nível empresarial destinadas aos tomadores de decisão de nível executivo, de modo que eles enfatizam rapidamente os dados de desempenho e resultados. Isso contrasta com painéis de controle que incluem informações de fundo e investigações profundas sobre tendências específicas de dados, que são mais apropriadas se você pretende usar seu painel para construir um relatório detalhado.

Você pode criar um painel para qualquer tipo de necessidade pessoal ou comercial. Nas seções a seguir, explicaremos os tipos de painéis mais comuns e forneceremos modelos gratuitos e que podem ser baixados no Excel para ajudá-lo a começar. Você pode encontrar modelos de painel adicionais para vários casos de uso neste módulo.

Um painel de marketing destaca análises de marketing e KPIs para fornecer uma atualização de status sobre seus esforços de marketing e ajudar a identificar novas oportunidades ou desafios. Este modelo de painel de controle de marketing para Excel oferece espaço para incluir dados de marketing de alto nível e visualizações de dados simples para auxiliar em seus relatórios.

‌ Baixe o modelo do painel de controle KPI

Um painel de controle de vendas apresenta dados sobre seus esforços de vendas para que você possa monitorar o progresso, identificar obstáculos e fazer um plano de ação para cumprir as metas de vendas. Você pode usar este modelo de painel de controle de gerenciamento de vendas para acompanhar o status do vendedor, produto ou região e personalizá-lo para atender às suas necessidades.

‌ Baixe o modelo de painel de controle de gestão de vendas

Um painel executivo ou de gerenciamento deve incluir métricas de alto nível de qualquer negócio. Este modelo é ideal para exibir informações abrangentes sobre uma empresa inteira. Escolha suas métricas com base no tipo de insight que você precisa e nas decisões que precisa tomar e veja tudo em um relatório gráfico fácil de ler. É perfeito para partes interessadas de nível executivo ou de gerenciamento.

‌ Baixe o modelo do painel de controle KPI

Com um painel de controle de TI, você pode registrar tíquetes de ajuda e tempo de resposta, bem como oferecer insights sobre a eficácia geral de seus departamentos de suporte. Este modelo é um painel de relatórios abrangente que você pode usar para monitorar o desempenho do seu departamento de TI ao longo do tempo.

‌ ‌ Baixe o modelo do painel de controle KPI

Use este modelo de painel de controle de mídia social para acompanhar o envolvimento em vários canais. Ao visualizar o desempenho do canal lado a lado, você pode identificar áreas deficientes em sua estratégia de mídia social e focar nas ideias para aumentar o sucesso.

‌ ‌ Baixar modelo de painel de controle de mídia social

Monitore seus esforços de SEO com este modelo de painel de controle, que permite acompanhar visitas (tanto para mídia paga quanto orgânica), retorno do investimento (ROI) e receita. Use os gráficos para obter informações detalhadas sobre a palavra-chave e o desempenho do website e personalizar o painel para atender às suas necessidades específicas.

‌ Baixe o modelo do painel de controle KPI

Você pode usar um painel de controle de recursos humanos para exibir informações relacionadas ao pessoal da sua organização. Este modelo fornece espaço para listar o número de funcionários por departamento, divisões do intervalo salarial por função e renda e a média salarial por departamento, mas você pode editar essas métricas para atender às suas necessidades.

‌ Baixe o modelo do painel de controle KPI

Um painel de controle de dados é uma ferramenta útil para acompanhar o progresso e fazer projeções realistas sobre qualquer tipo de projeto. Use este modelo para visualizar um cronograma, status da tarefa, dados financeiros, análise de riscos e qualquer outra informação relevante. As métricas escolhidas para incluir dependerão de sua audiência (membros internos/de equipe, partes interessadas externas ou gerenciamento/executivos).

‌ Baixe o modelo de painel de controle de gestão de projetos

Além dos casos de uso descritos acima, painéis de controle são comumente criados para gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), análise de website, segurança e fins de recrutamento. Há até mesmo exemplos de painéis de controle públicos implantados para estimular a transparência do governo.

As etapas específicas para criar seu painel serão diferentes com base no programa que você usa, mas algumas diretrizes gerais se aplicam. Siga as quatro etapas abaixo para guiar seu design na construção de um painel de dados.

Primeira etapa: Identifique as perguntas que deseja responder

O objetivo principal de um painel de controle de dados é responder perguntas sobre sua empresa, portanto, o primeiro passo na construção de um painel é isolar essas perguntas. Isso servirá como a estrutura do seu painel de controle. Todo o resto (métricas, design, bancos de dados subjacentes) no painel seguirão. Não se sobrecarregue com perguntas - um painel que responde a uma única pergunta completamente e definitivamente é melhor do que um painel que tenta responder várias perguntas, mas o faz de forma imprecisa ou incompleta.

Segunda etapa: Identifique os KPIs certos para rastrear

Depois de identificar as perguntas que conduzirão seu painel, você poderá obter zero sobre os dados necessários para respondê-las. Escolher os KPIs certos é fundamental; muitos podem sobrecarregar os espectadores, muito poucos não serão adequados, e métricas não disponíveis ou vagas serão confusas. Use as perguntas escolhidas na primeira etapa para conduzir os KPIs que você inclui em seu painel. Isso garantirá que os dados sejam relevantes e a ponto, e que o painel se mostre útil no geral.

Para obter informações sobre como identificar os KPIs certos para o seu painel de controle de negócios, leia este guia para definir as métricas do painel de controle de negócios.

Terceira etapa: Criar caminhos do usuário

Pense em como seus usuários navegarão em seu painel. Como deseja que eles passem pelos dados? Eles devem absorver as informações em uma ordem específica? Organize os dados (incluindo cópia, métricas e visualizações) para que seja fácil de entender - não faça com que o visualizador faça um trabalho extra para chegar a conclusões.

Quarta etapa: Vincular métricas a planilhas ou relatórios subjacentes

Embora o painel em si seja feito para ser uma visão geral de alto nível, você deve dar aos usuários a oportunidade de se aprofundar em detalhes. Uma maneira de fazer isso é vincular widgets de painel a fontes de dados (planilhas, relatórios, etc.) para que os usuários possam mergulhar rapidamente nos conjuntos de dados originais, caso desejem obter informações ou mais detalhes. Para fazer isso com eficiência, procure uma solução de software que se integre aos seus programas de banco de dados existentes.

Cinco principais dicas de design

Se você seguir as etapas acima, está a caminho de criar um painel de dados eficaz. No entanto, o design é tão importante quanto a funcionalidade, então considere as seguintes dicas:

1. Comunique informações importantes de maneira direta. Painéis de controle são úteis em parte porque você pode obter informações rapidamente. Não complique demais a sua apresentação dos dados - na verdade, você maximizará o impacto se os mantiver simples.

2. Evite desorganização. Isso vale para visuais e métricas. Lembre-se de quais perguntas você deseja que seu painel responda e inclua apenas dados que o ajudarão a chegar a essas conclusões. Qualquer outra coisa é um acessório e tira o foco do ponto principal.

3. Visuais são mais importantes do que dados. Dê igual (se não mais) atenção à forma como você usa o espaço, a cor e as visualizações de dados em seu painel. Se você se concentrar apenas nos números, você perderá a atenção dos espectadores ou potencialmente tornará mais difícil para eles deduzir o que é importante.

4. Mapeie as opções que seus usuários enfrentarão ao passarem pelo seu painel. Essa dica vai junto com a criação de caminhos do usuário (quarto passo na seção anterior). Preste atenção à experiência do usuário ao projetar o painel - se o seu painel for difícil de usar, as pessoas não se incomodarão.

5. Desenvolva uma estratégia de avaliação de painel, para que você possa atualizá-la continuamente. Muitos programas de software de painel se integram com seus bancos de dados existentes para extrair dados em tempo real. Caso este seja ou não o caso, você deve instituir uma revisão periódica para manter seu banco de dados atualizado, tanto de dados quanto de visualização.

Nos últimos anos, o software de painel substituiu programas estáticos de banco de dados (como o Microsoft Excel) para oferecer plataformas mais leves e em tempo real para criar painéis de controle. As soluções de software permitem que você rastreie e monitore os dados atualizados para que você sempre tenha uma visão clara do status dos negócios. Eles também concedem flexibilidade por meio da personalização, acessibilidade na nuvem e facilidade de uso, entre outros recursos.

Abaixo está uma lista de funcionalidades a serem consideradas ao escolher o software do painel. Para uma investigação mais profunda dos 15 principais recursos de software de painel, leia "Como escolher o melhor software de painel para sua empresa.”

• Fácil de usar

• Conecta-se a APIs

• Possui integrações de origem de dados

• Gera relatórios

• Widgets/visualizações de dados interativas

• Tem função de pesquisa

• Anexos de documentos

• Alertas

• Lúdico

Não há um único programa de software que seja objetivamente melhor. Em vez disso, foque nas necessidades de sua organização e aproveite o tempo para encontrar uma solução que as atenda. A maioria dos softwares de painel oferece um teste gratuito, por isso experimente alguns programas antes de fazer o investimento.

Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.