Benefícios de um criador de cronograma de trabalho baseado em nuvem
Com o advento da nuvem, o software de cronograma de trabalho tornou-se uma ferramenta vital que pode economizar tempo para as empresas e ajudá-las a trabalhar de forma mais eficiente, já que tudo pode ser feito on-line. Os trabalhadores não precisam mais ligar para saber em quais turnos terão que trabalhar. Agora, os funcionários podem acessar cronogramas remotamente em qualquer dispositivo com conexão à Internet e um navegador web, ou por meio de um aplicativo móvel. Muitas das opções de software têm uma interface de arrastar e soltar para que você possa visualizar rapidamente como os turnos são organizados e mover os horários dos funcionários com facilidade. Alguns softwares de cronograma de trabalho até permitem que os funcionários troquem turnos com colegas de trabalho, liberando o tempo do gerente. Existem muitos controles de privacidade e permissões integrados para que o gerente possa limitar o que os membros da equipe veem e o quanto eles podem mudar o cronograma.
Outro benefício das soluções baseadas em nuvem é que elas geralmente funcionam bem com outros produtos baseados em nuvem. No caso de cronogramas de trabalho, algumas ofertas são compatíveis com serviços de folha de pagamento, que podem automatizar a forma como os funcionários são pagos. Alguns têm recursos orçamentários para ajudá-lo a acompanhar o quanto você está gastando em horas de trabalho. Se você estiver usando um software de cronograma de trabalho para gerenciar um projeto, esses recursos orçamentários também o ajudarão a gerenciar quanto tempo os indivíduos estão gastando com ele e se o custo do tempo está alinhado com as metas do projeto.
Recursos do criador de cronograma de trabalho a serem considerados
- Automação: não quer gastar tempo descobrindo qual dos membros da sua equipe está disponível para trabalhar? Este recurso só mostra uma lista de funcionários que podem trabalhar no momento em que você está tentando agendar. Se você sabe que uma pessoa sempre trabalhará nas tardes de segunda-feira, é possível configurar para que isso seja atribuído automaticamente no cronograma.
- Alertas: são como mensagens em grupo. Configure grupos de funcionários ou membros da equipe e envie a todos um e-mail ou texto simultaneamente. Algumas opções até aceitam mensagens em grupo.
- Trocas de turno de funcionários: para aqueles que não têm tempo de agendar cada troca de turno que surgir, este recurso permite que os funcionários lidem com suas próprias trocas. Como estão na nuvem, as informações são atualizadas imediatamente. Se você quiser limitar a quantidade de acesso que eles têm, procure por um aplicativo criador de cronogramas de trabalho que permita definir permissões.
- Substituição de turno: interessado em uma maneira de cobrir os turnos no último minuto? Este recurso permite que você clique em um turno que precisa de pessoas para trabalhar e ofereça-o para determinados funcionários disponíveis para trabalhar. Todos os selecionados recebem um alerta móvel e um e-mail e a pessoa que responde primeiro é atribuída ao turno.
- Atribua funcionários a um projeto: como mencionado, um criador de cronogramas de trabalho não serve apenas para gerenciar turnos; também é uma ferramenta útil para atribuir tarefas de projeto aos membros da equipe. Você pode usá-lo para identificar quais colegas têm disponibilidade e atribuir tarefas e datas finais.
- Acompanhamento de comparecimento: algumas opções oferecem relógios de ponto virtuais para que um funcionário possa facilmente marcar o horário de entrada ou saída do turno. Essas informações são armazenadas e podem ser exportadas para sistemas de folha de pagamento.
- Gerencie solicitações de folga: cansado de ter que consultar um calendário de férias separado para descobrir quem está disponível para trabalhar? Os membros da equipe podem usar esta ferramenta para solicitar folga e os gerentes podem aprová-la ou negá-la rapidamente. Se aprovadas, as informações são registradas no sistema para que você não agende uma pessoa de férias para trabalhar.
- Exporte dados para sistemas de folha de pagamento: muitas das soluções mais avançadas do criador de cronogramas de trabalho são compatíveis com sistemas de folha de pagamento como ADP, PayChex, SurePayroll e QuickBooks. Exportar os dados da planilha de tempo para um desses sistemas ajuda a eliminar o erro do usuário e fornece planilhas de tempo muito mais precisas. Você também pode executar relatórios e ver rapidamente se está cumprindo suas metas de orçamento.
- Privacidade: sempre que algo está na nuvem, as pessoas se preocupam com privacidade; no entanto, a maioria das soluções exige senhas. Se você está permitindo que outros funcionários façam alterações no cronograma, procure uma solução onde você possa criar permissões de usuário.
- Aplicativos móveis: considere que tipo de dispositivos os funcionários usarão para acessar o cronograma. Muitas soluções têm aplicativos móveis para Android e iOS que os usuários podem baixar. Existem alguns produtos que também têm um aplicativo BlackBerry, o que é útil se muitos funcionários usarem esse dispositivo.
- Interface de arrastar e soltar: mova facilmente os turnos em torno do cronograma até que fique tudo certo. Isso facilita muito a utilização de um criador de cronogramas de trabalho!
- Salve atualizações automaticamente: se você nem sempre se lembra de apertar o botão salvar, este recurso é para você. Ele salva automaticamente todas as alterações feitas no cronograma. Isso inclui solicitações de folga. Portanto, uma vez aprovada a folga de um funcionário, ele não será visto como disponível para trabalhar.
- Visualizações de vários cronogramas: isso se refere à forma como você deseja exibir um cronograma. Existem opções de listas, visuais e gráficos diários, semanais e mensais. Você pode escolher entre qualquer uma dessas visualizações a qualquer momento.
- Sincronize com calendários: não deseja que seus funcionários façam login em um aplicativo toda vez que quiserem ver quando trabalharão? Escolha uma opção que os permita sincronizar com os calendários pessoais como Outlook, Google Agenda e iCal.
- Cronogramas de vários locais: empresas com vários locais gostarão da capacidade de criar cronogramas para os funcionários em cada local.
- Exporte cronogramas para outros programas de planilha: talvez você precise de informações de funcionários ou planilhas de tempo para outro uso. Poder exportar cronogramas para outros programas de planilha, como o Excel, ajuda a economizar muito tempo.
- Importe listas de funcionários: isso é particularmente útil quando você está configurando um cronograma de trabalho pela primeira vez. Isso não só economiza tempo, mas também ajuda a eliminar quaisquer erros. Formatos típicos: arquivos Excel e CSV.
- Visualizações do gerente que incluem custo: está se perguntando quanto custará essa hora extra que você acabou de aprovar? Este recurso foi projetado para permitir que os gerentes vejam o custo do tempo do pessoal para a empresa. É uma ferramenta útil para a elaboração do orçamento.
- Modelos: embora muitas opções sejam personalizáveis, os modelos incluídos fornecem um bom ponto de partida para criar um cronograma de trabalho.
- Suporte: os fornecedores geralmente disponibilizam fóruns, tutoriais, bate-papo ao vivo e vídeos para ajudá-lo a começar. Veja se esses recursos são gratuitos ou se você precisa pagar por serviços adicionais.
As soluções gratuitas de criadores de cronogramas de trabalho valem a pena?
Um criador gratuito de cronogramas de trabalho on-line é uma maneira fácil de ver se essa é a opção certa para você e sua empresa. Uma maneira fácil de começar é criando um calendário no Google Agenda que você compartilha com os funcionários. Você pode enviar e-mails de grupo manualmente e configurar alertas.
Se isso não for avançado o suficiente, experimente um criador gratuito de cronogramas de trabalho on-line. Embora eles forneçam mais funcionalidade do que o Google Agenda, eles não oferecem nem perto da quantidade de recursos disponíveis em versões pagas. Você provavelmente poderá enviar alertas, definir recorrências de agendamento, enviar e-mails diretos para funcionários individuais, criar cronogramas personalizados e registrar o atendimento aos funcionários. Depois de usá-lo por um mês, pode ser que você descubra que isso é suficiente para você.
Algumas das desvantagens das versões gratuitas são que elas não se integrarão às suas ferramentas existentes. Por exemplo, você não será capaz de automatizar a folha de pagamento. Se você está interessado em um criador de cronograma de trabalho mais robusto, muitos provedores oferecem um teste gratuito de 30 dias. Experimente alguns para ver qual você prefere.
Modelos gratuitos de criadores de cronograma de trabalho para Word e Excel
Não está pronto para ir em frente e testar um criador de cronograma de trabalho on-line? Compilamos uma série de modelos gratuitos de cronograma de trabalho semanal disponíveis no Excel ou Word. Eles são gratuitos e você pode personalizá-los para atender às suas necessidades.
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