O que é gerenciamento de trabalho?
A empresa de pesquisa e consultoria Gartner define gerenciamento de trabalho como "um conjunto de produtos e serviços de software que aplicam estrutura de fluxo de trabalho ao movimento de informações, bem como à interação de processos de negócios e processos de trabalho humano que geram as informações. O gerenciamento do trabalho agiliza e transforma processos cruciais de negócios e, assim, pode melhorar resultados e desempenho." Quebrar essa definição pode ser difícil porque o termo gerenciamento de trabalho se aplica a muitas funções de negócios diferentes. Em essência, o gerenciamento do trabalho define as maneiras pelas quais as organizações gerenciam e aprimoram seus processos internos para maximizar o sucesso.
Adotar uma estrutura de gerenciamento de trabalho significa examinar toda a gama de operações de negócios, identificar os pontos fortes e fracos dos processos atuais e aprimorá-los. Isso inclui fluxos de trabalho individuais, sistemas administrativos, de suporte e de TI e planejamento, produção e distribuição de bens ou serviços. No geral, o gerenciamento de trabalho aborda todos os processos de bastidores que afetam o resultado final de uma organização.
No gerenciamento do trabalho, os profissionais se preocupam com as questões de método: Como podemos aumentar o sucesso de nossos produtos/projetos? Como podemos melhorar nossos processos para apoiar melhor nossas metas de negócios? Muitas vezes, empregar estratégias de gerenciamento de trabalho responde a essas perguntas ajudando as empresas a agilizar processos, eliminar redundâncias e reduzir desperdícios. Para isso, as organizações devem desenvolver fluxos de trabalho mais eficientes (que definem a ordem de trabalho, ou seja, o sequenciamento de tarefas): isso é o gerenciamento do trabalho.
Gerenciamento de trabalho vs. Gerenciamento de projetos
Embora o gerenciamento de trabalho e o gerenciamento de projetos (PM) compartilhem muitos dos mesmos princípios subjacentes, como aumentar a eficiência, reduzir desperdícios e agilizar processos, são duas estruturas distintas. O gerenciamento do trabalho diz respeito a todos os níveis do gerenciamento geral de negócios/organização, desde o funcionário individual até os próprios processos. O gerenciamento de projetos, por outro lado, é sobre processos individuais de projetos.
No gerenciamento tradicional de projetos, as empresas organizam (ou reorganizam) a estrutura de trabalho para maximizar a eficiência e o sucesso de cada projeto exclusivo. No gerenciamento do trabalho, as empresas ampliam e analisam o quadro geral, todo o seu sistema de operações, e fazem ajustes para maximizar o sucesso geral dos negócios. No nível pessoal, o gerenciamento de projetos se preocupa em projetar equipes com conjuntos de habilidades complementares para garantir o sucesso do projeto, enquanto o gerenciamento de trabalho melhora a sequência e os processos de trabalho para que cada indivíduo possa desempenhar continuamente sua melhor capacidade dentro do sistema.
Como o PM está preocupado com projetos individuais, ele tem algumas limitações. Teoricamente, o gerenciamento rigoroso de projetos pode criar silos de trabalho, o que leva a uma comunicação interdepartamental deficiente. Além disso, muitas soluções de software destinadas ao gerenciamento de projetos podem compartimentalizar o trabalho. Portanto, embora a adaptação de suas metodologias de gerenciamento de projetos muitas vezes melhore as taxas de sucesso de projetos individuais e reduza o desperdício de tempo e recursos, ela não pode resolver todas as suas necessidades operacionais. É aqui que entra o gerenciamento do trabalho.
O gerenciamento do trabalho também compartilha características com os seguintes domínios de gestão:
- Gerenciamento de trabalho corporativo: esta estrutura é quase idêntica ao gerenciamento de trabalho, mas só é aplicável a organizações de grande escala. No gerenciamento do trabalho corporativo, os recursos são organizados em alinhamento direto com a missão e os objetivos da empresa.
- Gerenciamento de operações: como o nome sugere, o gerenciamento de operações lida com o processo de produção, bem como com as operações comerciais estratégicas. No gerenciamento de operações, o sucesso é definido pelo crescimento organizacional contínuo ao longo do tempo.
- Gerenciamento de atividades de trabalho (WAM): esta é uma estratégia emergente para ajudar as equipes a delegar e acompanhar o progresso em itens de trabalho. O objetivo do WAM é manter os processos em andamento em tempo hábil, para que as equipes possam identificar onde o trabalho com dificuldades.
- Gerenciamento de recursos: inclui todos os tipos de recursos de uma organização (financeiros, materiais, humanos etc.) e se preocupa em acessar e/ou implantar com sucesso esses recursos quando necessário.
Embora muitas dessas disciplinas específicas se sobreponham, este artigo se concentra principalmente no gerenciamento do trabalho como um domínio independente.
Sistemas e softwares de gerenciamento de trabalho
Se o gerenciamento do trabalho é a metodologia teórica para ajudar as equipes a melhorar a eficiência, um sistema de gerenciamento do trabalho é a ferramenta que torna isso possível. Com tantas peças em movimento em qualquer organização, grandes empresas de nível empresarial ou pequenas organizações sem fins lucrativos, você precisa de uma plataforma para mapear processos, monitorar o progresso e a alocação de recursos e armazenar toda a documentação importante. Além disso, um forte sistema de gerenciamento de trabalho também fornece aos usuários recursos de comunicação e colaboração que agilizam o trabalho e reduzem as reuniões pessoais e as sequências de e-mail. Além disso, ajuda no controle da versão.
Dado o que um sistema de gerenciamento de trabalho deve fornecer aos usuários, é lógico que os sistemas de gerenciamento de trabalho mais populares são as soluções de software. Em vez de sistemas de gerenciamento manual ineficientes, as ferramentas de software permitem comunicação mais rápida e funcionalidade de revisão, maior armazenamento de dados e maior facilidade de uso e opções de personalização.
A demanda por sistemas de gerenciamento de trabalho de software está aumentando na era digital atual. Essa necessidade reflete o aumento do tamanho e da complexidade dos sistemas de gerenciamento e o mercado cada vez mais competitivo, que exige agilidade no atendimento (e, portanto, processos internos mais eficientes). Em resposta a essa crescente dependência de soluções de software, existem várias ferramentas de gerenciamento de trabalho disponíveis para você escolher.
Os benefícios dos sistemas de gerenciamento de trabalho
O benefício mais importante do software de gerenciamento de trabalho é que ele pode melhorar o desempenho geral da empresa. Usando ferramentas que facilitam o monitoramento, gerenciamento e organização de trabalho, você não só descobrirá ineficiências em suas operações atuais e sistemas de fluxo de trabalho, mas também reduzirá o tempo gasto anteriormente acompanhando e atualizando o progresso manualmente. Em última análise, o uso de um sistema de gerenciamento de trabalho sólido resultará em processos internos mais confiáveis, mais rápidos e mais eficientes.
Independentemente do tipo de sistema de gerenciamento de trabalho escolhido, você terá esses benefícios:
- Gerenciamento colaborativo de tarefas: os membros da equipe podem usar sistemas de gerenciamento de trabalho para se unirem para realizar o trabalho. Muitos sistemas permitem que você atribua tarefas, atualize o progresso, faça listas e colabore em tempo real.
- Comunicação centralizada: muitos programas também oferecem recursos, como comentários, notas e recursos de bate-papo que permitem aos trabalhadores "conversar" dentro da plataforma. Em vez de montar notas de várias reuniões presenciais, sequências de e-mail e chamadas telefônicas, um sistema de gerenciamento de trabalho armazena toda a comunicação relevante como uma referência fácil. Essa funcionalidade suporta a colaboração entre os membros da equipe, bem como entre equipes e departamentos.
- Flexibilidade: como o uso de um sistema abrangente de gerenciamento de trabalho facilita a visualização e o acompanhamento do trabalho, você ganhará flexibilidade no cronograma do processo. Identifique gargalos ou obstáculos e descubra tempo extra dentro do seu cronograma de operações atual. Muitas vezes, as equipes que usam soluções de software de gerenciamento de trabalho empregam metodologias ágeis para aumentar a eficiência.
Usar um sistema de gerenciamento de trabalho também tem benefícios diretos para as equipes. Ao ganhar visibilidade nos processos, é possível otimizar a alocação de recursos, para que as pessoas tenham uma carga de trabalho apropriada e equitativa. Além disso, os sistemas de gerenciamento de trabalho podem liberar o tempo dos gerentes reduzindo o tempo gasto manualmente para acompanhar e gerenciar processos. Isso permite que os gerentes gastem mais do seu valioso tempo tomando decisões estratégicas importantes, assim o tempo dos funcionários também será melhor direcionado e, portanto, melhor gasto. Em última análise, todos esses benefícios voltados para o trabalhador podem levar a uma força de trabalho mais feliz, mais autodirigida e eficiente, o que é importante para a reputação, o moral e a retenção de funcionários da empresa.
Lembre-se, adotar um sistema de gerenciamento de trabalho não significa que você deve descartar seus processos de negócios atuais. Em vez disso, você pode usar os princípios de gerenciamento do trabalho para se integrar ao seu fluxo de trabalho existente e melhorar o sistema que você já emprega. Um sistema de gerenciamento de trabalho adiciona poder às suas operações, ajudando a organizar, gerenciar e monitorar o trabalho, além de permitir uma comunicação mais rápida e fácil entre os membros da equipe.
Como selecionar um sistema de gerenciamento de trabalho para sua organização
Embora existam muitos sistemas de gerenciamento de trabalho com funcionalidade sofisticada, o maior determinante do sucesso é a adequação da empresa. Antes de começar a procurar soluções, no entanto, você deve primeiro examinar os processos de fluxo de trabalho atuais. Para melhorá-los e adotar um novo sistema que ajude a resolvê-los e gerenciá-los, você deve estar totalmente informado sobre o estado atual dos negócios.
Para iniciar esta investigação, faça perguntas como estas:
- O que está funcionando nos processos de trabalho atuais? O que não está funcionando?
- Quais processos você precisa mudar completamente, quais você precisa ajustar e quais você deseja manter?
- Qual é a área mais crítica de melhoria para o seu negócio (sucesso do produto no mercado, velocidade de produção e eficiência, comunicação interdepartamental etc.)?
- Quais são as limitações atuais para o seu sucesso? Onde em seus processos você pode combater essas limitações e melhorar?
Depois de responder a essas perguntas e determinar as áreas nas quais você precisa melhorar, pense no que você deseja que um sistema de gerenciamento de trabalho forneça. Mais uma vez, tenha em mente suas necessidades específicas: um programa de software sofisticado nem sempre é a melhor escolha para todas as organizações. Portanto, leve em consideração o seguinte ao procurar uma solução:
- Tamanho/longevidade da empresa: quantas pessoas, equipes e departamentos o sistema terá que atender? Quão concretos são seus processos atuais e quão aberta é sua equipe para adaptá-los? Planejar o volume de trabalho que percorrerá o sistema fornecerá informações críticas sobre se você pode lidar com isso manualmente ou se precisa optar por uma solução de software.
- Tipos de sistemas usados atualmente: você atualiza processos e progresso manualmente, ou já tem software em vigor? Quão difícil será adotar um novo sistema? Considere a integração real do software, bem como a facilidade de uso para os funcionários.
- Histórico com processos atuais: considere tanto o desempenho do sistema quanto a satisfação dos funcionários com ele. Identifique os pontos fortes e fracos do seu sistema atual para que você possa emular ou melhorar quando atualizar.
Esses princípios orientadores ajudarão você a determinar que tipo de sistema proporcionará o maior benefício à sua organização. Na próxima seção, passaremos por vários outros critérios para levar em conta se você optar por buscar uma solução de software.
Escolha de uma solução de software para gerenciamento de trabalho
Em geral, as soluções de software oferecem três grandes vantagens em relação aos sistemas manuais de gerenciamento de trabalho:
- Automação: economize tempo com sincronizações automáticas de dados, atualizações e alertas.
- Baseado em nuvem: acesse a qualquer hora, em qualquer lugar e de qualquer dispositivo. Vários membros da equipe também podem acessar sistemas baseados em nuvem simultaneamente.
- Atualizações em tempo real: mantenha o controle da versão com um centro de informações central que se atualiza entre dispositivos em tempo real.
Se, com base na análise anterior de seus processos atuais, você decidir que uma solução de software é a melhor escolha para sua organização, você deve se envolver novamente em um longo processo de tomada de decisão ao escolher um produto específico. Veja as funcionalidades específicas que cada programa tem a oferecer e escolha o programa que melhor atende as suas necessidades. Lembre-se de que funcionalidades arrojadas não se traduzirão em sucesso nos negócios, a menos que atendam às necessidades e lacunas específicas em seus processos de fluxo de trabalho atuais.
Algumas funções a serem consideradas incluem:
- Atribuição de tarefas
- Software de cronogramas
- Versão móvel
- Painéis/relatórios
- Geolocalização
- Gráficos de Gantt (e dependências)
- Compartilhamento de documentos
- Integração (com outros programas de software)
Um poderoso sistema de gerenciamento de trabalho com o Smartsheet
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.