O que é cálculo de produtividade?
Um cálculo de produtividade mede a eficiência de como os recursos são usados para produzir um item ou prestar um serviço. Ele compara a quantidade de recursos usados com a saída para criar uma taxa de eficiência.
Cálculo da produtividade dos funcionários
Muitos fatores externos podem afetar a produtividade da sua organização: a economia nacional, uma recessão, inflação, concorrência etc. Embora você não possa controlar tudo, é possível controlar e medir o desempenho dos funcionários. A produtividade dos funcionários tem um enorme impacto na lucratividade e, com uma equação simples, é possível monitorar a produtividade por indivíduo, equipe ou até mesmo departamento.
Você pode medir a produtividade dos funcionários com a equação de produtividade do trabalho: saída total/entrada total.
Digamos que sua empresa tenha gerado US$ 80 mil em bens ou serviços (saída) utilizando 1.500 horas de trabalho (entrada). Para calcular a produtividade do trabalho de sua empresa, bastaria dividir 80 mil por 1.500, o que equivale a 53. Isso significa que sua empresa gera US$ 53 por hora de trabalho.
Você também pode analisar a produtividade da força de trabalho em termos de contribuição individual dos funcionários. Neste caso, em vez de usar horas como entrada, você usa o número de funcionários.
Digamos que sua empresa gerou US$ 80 mil em bens ou serviços em uma semana, com 30 funcionários. Basta dividir 80 mil por 30, o que equivale a 2.666 (o que significa que cada funcionário produziu US$ 2.666 para sua empresa por semana).
Cálculo da produtividade por setor
Embora a fórmula para calcular a produtividade dos funcionários pareça bastante simples, talvez sejam necessários alguns ajustes com base no setor. Como você define e mede as mudanças de produtividade com base em seu trabalho, será necessário ajustar sua equação.
Por exemplo, a unidade de serviço (UOS) mudará dependendo do trabalho. A fórmula de produtividade da força de trabalho não exige um UOS, mas defini-la pode ser útil para adicionar contexto à saída. Um representante de vendas pode ter "chamadas feitas" ou "negócios fechados" como seu UOS, enquanto um camareiro em um hotel pode ter "quartos limpos por turno" como seu UOS.
Referências e metas
As referências e metas de produtividade também mudam dependendo do setor. Alguns trabalhos já possuem referências básicas estabelecidas. Por exemplo, os representantes de atendimento ao cliente têm referências que estabelecem quanto tempo uma chamada "produtiva" deve levar. No entanto, muitas empresas terão que estabelecer essas referências por conta própria.
E, com base nessas referências, você pode decidir alterar a meta de produtividade. Em muitos trabalhos, como os de atendimento ao cliente, o funcionário não tem muito controle sobre sua própria produtividade (ou seja, depende de quantas chamadas recebe, o que não pode controlar). Nesse caso, não é realista dizer que eles devem atingir 100% de produtividade, então você pode reduzir a meta.
Fatores do setor a serem considerados
Quando você calcula a produtividade usando o método de produtividade do trabalho, a saída mudará conforme o setor. Veja alguns exemplos:
- Vendas: para medir a produtividade das vendas, você deve medir uma variedade de saídas adicionais, como o número de novas contas abertas, o de chamadas feitas e o volume de vendas em moeda.
- Serviços: o setor de serviços é um dos mais difíceis para calcular a produtividade devido à intangibilidade das saídas envolvidas. Você pode medir o número de tarefas realizadas ou o número de clientes atendidos.
- Fabricação: se você fabrica mercadorias, talvez queira usar a saída de horas de trabalho por unidade produzida. Em outras palavras, o que você quer calcular é o custo de produto de uma unidade.
Medição da eficiência
Enquanto a produtividade mede a quantidade, a eficiência mede a qualidade. Você pode calcular um número de produtividade muito alto por funcionário, mas esse número por si só não oferece nenhuma visão sobre a qualidade do trabalho (em teoria, um funcionário pode parecer muito produtivo, mas na verdade estar produzindo saídas horríveis).
Para corresponder os números de produtividade a uma referência, você pode comparar a produtividade atual com a quantidade padrão de esforço necessário para a mesma saída. Divida as horas de trabalho padrão pela quantidade real de tempo trabalhado e multiplique por 100. Quanto mais próximo o número final estiver de 100, mais eficazes serão seus funcionários.
Por exemplo, digamos que as horas de trabalho padrão para um determinado projeto sejam 80 e a quantidade real de tempo trabalhado seja 92. Você dividiria 80 por 92 e multiplicaria por 100, o que resultaria em uma eficiência de 87%.
Ao comparar produtividade e eficiência, existem algumas proporções diferentes a serem consideradas:
- Razão de tempo ocioso: (tempo de inatividade da produção/ total de horas de trabalho) x 100
- Razão de atividade: (horas esperadas necessárias para produzir a saída real/horas reais necessárias para a conclusão) x 100
- Capacidade da força de trabalho: (horas reais trabalhadas / total de horas da força de trabalho orçadas) x 100
Relatórios longitudinais
O maior benefício ao medir a eficiência dos funcionários está nos relatórios longitudinais, onde você calcula a eficiência ao longo de um período de tempo. Isso permite que você identifique tendências que podem afetar a forma como você organiza a equipe ou contrata e dispensa funcionários.
Medir a eficiência e a produtividade a longo prazo também pode ajudar você a decidir quem deve receber uma promoção ou bônus. E, por último, esse tipo de relatório pode desempenhar um papel na modelagem preditiva: se você souber a taxa de eficiência de um funcionário, poderá prever quantos itens/tarefas serão produzidos ou concluídos em um determinado período de tempo.
Como calcular a produtividade em uma organização
1. Produtividade de fator parcial
Esta fórmula é composta pela razão entre a saída total e uma única entrada. Os gerentes tendem a usar essa fórmula com mais frequência porque os dados estão disponíveis e são de fácil acesso. Além disso, as equações de produtividade de fator parcial são mais fáceis de se relacionar com processos específicos porque lidam com uma única entrada.
Para calcular a produtividade de fator parcial, digamos que uma empresa gere US$ 15 mil em saída e o valor semanal de todas as entradas (força de trabalho, materiais e outros custos) seja de US$ 8 mil. Dividindo 15 mil por 8 mil, chegamos a uma produtividade de fator parcial de 1,8.
2. Produtividade multifatorial
Enquanto a fórmula de produtividade de fator parcial usa uma única entrada, a produtividade multifatorial é a razão entre os valores de saída totais e um subconjunto de entradas. Por exemplo, uma equação pode medir a razão entre a saída e a força de trabalho, materiais e capital. Esse método é uma medida mais abrangente do que a produtividade de fator parcial, mas também é mais difícil de calcular.
Pedimos a Dan Keto, um especialista em produtividade da Easy Metrics, para dar um exemplo que ilustre uma possível equação de produtividade multifatorial.
Um de nossos clientes gerencia as operações de cross-docking para um dos maiores varejistas do país. Cross-docking é a prática de descarregar a carga marítima importada em contêineres e recarregá-la em caminhões para entrega. Basicamente é como desmontar um cubo mágico e depois remontá-lo. O paradigma do setor é olhar para a métrica de produção para os trabalhadores que lidam com o frete em termos de caixas por hora (CPH). Durante um período mais longo, esta é uma métrica razoável. No entanto, não é eficaz para gerenciar as operações diariamente por funcionário.
Cada contêiner de carga pode ter de 40 caixas a 20 mil caixas, dependendo do tipo de produto no contêiner, e ter até 100 SKUs diferentes. O mix de frete tem um impacto drástico no tempo necessário para processar o trabalho. Dependendo do mix de contêiner, o CPH pode variar de 20 casos por hora de trabalho a mais de 400.
Usando o CPH, o cliente não conseguiu ter qualquer consistência em seus requisitos de produtividade ou previsão da força de trabalho porque não estava usando outros fatores presentes nos dados para calcular com mais precisão o padrão da força de trabalho. Ao incorporar SKUs, divisões, peso da caixa e cubo nos cálculos, conseguimos desenvolver um padrão multifatorial para a força de trabalho capaz de prever com precisão e consistência a quantidade de força de trabalho necessária para cada contêiner de frete.
Usando um modelo de regressão linear, a fórmula padrão para esse método é
HORAS = AX + BY + CZ + D
No caso do exemplo acima, HORAS = A*(nº caixas) + B*(divisões) + C*(SKUs) + D*(cubo) + E*(peso) + F. Os coeficientes A-F são os fatores de ponderação calculados multiplicados pela entrada para obter o resultado final. Esses coeficientes podem ser calculados usando estudos de tempo em movimento (modelo de engenharia industrial) ou, se você tiver um conjunto de dados grande o suficiente, ferramentas de regressão linear. A tecnologia moderna e o Big Data agora podem dar, mesmo a pequenas operações, a capacidade de calcular padrões de produtividade multifatorial com boa relação custo-benefício.
O resultado final usando o exemplo acima foi que o cliente pôde ver o nível de produtividade de cada funcionário e, então, gerenciar e treinar os funcionários proativamente com base nessa informação. Os custos com a força de trabalho foram reduzidos em mais de 30%.
3. Produtividade de fator total
Essa fórmula combina os efeitos de todos os recursos usados na produção de bens e serviços (força de trabalho, capital, material etc.) e os divide na saída. Esse método pode refletir mudanças simultâneas em saídas e entradas, no entanto, elas não mostram a interação entre cada saída e entrada separadamente (o que significa que são amplas demais para melhorar áreas específicas).
Essa equação também é difícil de calcular. Nosso especialista em produtividade da Easy Metrics, um sistema de gerenciamento de força de trabalho, compartilha um exemplo para ilustrar um possível cálculo.
Medir a produtividade de fator total é arte e ciência. A principal coisa a ter em mente ao construir essa métrica de produtividade é se concentrar em entradas que tenham uma correlação razoável de custo e eficiência com a saída. Os engenheiros geralmente querem medir todos os fatores possíveis das entradas em torno de um processo. Usando a análise de Big Data, muitas vezes descobrimos que a correlação de muitos desses fatores de entrada está abaixo da variância natural (ruído) que ocorre dentro do processo. Por isso, muitas vezes, coletar essas informações não vale o custo de fazê-lo.
Um de nossos clientes é uma gigante no ramo de processamento de alimentos, que produz produtos vegetais embalados. A empresa tem cerca de 200 funcionários por turno, trabalhando em 16 linhas de produção centradas em equipamentos e aproximadamente 1000 SKUs de produtos diferentes. A métrica padrão era olhar para os quilos produzidos por hora de trabalho para medir suas eficiências, no entanto, essa prática pode ser muito enganosa porque, dependendo do produto, há uma alta variação.
Nosso trabalho com essa empresa visava a aumentar o número de fatores medidos para gerar uma compreensão clara da produtividade geral, bem como identificar áreas em que deveriam se concentrar para aumentar a produtividade. Estes fatores foram:
- Tempo de atividade das máquinas: medido como um percentual de horas de turno.
- Tempo perdido: variação entre o tempo de ponto do trabalhador e o tempo na linha de produção.
- Padrão de trabalho versus peso por hora: padrões de produção multivariados desenvolvidos com base no estilo de embalagem e tipo/mistura de commodities. Resultado pontuado como percentual do padrão, em que 100% significa operar no nível de produtividade esperado.
- Rendimento/perda do produto: fator qualitativo medindo o peso de saída versus o peso de entrada.
- Fator de qualidade de entrada do produto: as variações de qualidade das commodities criam variações na produtividade.
- Fator de execução da produção: leva em conta o tempo para mudar as linhas para novos tipos de produtos. Lotes pequenos proporcionalmente têm tempos de configuração comparativamente maiores por quilo de produto.
O resultado final foi um painel de relatórios abrangente com um macrorresultado do fator de produtividade total, pontuado como uma porcentagem em que 100% é a meta diária e, em seguida, cada subfator acima é dividido para que seja possível identificar deficiências. Cada subfator é ponderado em proporção à sua importância. Os padrões de força de trabalho e tempo de atividade da máquina receberam ponderações de 30% cada, com os outros fatores tendo ponderações menores, já que esses dois fatores eram os principais impulsionadores da produtividade.
Fator de produtividade total = 0,30 × tempo de atividade das máquinas + 0,10 × tempo perdido + 0,30 × padrão de trabalho + 0,10 × rendimento do produto + 0,10 × fator de qualidade de entrada + 0,10 × fator de execução da produção
O cliente agora tem clara visibilidade de suas operações e das informações disponíveis para lidar com as deficiências à medida que elas surgem.
Outros pontos a considerar
Depois de identificar a fórmula que funciona melhor para sua organização, há uma série de outros fatores a serem considerados:
- Índice de produtividade: como a produtividade é uma medida relativa, ela deve ser comparada a outra coisa para que os dados tenham valor. Você pode ter um conjunto de números que representam a produtividade da sua organização, mas como saber se estes são bons ou ruins? Para entender a produtividade da sua própria organização, é preciso criar um índice de produtividade. Ela é a razão entre a produtividade medida em um determinado período de tempo e aquela medida em um período base. Por exemplo, se a produtividade do período base for 2 e a do período seguinte for 2,3, o índice de produtividade seria 2,3/2 = 1,15, significando que a produtividade da sua organização aumentou 15%. Ao monitorar esses números ao longo do tempo, você pode identificar padrões e avaliar sucessos e falhas.
- Valor agregado: uma medida comum para mercadorias e serviços (saída). É a diferença entre o que um cliente paga e o que a empresa paga pelas matérias-primas. Quanto maior o valor de um produto ou serviço, mais dinheiro pode ser investido em salários, lucros ou impostos. O valor agregado é calculado subtraindo-se o custo total das vendas da saída.
- Utilização: mede o trabalho da gerência. Analisa a utilização do tempo disponível da força de trabalho e indica o quanto os gerentes usaram bem os recursos da força de trabalho. Por exemplo, há 450 minutos de trabalho em um turno de oito horas. Se 380 desses minutos fossem gastos realmente trabalhando, a utilização dessa pessoa seria de 84%.
Como calcular a produtividade usando o software de produtividade de escritório
Você sabe que a tecnologia ajuda seus funcionários e sua organização a serem mais produtivos, mas como medir e provar isso?
Calcular o valor do software de produtividade de escritório não é tão simples quanto calcular a produtividade para os funcionários ou sua empresa. Não há uma fórmula única que gere o ROI a partir de uma nova ferramenta.
No entanto, existem algumas táticas diferentes que você pode implementar para ajudar a provar o valor das ferramentas de produtividade de escritório.
- Compare as métricas antes e depois de implementar a ferramenta: antes de começar a calcular o valor e a produtividade de uma ferramenta, você deve monitorar as métricas antes que a ferramenta seja implementada. Você precisa ter números para comparação, caso contrário, não será possível atribuir nenhum aumento à ferramenta de produtividade de escritório. Se possível, monitore os números totais anual, trimestral, mensal, semanal e diariamente antes de usar a ferramenta. Por exemplo, em uma empresa que trabalha com assinaturas, você deve monitorar avaliações, conversões, upgrades, downgrades e cancelamentos para cada período. Depois de implementar a ferramenta, você pode monitorar as mesmas métricas e comparar os números. Embora não seja possível correlacionar 100% das alterações à nova ferramenta (outros fatores também podem estar contribuindo), é um indicador prático convincente.
- Considere o valor em termos de tempo do funcionário: quando os funcionários estiverem usando a ferramenta, pergunte a cada pessoa quanto tempo ela está economizando. Por exemplo, se seu software de produtividade de escritório automatiza um processo que costumava ser gerenciado em tempo integral por um funcionário, você está essencialmente deixando de pagar o salário anual dessa pessoa. Ou, se a ferramenta economiza 5 horas por semana de um determinado funcionário, descubra quanto você está pagando a esse funcionário por hora e multiplique esse valor por 5 para calcular a economia total por semana.
Estudo de caso: como a Forrester calculou a produtividade do Smartsheet
A Forrester Research, uma empresa independente de tecnologia e pesquisa de mercado, calculou quantitativamente o valor do Smartsheet, uma ferramenta de gerenciamento de trabalho colaborativo, em seu estudo, "The Total Economic Impact of Smartsheet" (O impacto econômico total do Smartsheet). A abordagem da Forrester atua como um estudo de caso para ajudar outras organizações a descobrir como atribuir um valor monetário ao software.
A Forrester calculou os seguintes benefícios comerciais do uso do Smartsheet:
- Aumento de 25% na produtividade das equipes de trabalho, levando a uma economia de US$ 3.609.375 em três anos.
- Economia de 21% do tempo dos gerentes de projetos, produtos e processos, levando a uma economia de US$ 5.890.500 em três anos.
- Uma redução de custo de US$ 835.200 em três anos para consolidar os problemas dos clientes, aumentando a capacidade de resposta dos engenheiros de vendas e serviços.
- Recursos aprimorados em torno de projetos, resultando em uma redução de custos de US$ 450.000 em três anos.
- ROI de 1.437%
Como a Forrester chegou a esses números? Esta é a estrutura e metodologia que eles seguiram:
- Entrevistas com funcionários internos Smartsheet em todos os departamentos
- Entrevistas com organizações que já estão usando o Smartsheet
- Construção de um modelo financeiro preenchido com os dados de custo e benefício obtidos nas entrevistas.
- Ajuste do modelo financeiro com base em questões e preocupações destacadas nas entrevistas.
Após uma ampla pesquisa e coleta de dados concretos, a Forrester inseriu as descobertas em uma tabela como esta:
Esta é a fórmula para replicar essa abordagem para sua organização:
Número de equipes em sua organização X ganho de produtividade semanal para a equipe em horas X número de semanas por ano, excluindo férias X taxa horária média X porcentagem de utilização anual = aumento da produtividade antes do ajuste de risco
Então, depois de obter esse número, você precisará ajustar o risco (isso requer que você atribua um valor percentual para representar o risco em sua organização).
Aumento da produtividade antes do ajuste de risco X percentual de ajuste de risco = ajuste de risco em dólares
Aumento da produtividade antes do ajuste de risco - ajuste de risco em dólares = aumento final da produtividade da equipe de trabalho
Dicas rápidas para aumentar a produtividade
Depois de analisar e calcular a produtividade no nível de funcionário, organização e software, a próxima pergunta lógica é: "Como faço para aumentar a produtividade?"
Estas são algumas dicas simples para aumentar a produtividade em todos os níveis:
Como aumentar a produtividade dos funcionários:
- Estabeleça metas claras: os funcionários ficam mais motivados a ir além quando têm expectativas e diretrizes claras. Ao compartilhar metas específicas com a equipe, eles poderão gerenciar melhor o tempo e otimizar a produtividade.
- Forneça feedback regularmente: o feedback eficaz melhora o moral da equipe e incentiva os funcionários a crescer e a fazer melhor. Certifique-se de oferecer feedback contínuo que se concentre em ações, em vez de em pessoas, e seja preciso.
- Dê o equipamento certo: pergunte aos funcionários de quais ferramentas e equipamentos precisam para serem bem-sucedidos e certifique-se de que eles funcionem! Você não vai querer que a produtividade caia simplesmente porque os computadores ou o software não estão funcionando corretamente.
Como aumentar a produtividade organizacional:
- Crie um programa de incentivo: os funcionários trabalham mais quando se sentem respeitados e apreciados. Um programa de incentivo, como oferecer tempo extra de férias ou bônus, pode motivar uma empresa inteira a trabalhar mais. E um programa de incentivo nem precisa ter valor monetário para ser eficaz. Algo bem simples como um programa de reconhecimento de funcionários pode aumentar a produtividade.
- Garantir a adesão da liderança sênior: ao definir as metas organizacionais, certifique-se de ter a adesão da liderança. Os líderes estão sempre sendo observados e julgados, então eles precisam dar um bom exemplo. Se os funcionários os virem saindo mais cedo todos os dias ou no Facebook por horas, eles começarão a pensar que tudo bem fazer o mesmo.
- Incentive horários flexíveis: embora pareça contraintuitivo, exigir que todos os funcionários sigam o mesmo cronograma rígido é ruim para o moral e a produtividade da empresa. Permitir que os funcionários trabalhem de casa, definam seus próprios horários e/ou tenham folga remunerada ilimitada realmente aumenta a lealdade e a produtividade.
Como aumentar a produtividade do software:
- Envolva toda a equipe: o ponteiro não vai sair do zero se apenas uma pessoa estiver usando a ferramenta de produtividade de escritório. A chave para gerar valor é garantir uma adoção generalizada. Se todos estiverem usando a mesma ferramenta, sua equipe poderá se mover mais rapidamente e trabalhar mais.
- Aproveite os treinamentos gratuitos: se os funcionários não entenderem como usar uma ferramenta logo no início, eles simplesmente não terão tempo para aprender isso. Mesmo que seja a ferramenta mais fácil do mundo, os funcionários podem se sentir sobrecarregados, sem saber por onde começar. Aproveite as opções de treinamento que as empresas de software normalmente oferecem, desde vídeos sob demanda até webinars gratuitos e sessões presenciais.
- Explore as integrações: os funcionários usam dezenas de aplicativos diferentes diariamente e, se uma nova ferramenta não se conectar ou funcionar com os aplicativos que já usam, eles vão esquecer. A boa notícia é que a maioria das ferramentas de produtividade oferece integrações com outras ferramentas, como Google Apps, Evernote, Tableau e outras.
Aumente a produtividade com gerenciamento de trabalho em tempo real no Smartsheet
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