O que é um caso de negócio?
Um caso de negócio é um documento formal e estruturado, um documento informal, curto ou uma troca verbal que define os benefícios de uma iniciativa ou projeto.
Além disso, um caso de negócio prevê os custos, os benefícios e os riscos de uma iniciativa para que os tomadores de decisão – e até mesmo os iniciadores do projeto – possam decidir se um projeto vale a pena e por que escolher uma abordagem em vez de estratégias semelhantes.
Jim Maholic tem mais de 20 anos de experiência com estratégia de TI e desenvolvimento de casos de negócios, incluindo duas passagens como CIO, dois cargos de gestão com as empresas de consultoria Big Four e cargos de liderança em várias empresas de tecnologia.
Ele descreve um caso de negócio desta forma: “um caso de negócio é a história completa que explica o ROI para um projeto de capital. Ele começa com uma declaração de um problema de negócio, depois explora como podemos resolver tal problema e o valor dessa resolução. Por exemplo, ‘nossas receitas não estão subindo tão rápido quanto deveriam’ ou ‘o inventário não está girando tão rápido quanto deveria’ ou ‘os custos são muito altos’. É aí que começa o caso de negócio.
“Então, descobrimos o quão grande é esse problema. Conversamos com as pessoas da empresa e descobrimos qual é o valor da resolução do problema. Todas essas informações são empacotadas em uma história que diz: ‘Aqui está o problema. Aqui está o valor da resolução do problema. Aqui está o que custa em hardware, software ou qualquer outra coisa. Aqui estão os benefícios. E aqui está toda a história.’”
Casos de negócio explicam por que você deve investir
Um caso de negócio explica por que as partes interessadas devem investir em um projeto. O propósito de um caso de negócio contrasta com o de uma proposta de projeto, que fornece um esboço de alto nível do que você quer iniciar e seus benefícios para a empresa, ou o de um plano de projeto, que explica como você executa um projeto. Você deve criar seu caso de negócio durante os estágios iniciais do planejamento do projeto.
Um caso de negócio também pode se tornar um documento chave para um gerente de projeto ao planejar, criar marcos e avaliar o progresso.
Outros nomes e usos para casos de negócio são justificativa financeira, análise de custo-benefício (CBA), análise de custo total de propriedade (TCO) e análise de retorno do investimento (ROI). Organizações sem fins lucrativos e entidades governamentais às vezes se referem a casos de negócio como declarações de caso.
O que é BCA (análise de caso de negócio)?
Uma análise de caso de negócio (BCA, Business Case Analysis) não analisa apenas os custos mais baixos, mas também o valor técnico e outros fatores não quantitativos no que é conhecido como uma análise de melhor valor. A BCA aborda as triplas restrições de tempo, dinheiro e escopo, e pode incluir medidas como desempenho, confiabilidade, viabilidade e suporte.
Embora análise de caso de negócio seja usada de forma intercambiável com caso de negócio, alguns especialistas consideram a análise como parte do caso de negócio como um todo.
Para que um caso de negócio é usado?
Um caso de negócio ajuda uma empresa ou uma organização a se preparar para novos empreendimentos ou novas mudanças. Este documento é um componente básico crucial do sucesso do projeto e sustenta as bases do envolvimento de alto nível e do forte planejamento. Casos de negócio resumem os benefícios de um esforço, esclarecendo o valor comercial de um projeto para ajudar as partes interessadas a tomar decisões.
Um bom caso de negócio deve se concentrar menos na tecnologia, conhecimento de domínio ou produtos específicos e muito mais nos usuários de um produto e nos objetivos de um projeto. Na mesma linha, um gerente de projeto deve se concentrar não apenas na criação de resultado, mas também na entrega de valor. Uma iniciativa pode oferecer muitos tipos de valor, incluindo a contribuição para objetivos estratégicos, o aumento da eficiência e o apoio à conformidade. A atenção insuficiente aos detalhes de um caso de negócio e à pesquisa que o acompanha pode levar a resultados ruins para o projeto.
Casos de negócio geralmente descrevem estes itens:
- Um problema ou oportunidade de negócios.
- Possíveis soluções e seus benefícios e desvantagens (às vezes conhecidos como não benefícios).
- Riscos associados à solução principal.
- Custos.
- Cronograma de implementação.
- Consequências de implementar uma solução e de manter o status quo.
- Recursos necessários para a iniciativa ou projeto.
Vantagens de um caso de negócio
Um caso de negócio pode parecer apenas mais um documento destinado à prateleira ou ao triturador, mas ele pode oferecer vantagens reais:
- Todas as partes interessadas têm expectativas semelhantes sobre o valor e os benefícios de uma iniciativa para uma organização.
- Você pode converter um caso de negócio em um plano de projeto com marcos. Você aumenta as chances de sucesso de um projeto com o planejamento.
- Um caso de negócio se torna um indicador para determinar se um esforço continua a oferecer valor durante a execução e depois que uma equipe produz uma entrega.
- Os planejadores de projeto podem estabelecer mais facilmente objetivos e metas.
- Você pode reconhecer mais facilmente o sucesso.
- As equipes aplicam os recursos certos de forma mais eficiente.
Quem prepara um caso de negócio?
Você pode pensar que os casos de negócio representam o campo de ação de diretores financeiros e contadores. Na verdade, as pessoas que têm conhecimento direto dos processos e das equipes devem ser responsáveis pela criação desses documentos.
Alguns especialistas dizem que o indivíduo que defende a mudança deve decretar a mudança para que qualquer pessoa em qualquer função possa assumir as responsabilidades de produzir um caso de negócio. Isso inclui consultores, gerentes de linha ou gerentes de TI. Em algumas organizações, o patrocinador do projeto ou gerente de projeto pode orientar a preparação do caso de negócio e incluir informações de departamentos e SMEs (especialistas no assunto) relevantes.
Quando você precisa de um caso de negócio?
Não é mais suficiente concluir um projeto e apresentar uma entrega. Em uma economia que muitas vezes parece tão instável quanto era em 2008, as partes interessadas querem notar que uma entrega cria valor e benefícios para uma organização. Isso é particularmente verdadeiro para projetos complexos ou aqueles que requerem justificativa para o emprego de recursos externos. Projetos do setor público frequentemente necessitam de casos de negócio.
O que há em um caso de negócio?
Um caso de negócio descreve, para um tomador de decisão, os benefícios e o valor comercial de uma iniciativa proposta. O termo caso de negócio frequentemente se refere a um documento escrito que é enviado para revisão ou apresentado em uma reunião, mas também pode se aplicar a uma proposta informal e falada.
O que deve estar presente em um caso de negócio?
Um caso de negócio bem escrito flui logicamente desde a apresentação de um problema ou oportunidade, passando pelas vantagens e desvantagens das soluções até a descrição da solução recomendada. Quando precisa de grandes detalhes, você pode dividir o texto em subseções para que o conteúdo seja mais fácil de examinar, bem como mais rápido e menos desanimador de ler. A seguir, estão as seções comuns de um caso de negócio em ordem sequencial:
- Resumo executivo.
- Declaração do problema.
- Análise e detalhes financeiros.
- Recomendação.
Muitas organizações têm modelos pré-estabelecidos para escrever casos de negócio. Se sua organização não tiver, procure on-line por modelos gratuitos de casos de negócio fáceis de usar para casos de negócio de construção, casos de negócio de uma página e muito mais. Dependendo das necessidades narrativas do caso de negócio, ele pode conter muitas seções possíveis:
- Prefácio: um prefácio pode indicar o público-alvo e quaisquer documentos relacionados.
- Sumário: se o seu documento for entregue como um arquivo PDF, considere usar hiperlinks no sumário para as seções apropriadas.
- Resumo executivo ou briefing executivo: esta é a última parte do caso de negócio que você escreve – mas também a primeira e, às vezes, a única parte que as pessoas leem. Portanto, é crucial acertar nessa etapa. Maholic recomenda um resumo executivo de uma página que inclua respostas a quatro perguntas que você compila depois de escrever o resto do documento. Apresente essas perguntas em um slide, usando quatro pontos principais:
- Qual é o problema?
- Qual você acredita ser o valor da resolução do problema?
- Quanto você está pedindo?
- Quando começaremos a ver benefícios?
“Tive algumas apresentações que não foram além dessa primeira página”, pondera Maholic.
- Descrição do produto ou serviço: ao propor um novo objeto ou conceito, detalhe o que é o produto e como ele funciona.
- Uma declaração do problema ou declaração de missão: ao descrever o problema ou a missão da organização, você pode contextualizar a iniciativa proposta.
- Catalisador de negócios para a iniciativa: indique quais benefícios contribuirão para os objetivos estratégicos da organização.
- Seção financeira: explique quanto o projeto custará e se ele é acessível. Detalhe o fluxo de caixa. Descreva as despesas para executar (ou não executar) o projeto em uma comparação de custos em relação aos benefícios previstos. Realize uma análise de sensibilidade, uma técnica para determinar como os diferentes valores de uma variável independente afetam uma variável dependente.
- Definição de projeto: por que este projeto? Qual é o objetivo? Que problema você está tentando resolver? Apresente informações de referência, como programas comparáveis. Explique como esse esforço agregará valor ao negócio. Detalhe os seguintes benefícios e limitações:
- Benefícios financeiros e não financeiros.
- Melhorias na qualidade.
- Redução de custos por meio da eficiência.
- Receita adicional.
- Competitividade.
- Atendimento ao cliente melhorado.
- Opções: quais são as soluções possíveis para o problema? Normalmente, você reduz esta lista para 3 a 5 opções viáveis. Com frequência, você inclui uma opção de “não fazer nada” e uma opção de referência. Algumas organizações exigem a opção “não fazer nada”, outros só a exigem se ela for uma possibilidade legítima. Quantifique os benefícios de cada solução em potencial. Além disso, descreva em linhas gerais os riscos, problemas e interdependências para cada solução.
- Descrição do plano: detalhe quem, o quê, quando e onde referentes à iniciativa. Resuma as principais atividades e forneça um cronograma. Divida o projeto em estágios e responda a essas perguntas para cada estágio:
- O que é necessário?
- Como é feito?
- Quem faz o quê?
- Quando as coisas acontecerão?
- Avaliações ou análises: sua análise deve listar suposições e considerar o fluxo de caixa e os custos. Descreva os riscos do projeto e os planos para lidar com eles. Além disso, discuta como você aproveitará as oportunidades. Descreva o contexto de sua empresa usando a análise PESTLE (política, econômica, sociológica, tecnológica, jurídica e ambiental).
- Abordagem do projeto: detalhe a organização do projeto, incluindo governança e prestação de contas, funções e responsabilidades e o cronograma dos relatórios de progresso. Descreva a estratégia de compra para concluir a iniciativa. Você alugará equipamento? Alugará espaço de escritório? Contratará pessoal?
- Recomendação e próximas etapas: observe a solução recomendada e a ação imediata necessária.
- Anexo: adicione documentação de suporte aqui, como planilhas, gráficos ou desenhos.
Considerações para apresentações executivas
As seções que compõem um caso de negócio podem variar de acordo com o seu estilo próprio e o tipo de iniciativa. Jim Maholic afirma: “Eu monto meus casos de negócio desta maneira: eu planejo uma reunião de uma hora, então eu tenho talvez 20 slides, mas de 10 a 15 slides são suficientes. Na realidade, eu posso ter 100 slides, mas adiciono esses em um anexo.” Você pode ter informações de apoio confiáveis, mas não quer entediar seu público de tomadores de decisão passando demoradamente por cada slide.
“Eles podem alocar uma hora mas, honestamente, você vai prender a atenção deles por 10 a 15 minutos, e daí começarão a verificar e-mails e outras coisas”, acrescenta Maholic. “Você precisa realmente ser conciso no modo como você faz isso e saber para onde está indo.”
“Comece com ‘temos esse problema’, seguido por ‘aqui estão as pessoas com quem conversamos que confirmaram que isso é um problema. Eles ofereceram ideias sobre como resolver esse problema, então podemos perceber esse benefício substancial’”, observa.
“O que importa em uma reunião executiva é que eu responda às principais perguntas: qual é o problema? Qual é o custo de não resolver? Quais são os benefícios em resolver? E quando veremos os benefícios? Você pode abordar perguntas adicionais mais tarde na reunião ou após a reunião, individualmente e off-line”, diz Maholic.
Modelos de casos de negócio
Usando modelos, você pode criar casos de negócio com mais facilidade, pois pode se concentrar em sua pesquisa e preencher os espaços em branco. Os seguintes modelos gratuitos e para download são personalizáveis para as necessidades da sua organização.
Modelo de apresentação de caso de negócio
Você pode alongar este modelo curto de apresentação do PowerPoint para acomodar mais detalhes. O modelo de apresentação de caso de negócio inclui espaços para descrever os seguintes elementos: o nome do projeto, o resumo executivo, a descrição do projeto, o financeiro, a solução recomendada, as suposições e dependências, as opções e os benefícios.
Baixe modelo de apresentação de caso de negócio – PowerPoint
Modelo simples de caso de negócio
Um modelo simples de caso de negócio atende a um projeto pequeno ou a uma pequena organização. Ele pode cobrir detalhes extensivos, se necessário. Ele inclui espaços para descrever os seguintes elementos do caso: o título, o resumo executivo, o objetivo do negócio, os usuários-alvo, o financeiro e os custos, as suposições e dependências, a estratégia de implementação, os recursos necessários e a governança e os relatórios do projeto.
Baixe o modelo simples de caso de negócio
Modelo de caso de negócio para saúde
Um modelo de caso de negócio de saúde ajuda você a explicar a configuração atual e como a solução proposta pode criar melhorias. Ele fornece espaço para um resumo executivo de uma página, contexto para o problema ou oportunidade, uma descrição da situação atual, uma explicação das mudanças propostas e detalhes de como as mudanças podem afetar sua organização e quaisquer outras entidades.
Baixe o modelo de caso de negócio para saúde
Modelo de caso de negócio para novos produtos
Um modelo de caso de negócio para novos produtos explora o cenário comercial de um novo produto ou serviço. Além das metainformações, como o título, o autor e o resumo executivo, o modelo inclui espaço para descrever a declaração de missão atual, o produto ou serviço proposto, a estratégia de marketing, uma análise dos concorrentes, análise SWOT, uma visão geral do plano de implementação e detalhes financeiros.
Baixe o modelo de caso de negócio para novos produtos
Preparando-se para escrever o caso de negócio
Você pode agilizar o processo comercial entendendo a estrutura do caso de negócio e usando um modelo. Além disso, ter a perspectiva correta e seguir as práticas recomendadas pode contribuir para o seu sucesso.
Por que você está fazendo o projeto?
Antes de começar a pesquisar e a escrever, entenda por que você deseja iniciar um projeto. O objetivo de um projeto é resolver problemas. O que é um problema? Um problema impede que a organização atinja todo o seu potencial. Para começar, determine qual problema o projeto está tentando resolver.
Os projetos têm produtos, sejam tangíveis ou intangíveis. Pense em uma consequência como o resultado criado pelos produtos. Os benefícios representam melhorias quantificáveis derivadas de um resultado. Quando um cliente ou membro da equipe consegue alavancar esses benefícios, eles se tornam vantagens.
Faça sua pesquisa sobre casos de negócio
Para começar, analise as declarações de missão para a organização ou o projeto. Identifique as fontes de dados para o seu caso de negócio. Uma maneira de incentivar a aceitação de sua proposta é discutir suas estimativas aproximadas dos custos e recursos com um patrocinador ou cliente do projeto antes de embarcar no caso de negócio. Isso ajuda você e o patrocinador a entenderem as expectativas uns dos outros e diminui a chance de choque causado por preço alto durante a apresentação executiva. Em seguida, entreviste as pessoas que conduzem o trabalho diário e obtenham a perspectiva delas sobre problemas e possíveis soluções.
Faça os cálculos do caso de negócio
Você deve considerar se os retornos justificam a solicitação. “Se estamos pedindo US$ 3 milhões, temos que mostrar que os benefícios do projeto excedem muito esse valor”, afirma Maholic. “Com retornos de US$ 10, US$ 15 ou US$ 20 milhões, você vai chamar a atenção deles. Se você disser que os benefícios são de US$ 300 milhões, eles vão pensar que você é muito ingênuo, porque isso não é realista. Por outro lado, se você mostrar benefícios de US$ 3,5 milhões por um custo de US$ 3 milhões, isso provavelmente não vai superar o retorno projetado de qualquer outro projeto que seja apresentado”.
Considere o destinatário do seu caso de negócio
Se o caso de negócio vier em um formulário de documento ou como uma apresentação, o patrocinador do projeto e as principais partes interessadas o estudarão. Considere o público-chave para cada seção do documento e escreva tendo esse público em mente.
Os argumentos mais convincentes para projetos são aqueles que sua equipe pode iniciar e encerrar dentro de seis meses, bem como produzir resultados consideráveis quantificáveis. Especialmente quando muito dinheiro está envolvido, sua proposta competirá com outras de diferentes departamentos. “Nenhuma empresa tem todo o dinheiro que quer para investir em tudo – ela tem que priorizar. O caso de negócio ajuda a avaliar qual será o retorno de cada um dos projetos que é apresentado para aprovação do conselho”, explica Maholic.
Além disso, um caso de negócio apresenta estimativas. Um caso de negócio deve ser baseado em uma pesquisa sólida, mas ninguém tem certeza absoluta. “Acho que escritores de casos de negócio de primeira viagem, em particular, ficam presos na criação de uma grande história. Mas executivos experientes recebem solicitações o tempo todo e não se impressionam com palavras inteligentes ou planilhas chiques”, adverte Maholic.
“Suas ideias têm que estar enraizadas em algo sensato, não apenas em ‘aposto que podemos aumentar as receitas em 15%’”, explica. Grandes planos podem ser possíveis, mas a chave, de acordo com Maholic, é ajudar os tomadores de decisão a entender como eles são possíveis.
Como se escreve um caso de negócio?
Quando você tem as principais perguntas em mente e um sentido das seções e do formato necessários, pode começar a escrever. Considere limitar o número de autores para garantir um esforço eficaz de composição consistente em estilo e tom. Depois, siga estas dicas:
- Resumidamente, inclua o conteúdo principal com detalhes suficientes para que as partes interessadas possam tomar uma decisão fundamentada.
- Compare as opções para que os tomadores de decisão entendam o cenário.
- Seja claro, conciso e cativante.
- Evite jargões o máximo possível.
- Demonstre o valor do projeto para a empresa, criando um argumento confiável e preciso.
- Descreva claramente o cenário da iniciativa, incluindo suas dependências. Enumerar essas dependências é crucial porque mudanças contextuais podem alterar os parâmetros do projeto ou eliminar completamente a necessidade dele.
- Concentre-se no negócio e no valor do negócio, em vez do domínio do conhecimento coberto pela entrega pretendida do projeto.
Como você sabe que tem detalhes suficientes?
Você determina a duração de seus casos de negócio de acordo com o escopo e a complexidade do esforço proposto. Um projeto complexo significa um longo caso de negócio; um projeto pequeno e curto significa um caso de negócio curto.
No entanto, Maholic adverte para não adicionar muitos detalhes – a concisão pode ser um desafio. “Você pode levar de quatro a seis semanas para criar um negócio. Você pode falar com 50 ou 100 pessoas. Há esse desejo inquieto de algumas pessoas de mostrar tudo o que coletaram na apresentação executiva. Veja como trabalhamos muito. Veja como eu sou inteligente. Isso é simplesmente terrível.
Você tem dados e slides suficientes quando pode responder a essas quatro ou cinco perguntas básicas. Pode haver outros 100 slides, mas eles são detalhes de apoio”, afirma ele.
O caso de negócio no desenvolvimento de projetos
Ao contrário do que você pode imaginar, o caso de negócio pode ser um documento vivo. A partir do processo de revisão, as partes interessadas podem rejeitar, cancelar, adiar, aceitar ou ajustar o caso de negócio. Em certa medida, o caso de negócio se torna o guia de sua iniciativa. As partes interessadas e o gerente de projeto devem se referir ao caso de negócio durante todo o ciclo de vida do projeto para garantir que os esforços (e as intenções) permaneçam no caminho certo.
Quais são as características de um caso de negócio de projeto?
Um caso de negócio bem considerado oferece as seguintes características: uma descrição fácil de entender do valor comercial da iniciativa e os benefícios imediatos do projeto, incluindo detalhes do impacto positivo na estratégia organizacional.
Como se analisa um caso de negócio?
Em escolas de negócios de nível universitário, estudos de caso de negócio (ou estudos de caso) funcionam como ferramentas de ensino para ajudar os alunos a usar suas habilidades analíticas. Estudos de caso descrevem uma empresa e como ela emprega uma solução. A seguir, está a abordagem sugerida para os alunos que analisam um caso:
- Revise o caso em detalhes. Identifique os principais problemas.
- Determine de dois a cinco problemas essenciais.
- Procure soluções para esses problemas.
- Descreva sua solução recomendada.
O que é um caso de negócio completo?
Um caso de negócio é um documento estruturado e detalhado que apresenta a justificativa para o compromisso dos recursos financeiros e outros com um empreendimento. Casos de negócio ajudam você a obter o apoio do gerenciamento e de outras partes interessadas, bem como a aprovação para projetos e programas.
O que é um caso de negócio no gerenciamento de projetos?
Um caso de negócio aprovado pode ter uma vida longa. Embora o patrocinador do projeto seja o proprietário do caso de negócio, é o gerente de projeto que usa o caso de negócio como guia para expectativas e dependências. Além disso, o caso de negócio se torna um documento importante no processo de gerenciamento de portfólio de projetos em uma organização. Durante esse processo, uma empresa equilibra seus recursos com seus objetivos estratégicos para determinar o sustento de todos os projetos empreendidos.
A história dos casos de negócio
O caso de negócios formal tem suas raízes na Europa do século XIX, particularmente com o trabalho do engenheiro-economista franco-italiano Jules Dupuit. Sua contribuição incluiu ferramentas estatísticas para identificar, medir e calcular o valor dos benefícios, em vez de apenas determinar o menor lance. Especificamente, Dupuit é creditado por inventar o que ele chamou de análise de custo-benefício. Hoje, os profissionais reconhecem o valor dos casos de negócio fora das obras públicas e do governo. Organizações sem fins lucrativos e com fins lucrativos usam casos de negócio regularmente.
Recursos e exemplos para criar seu caso de negócio
Se você é novo em casos de negócio, não precisa começar de mãos vazias. Oferecemos recursos para ajudar você a começar a escrever. Veja os seguintes exemplos e modelos:
- Aqui está um exemplo de um caso de negócio em um formato de documento clássico. Este caso de negócio em particular argumenta contra um investimento de capital.
- Este exemplo apresenta três casos de negócio para um departamento de ensino superior. A apresentação vem em formato de slide.
- Neste artigo, Jim Maholic oferece um modelo para criar seu caso de negócio.
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