Mudar não é nada fácil. Por isso, o gerenciamento de mudanças no ambiente empresarial se transformou em uma disciplina separada. Gerenciamento de mudanças tem a ver com estratégias e processos para auxiliar as pessoas durante a adaptação e a adesão a mudanças organizacionais, como ocorre ao expandir o negócio para novas linhas de produto ou ao migrar para outra plataforma tecnológica.
Embora especialistas estejam em constante busca pelos melhores métodos de promover mudanças de modo eficiente desde, pelo menos, a década de 1940, um estudo recente sugere que a forma mais eficaz de acelerar a adoção no contexto de mudanças organizacionais é tirar o foco da mudança em si e enfatizar o que permanecerá igual.
Pode parecer contraintuitivo, mas o estudo, que foi publicado na revista da Academy of Management, propôs que a causa primordial da resistência à mudança nas organizações é que os funcionários valorizam muito a ideia que têm da identidade organizacional. A mudança costuma ser vista como uma ameaça a essa identidade. "As pessoas temem que, após a mudança, a organização não será mais aquela que eles valorizam e com a qual se identificam. Quanto maior a incerteza em relação à mudança, maior é o receio de que há uma ameaça à identidade da organização, tão cara aos funcionários", afirmam os pesquisadores Merlijn Venus, Daan Stam e Daan van Knippenberg em um artigo da Harvard Business Review.
Para testar essa teoria, os pesquisadores conduziram dois experimentos para comparar o nível resultante de apoio quando os comunicados de mudanças iminentes na empresa eram acompanhados de mensagens que enfatizavam uma visão de continuidade e quando os comunicados falavam apenas sobre as mudanças. Nos dois testes, os pesquisadores perceberam que os participantes tinham maior predisposição a aderir às mudanças quando a liderança enfatizava o que permaneceria igual.
Muitas empresas enfrentam resistência dos funcionários à implantação de novas tecnologias. Mas essa pesquisa oferece três lições de comunicação para líderes empresariais que buscam implantar uma nova plataforma de execução de trabalho.
1. Destaque o que é familiar na nova ferramenta
Mesmo para os funcionários mais versados em tecnologia da empresa, aprender a usar uma nova ferramenta ou plataforma pode despertar receio. Muitas vezes, o receio é de que a adaptação à nova plataforma desacelere o ritmo do trabalho, gerando resistência, frustração e problemas nos projetos.
Os líderes empresariais podem escolher uma plataforma de execução de trabalho que apresente uma interface parecida com a da plataforma que está em uso no momento e destacar como essa nova plataforma se parece com outras ferramentas e aplicativos que os funcionários já conhecem. Isso facilita a adoção e promove o sucesso da plataforma em toda a organização.
2. Deixe claro que a nova plataforma não substituirá as ferramentas apreciadas e os projetos atuais
A adoção de uma nova plataforma de execução de trabalho não muda a natureza do trabalho a ser feito, mas facilita a realização de tarefas importantes. Embora o cerne das funções e dos objetivos dos funcionários permaneça inalterado, a nova plataforma representará uma oportunidade de alcançar resultados de modo mais eficiente e efetivo. Por exemplo: recursos que apresentam as tarefas e os cronogramas dos projetos de modo mais visual ou que capacitam os funcionários para utilizar dados para tomar decisões melhores e mais rápidas são simplesmente ferramentas que auxiliam no cumprimento das metas.
Além disso, a plataforma de execução de trabalho correta não substitui as demais ferramentas úteis e eficientes que os funcionários já estão acostumados a usar. Não importa se a equipe utiliza aplicativos de comunicação como o Google Hangouts ou o Slack, software de CRM como o Salesforce ou outras soluções empresariais comuns: a nova plataforma de execução de trabalho deverá se integrar perfeitamente às ferramentas que já são usadas para fazer as tarefas. Em vez de substituir as ferramentas que as pessoas já conhecem e valorizam, a nova plataforma de execução de trabalho as conectará e ajudará os funcionários a aproveitá-las ao máximo.
3. Lembre os funcionários que o objetivo final permanece o mesmo, mas alguns problemas desaparecerão
É claro que não faria sentido integrar um novo software à rotina de trabalho se o resultado fosse exatamente o mesmo no fim das contas. Apesar da importância de lembrar os funcionários de que as responsabilidades laborais continuarão as mesmas, é preciso salientar que as ferramentas de gerenciamento de trabalho resolvem problemas comuns por eliminarem totalmente algumas tarefas corriqueiras. A Smartsheet descobriu que mais de 40% dos funcionários gastam mais de um dia por semana realizando tarefas manuais repetitivas. Talvez sempre exista a necessidade de realizar essas tarefas, mas automatizar funções como coleta de dados, atualizações de status e aprovações desobriga os funcionários a fazer esse trabalho monótono, mas importante. Com a nova plataforma, os funcionários terão mais tempo e energia para dedicar ao trabalho que realmente contribui para as metas.
Usar uma nova plataforma de execução de trabalho pode parecer uma mudança colossal para alguns funcionários e, se não for gerenciada, essa percepção pode causar atraso na adoção. Mas as pesquisas indicam que, ao apresentar uma nova plataforma como uma oportunidade de trabalhar de modo mais colaborativo e eficiente e ao mesmo tempo enfatizar que as metas e os objetivos serão mantidos, os funcionários poderão ficar mais dispostos a adotar novas soluções (ou até entusiasmados com isso!).
