A colaboração eficaz é uma habilidade decisiva nos negócios: segundo um estudo recente, as empresas de alto desempenho têm de 3,5 a 5,5 vezes mais probabilidade do que as suas concorrentes atrasadas de enfatizar a colaboração conforme as metas de desempenho. É fácil entender o porquê: quando os funcionários trabalham de forma isolada, não usam o conhecimento nem os insights dos outros. Além disso, é mais difícil avançar em um projeto quando as partes interessadas não estão alinhadas.
Na tentativa de corrigir um problema, no lançamento de um produto no mercado ou na busca de outro objetivo, a colaboração entre colegas de equipe, entre linhas de negócios e com clientes e parceiros externos pode gerar melhores resultados. A colaboração também tem vantagens indiretas: ela cria uma sensação de propriedade e conexão entre os funcionários que aumenta o moral e o engajamento.
O desafio é que, como as estruturas corporativas estão cada vez mais complexas e globais, com equipes cada vez mais remotas e díspares, a colaboração fica mais difícil. Uma plataforma de execução de trabalho baseada em nuvem pode ajudar a reduzir parte do atrito da colaboração. O problema é que, com inúmeras opções disponíveis, encontrar a melhor opção também pode ser um desafio.
Confira três recursos essenciais que uma plataforma de execução de trabalho precisa ter para acelerar a colaboração e agilizar as tarefas.
1. Visibilidade para todos
A colaboração bem-sucedida não depende só da cooperação e da comunicação entre colegas de equipe que trabalham no mesmo escritório. Geralmente, é preciso compartilhar informações e perspectivas com colegas de trabalho que estão espalhados por filiais e unidades ou com parceiros externos, fornecedores ou clientes que não têm acesso a redes empresariais. Por isso, é fundamental que a plataforma de colaboração permita trabalhar e compartilhar informações facilmente com as partes interessadas dentro e fora da organização.
Embora uma plataforma baseada em nuvem possa ajudar a garantir que todos os parceiros colaborativos tenham acesso às ferramentas, o modelo de preços do plano também pode impor restrições indesejadas à sua capacidade de trabalhar com outros usuários. Por exemplo, algumas ferramentas não permitem compartilhar itens nem colaborar com usuários não pagantes ou podem restringir recursos importantes se você não compra uma licença para cada usuário da equipe. Com o Smartsheet, qualquer colaborador, com ou sem licença, pode ver ou editar planilhas e ter visibilidade total sobre os relatórios ou painéis compartilhados com ele sem pagar nada.
2. Intuitivo de usar
Pode ser óbvio para quem já trabalhou em uma plataforma complexa, mas pesquisas mostram que, quando o software corporativo é complicado e difícil de usar, a carga de trabalho mental e o estresse dos funcionários aumentam. Quando isso acontece, as pessoas não querem usar as ferramentas de produtividade, por mais vantajosas que sejam, e a colaboração é prejudicada.
Em matéria de software de colaboração, a simplicidade é importante. Encontrar uma ferramenta intuitiva e fácil de usar pode transformar uma adoção frustrada em um sucesso. Procure recursos como menus e barras de ferramentas claros que facilitam a execução das ações desejadas ou a localização das ferramentas necessárias, painéis que mostram de forma clara e resumida informações importantes e funcionalidades familiares que não exigem muito treinamento para começar a usar. O Smartsheet é tão fácil de usar que qualquer pessoa pode criar um painel ou automatizar processos de trabalho sem a ajuda da equipe de TI.
3. Fácil de implementar
A importância da facilidade de uso também vale para a configuração da plataforma. Se for desafiador implantar uma ferramenta ou se for preciso usar muitos recursos de TI para disponibilizá-la, levará mais tempo para você colher os frutos da colaboração. Caso você compartilhe informações com partes interessadas e colaboradores externos, o nível de dificuldade pode impedi-los de usar a ferramenta. De acordo com a Forrester, 92% dos clientes dizem que o Smartsheet é fácil de implementar, ou seja, há menos obstáculos no caminho de uma colaboração eficaz e eficiente.
Muitas vezes, a colaboração pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso na empresa. As ferramentas até podem facilitar essa habilidade fundamental para os negócios, mas, com a plataforma de colaboração certa, você vê os resultados comerciais com mais rapidez.
