Segredos de um Smartsheet Overachiever: aprenda a escalar suas iniciativas mais complexas

Nota do editor: Em 2020, lançamos um novo programa para nossos mais apaixonados embaixadores do Smartsheet: o Smartsheet Overachievers. Esse grupo de elite de clientes não é apenas especialista em produtos; eles são inovadores, agentes da mudança e realizadores definitivos. Este é o oitavo (e último) de uma série de postagens de blog apresentando a você nossa coorte inaugural de Overachievers compartilhando suas vitórias, desafios e dicas do Smartsheet.

Rachel Schiele tem um grande trabalho. Como diretora de serviços profissionais e sucesso do cliente, ela supervisiona a equipe de implementação e a função de integrações técnicas de sua empresa, bem como a função de sucesso do cliente. Resumindo? Ela trabalha com os clientes em todas as etapas de seu relacionamento com a Motus, um provedor de software como serviço (SaaS) que ajuda as empresas a gerenciar suas frotas de veículos, reembolsar funcionários por sua milhagem e gerar inteligência de negócios acionável em suas operações. 

Quando você tem responsabilidades de trabalho dinâmicas, precisa de uma ferramenta no mesmo estilo. Rachel descobriu isso no Smartsheet, apoiando-se no Control Center para implantações automatizadas e no Bridge como uma força motriz por trás dos e-mails automatizados.  

Mergulhando no trabalho dinâmico  

Quando Rachel assumiu a responsabilidade pela equipe de implementação em 2018, seu predecessor havia iniciado um fluxo de trabalho por meio do Smartsheet Control Center. Ambiciosa como é, Rachel entrou de cabeça.

“Quando assumi, vi as possibilidades do aplicativo”, conta. “Fiquei bastante envolvida taticamente em como poderíamos usar o Control Center para elevar o nível da equipe”.

Na parte da implementação, a equipe dela ainda criava planos de projeto manuais no Excel, o que Rachel descreveu como “horrível”. Ela capacitou sua equipe para adotar o Smartsheet e perguntou como poderiam implementar mais recursos. 

“Começamos a perguntar 'Ah, podemos usar alertas automáticos para lembretes de clientes?'”, diz ela. “Como usamos painéis e os deixamos bem bonitos? Eu vi o que a plataforma poderia fazer pela equipe.”

Usando o Control Center para o crescimento  

Quando a equipe de implementação se deparou com a definição do processo sem aumentar o número de funcionários, Rachel procurou encontrar uma solução que permitisse fazer tudo:  escalar, relatar com eficiência e fornecer uma experiência robusta de integração do cliente.

A solução foi usar uma combinação do Salesforce Connector no Smartsheet, além do Control Center, para implantar projetos de clientes. 

“Esse novo processo nos permitiu lançar todos os componentes necessários do plano de projeto do cliente, agregar relatórios para gerenciamento e relatórios de nível executivo, e um painel de controle individualizado para cada cliente que oferece transparência — tudo em dois minutos”, explica Rachel.

“Minha equipe usa o Smartsheet para melhorar seus trabalhos porque tem mais tempo para se concentrar nos clientes.”

No início, Rachel calculou que, após um ano desse novo processo, a empresa havia economizado o equivalente ao salário de um funcionário em tempo integral. 

Construindo uma ponte para o Smartsheet 

O próximo grande desafio de negócios surgiu por meio dos e-mails automatizados do Salesforce da equipe. O ambiente tornou-se um gargalo e, novamente, a necessidade de escalar com rapidez levou Rachel a ver o que o Smartsheet poderia oferecer. A solução para seu desafio foi o Bridge, lançado no ano passado. 

Rachel conseguiu tirar do Salesforce os e-mails automatizados da equipe de implementação e enviá-los ao Bridge usando uma API com o SendGrid. Essa mudança economizou tempo e permitiu que a equipe acelerasse as melhorias do processo. 

“Estamos mais capacitados para dominar o processo em sua totalidade e, como resultado, acelerar a capacidade da equipe de dar suporte aos negócios à medida que a [Motus] adiciona produtos e serviços que exigem suporte de implementação”, diz ela.

Quando Rachel não está estimulando o crescimento de sua empresa, dos membros da equipe ou de seus dois lindos filhos, ela pode ser encontrada correndo, lendo ou viajando. 

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