Desbloqueie sua vantagem competitiva com o gerenciamento de trabalho

Para se manterem competitivos no mercado atual, os líderes empresariais devem repensar a forma como o trabalho funciona. Para obter uma vantagem, este exercício deve ir além de navegar por agendas e locais de trabalho. O modo como o trabalho é feito se tornou mais importante do que quando ou onde o trabalho é feito. Isso é verdade, independentemente de os líderes estarem buscando aumentar a receita, reduzir custos ou mitigar riscos em toda a empresa.

As empresas que inovam em relação ao modo como o trabalho é feito terão uma vantagem muito grande. Isso requer novas expectativas, novos processos e nova tecnologia.

Uma chave para o sucesso no próximo ano será elevar as ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo (CWM) além do gerenciamento de tarefas centrado em equipe para uma plataforma consistente e conectada visando o gerenciamento de trabalho em escala. Veja o que os líderes empresariais precisam considerar ao avaliar ou reavaliar as ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo no próximo ano.

A colaboração multifuncional se torna uma vantagem competitiva

Hoje, a comunicação é fundamental. A troca de informações é uma certeza. Ferramentas, como Microsoft Teams, Zoom, Webex e Slack permitem a discussão e servem como canais para a tomada de decisões. Mas elas não são adequadas para estruturar, automatizar ou gerar relatórios sobre o trabalho. 

Os profissionais precisam de uma maneira de trocar, organizar e estruturar informações no contexto de seu trabalho. Eles precisam trabalhar juntos para alcançar resultados e relatar esses resultados. E precisam ir além da produção de resultados para obter insights que possam fundamentar trabalhos futuros e até reduzir o custo de projetos semelhantes. 

Muitas vezes, as pessoas tentam solucionar ganhos de eficiência no nível da equipe. No entanto, a oportunidade atual de trabalho colaborativo vai além do nível da equipe e se estende por toda a empresa (e além). Para desbloquear todo o seu valor, as plataformas de gerenciamento de trabalho não podem operar apenas no nível da equipe. É necessário envolver todos os que trabalham dentro da empresa e com ela. 

As pessoas precisam trabalhar com um grupo grande e diversificado de pessoas internamente, muitas vezes em diferentes funções. E a colaboração não se restringe aos colegas de trabalho, ela se estende além das fronteiras organizacionais até clientes, parceiros e fornecedores. No entanto, as ferramentas de CWM geralmente são limitadas por modelos de assinatura que exigem que qualquer usuário que contribua para o trabalho tenha uma licença paga. Os líderes que escolhem plataformas que eliminam barreiras à colaboração ganham uma vantagem competitiva. 

Os líderes também devem procurar fornecer às pessoas uma plataforma que possa dar suporte a cargas de trabalho robustas, mas que permaneça compreensível e útil para praticamente qualquer funcionário. Isso precisa ser uma realidade, sejam eles especialistas altamente técnicos ou funcionais em marketing, serviços, operações, vendas, finanças etc. Ter uma linguagem comum para trabalhar em conjunto é uma vantagem significativa.

Linguagens comuns têm sido historicamente limitadas a ferramentas básicas de produtividade: vídeo, mensagens, criação de programas. Porém, nos últimos cinco anos, vimos isso evoluir. Para gerar retornos excepcionais, ferramentas colaborativas, como as plataformas de CWM, estão fornecendo linguagens estruturadas de maior valor nas quais todos podem ser fluentes.

O gerenciamento de trabalho passa do gerenciamento de tarefas para a geração de resultados significativos

Este ano, mais organizações precisarão de investimentos em CWM para ir além da produtividade individual. Há um limite para o quanto a produtividade individual pode agregar valor a um negócio. À medida que o trabalho se torna mais interconectado, a produtividade deve se tornar mais sistemática para que as organizações fiquem melhor posicionadas para se mobilizar em relação a programas de maior valor. É hora de os líderes se concentrarem em capacitar as pessoas que estão gerenciando o trabalho que está sendo feito, sejam elas gerentes de projeto, gerentes de programa ou estejam elas em operações. Quando as pessoas diretamente responsáveis por garantir que o trabalho seja feito são capacitadas para desenvolver e otimizar fluxos de trabalho eficazes, elas fornecem um efeito multiplicador que cria mais valor para as organizações. 

Os líderes também devem procurar obter insights do trabalho concluído para que os recursos possam ser implantados de forma mais eficaz no próximo programa ou na próxima iniciativa. À medida que são forçadas a aproveitar ao máximo cada centavo, mais empresas procurarão vincular seus orçamentos com o planejamento até a execução e investir em iniciativas que produzam o melhor retorno ajustado ao risco. A escala e o impacto serão menos medidos pelo número de usuários na plataforma. Em vez disso, serão medidos pelo nível em que uma plataforma desbloqueia oportunidades de alto valor. 

Desbloquear o valor que vem da execução de iniciativas de negócios complexas e de ordem superior em escala é mais do que conectar pessoas em uma plataforma. Trata-se de garantir uma execução consistente e da capacidade de repetir o que está funcionando sem começar do zero. Os profissionais podem conseguir isso por meio do gerenciamento de portfólios que permite relatórios consistentes com controles operacionais e automação e pela capacidade de fazer alterações em todo o portfólio de uma só vez. Isso permite uma maior transparência sobre o que realmente está acontecendo em toda a empresa e pode acelerar a tomada de decisões no nível de liderança.

Segurança e governança ficam em pé de igualdade com a velocidade de geração de valor

Ter um software instalado e funcionando rapidamente não é mais suficiente. Todas as empresas precisam e devem esperar segurança e governança que atendam às suas necessidades agora e no cenário de ameaças em constante mudança. Controles avançados de governança e segurança são fundamentais para o modo como as grandes empresas conduzem suas operações e protegem seus dados corporativos e os dados dos clientes. E, cada vez mais, empresas de todos os tamanhos estão focadas em como podem preparar seus negócios para o futuro.  

À medida que as ameaças à segurança aumentam em número e evoluem em característica, os líderes empresariais devem posicionar melhor seus funcionários para ter sucesso na área de segurança. Isso não é algo que deve ser relegado apenas à TI, nem podemos esperar que os usuários de negócios identifiquem e evitem ameaças o tempo todo. Embora todo diretor de segurança da informação deseje que os membros da equipe estejam vigilantes e procurando constantemente por ameaças, o trabalho em andamento geralmente recebe o foco. 

A estratégia de segurança para software precisa mudar. Não se trata mais de disponibilizar controles para os usuários com a expectativa de que eles saibam quando e como aplicá-los. Os líderes empresariais devem adotar uma postura proativa que forneça proteção extra sem ter que depender principalmente de uma mudança no comportamento do usuário. E um fator essencial para fornecer proativamente comunicação e colaboração seguras é a confiança. Mas as capacidades baseadas em confiança podem variar de simples até mais sofisticadas.

Um exemplo do dia a dia é o e-mail. O trabalho colaborativo de hoje depende mais do que nunca de e-mails de notificação e mensagens à medida que o trabalho ultrapassa os limites da equipe, da organização e da empresa. E é exatamente por isso que os invasores estão concentrando seus esforços na exploração de e-mails com phishing e em outros ataques de engenharia social. Os líderes devem escolher soluções que permitam aos usuários determinar sem esforço a autenticidade e a validade do e-mail. A capacidade de confiar no e-mail não é apenas útil para os usuários enquanto eles colaboram, mas também é fundamental para garantir a proteção dos dados que estão sendo compartilhados. A proteção de dados no trabalho colaborativo não é algo bom de se ter, é uma necessidade. E as soluções de gerenciamento de trabalho colaborativo que têm a segurança como base não ajudam apenas os usuários a atender aos requisitos de segurança. Elas também são mais eficientes para as equipes de TI implementarem, e isso equivale a um valor de negócios mensurável. 

Sua verdadeira vantagem competitiva

O ambiente competitivo de hoje recompensará os líderes empresariais que mantêm uma postura mais agressiva. Sei que isso pode parecer um pouco contraintuitivo, pois os investidores reagem positivamente à melhoria da margem em vez do crescimento com custos elevados. No entanto, ao investir o capital com cuidado e nas ferramentas certas, você pode ficar em uma posição mais agressiva enquanto expande as margens. 

Hoje, sua vantagem competitiva é a mobilização de suas equipes de forma integrada. Isso se baseia menos em descobrir como as equipes podem gerar eficiência no que já fazem bem e mais em desbloquear e colocar em escala oportunidades anteriormente inexploradas por meio do uso de novas tecnologias.

Para desbloquear o potencial latente de sua organização, permita que seus funcionários acessem modernas plataformas de gerenciamento de trabalho que os ajudem a trabalhar juntos para resolver problemas de negócios de ordem superior e gerar inovação. Eles, e seus clientes, agradecerão.