Tenho más notícias: você é a única pessoa que está superempolgada em relação àquele software que você encontrou.
O software faz tudo o que você precisa que ele faça.
Resolve um problemão da sua rotina.
E é a última coisa com a qual seu chefe vai se preocupar agora.
Você executou a devida diligência e avaliou todas as opções para encontrar a solução perfeita para melhorar os processos da empresa. Mas você precisa convencer seu chefe (e talvez o chefe do seu chefe) antes de usufruir desses benefícios.
E aí, como fazer isso? Depois de marcar uma reunião com seu chefe, como você deve argumentar para convencê-lo a apoiar a implantação de um novo software?
Destaque os benefícios
Para argumentar em favor do novo software, comece expondo os benefícios que ele traria.
Há dois tipos de benefícios a abordar:
Benefícios tangíveis, como orçamento, investimento e ROI. Por exemplo, se você perceber que 75% dos projetos ultrapassam o orçamento, calcule o valor que seria possível economizar com a redução desse percentual. Números que indicam impacto positivo nos resultados dificilmente serão ignorados por um líder inteligente.
Benefícios intangíveis, como experiência do funcionário e atendimento ao cliente, são mais difíceis de demonstrar. As pessoas podem achar que esses benefícios são consequência do uso do software, mas não há uma relação direta entre as duas coisas.
Se a sua empresa está enfrentando dificuldades para cumprir a planilha de horas, por exemplo, o software por si só talvez não resolva o problema. Mesmo assim, você pode mostrar para o seu chefe o gasto de tempo e energia, além da frustração, envolvidos no processo de acompanhamento de horas todos os dias, e quão melhor seria usar um software que cumpre esse mesmo propósito. Aprimorar o acompanhamento de horas facilita o processo, gera menos frustração e deixa os funcionários mais felizes.
Mas espere! Seu trabalho ainda não acabou. Talvez seu chefe compreenda os benefícios, graças à suas habilidades de cálculo e pesquisa, mas implementar um novo software gera um transtorno considerável em um fluxo de trabalho empresarial já estabelecido.
Para realmente convencer as partes interessadas de que a mudança vale a pena, você precisa motivar o elefante.
Motive o elefante
As pessoas são naturalmente resistentes à mudança. Ninguém quer mudar a forma como trabalha nem ser forçado a aprender algo novo, a menos que seja convencido de que esse esforço vale a pena.
Mudar é difícil porque o lado emocional e o lado racional da nossa mente estão sempre disputando o controle. Só é possível convencer os outros a mudar quando você coloca a tensão entre o emocional e o racional em xeque e ajuda essas duas facetas a avançar na mesma direção.
O psicólogo Jonathan Haidt da Universidade da Virgínia usa a metáfora do condutor e do elefante para captar essa tensão. No livro Switch: como mudar as coisas quando a mudança é difícil, Chip e Dan Heath explicam:
"Haidt diz que nosso lado emocional é um elefante e o racional é seu condutor. Posicionado em cima do elefante, o condutor segura as rédeas e parece ser o líder. Mas seu controle é muito pequeno em relação ao elefante. A qualquer momento em que o elefante de seis toneladas e o condutor discordarem sobre qual direção seguir, o condutor vai perder. Ele será totalmente superado."
Embora na superfície você esteja propondo usar um novo software, em um nível mais profundo você está pedindo para seu chefe mudar a forma como as pessoas trabalham. Todo mundo vai ter que adotar os novos comportamentos para aproveitar o software ao máximo.
O problema é que, quando as pessoas não sabem o que esperar, o processo de mudança é ambíguo e o elefante se assusta. Reluta em se mover. Não importa o quanto o condutor cutuque ou incite o elefante. Não são argumentos racionais que vão convencer as pessoas.
Para motivar o elefante, você precisa apresentar as evidências de modo que o seu chefe sinta algo.
Desvie do filtro de spam
É muito provável que, quando você for falar com seu chefe sobre essa proposta, ele já esteja pensando em milhões de outras coisas. Ele está se preparando para uma reunião com a liderança dali a uma hora. Os números caíram mês passado e ele está pensando em como melhorar a situação.
Quando você traz à tona um novo software, é preciso fornecer justificativas convincentes para que seu chefe se interesse. Caso contrário, sua sugestão será perdida no meio de outros pensamentos, o chefe não prestará atenção e se esquecerá da conversa assim que você sair da sala.
Para desviar do filtro de spam (obrigado, Kathy Sierra) do cérebro do seu chefe, você precisa que a sua proposta cumpra três requisitos:
- Não complique. Não forneça informações desnecessárias ou pouco importantes. Vá direto ao ponto do que você deseja comunicar, sem rodeios.
- Proporcione um sentimento. As pessoas respondem quando são fisgadas em suas emoções mais profundas. Em vez de se ater a números, descreva um cenário. Conte uma história sobre o desafio que você quer resolver. Transmita o peso de cada palavra.
- Seja persuasivo. Gráficos e imagens chamativas não vão convencer seu chefe a tomar uma atitude. É provável que ele esteja desconfiado, ou até mesmo com uma postura cínica, quando sentar para conversar com você. Para captar a atenção dele, você precisa dar um motivo relevante e envolvente para a ação a ser tomada.
Identifique as justificativas mais persuasivas para a proposta de um novo software ao perguntar "por quê?" repetidas vezes, até chegar ao cerne do problema e motivar o elefante.
Veja um exemplo a partir de uma tática fraca de convencimento:
No fim das contas, o que seu chefe quer do novo software é retorno sobre investimento. Ele precisa entender como o software ajudará a empresa, o que mudará e se a mudança valerá o que custa.
Seu papel é mostrar os benefícios, motivar o elefante e ajudá-lo a entender (e sentir) como esse novo software contribui para o sucesso da empresa. Se você fizer tudo certinho, terá um defensor do software ao seu lado e vocês dois se sentirão seguros para dar os próximos passos em relação à decisão tomada.
