A felicidade começa no trabalho: como a satisfação do funcionário aumenta a eficiência no local de trabalho (e fora dele)

É sexta-feira à tarde e você está no trabalho. Você ainda tem várias reuniões e os prazos dos projetos estão acabando. Você já se conformou por ter que trabalhar em mais um fim de semana e lidar com uma lista sem fim de tarefas. Você se lembra de que seus filhos ainda terão outras partidas de futebol e apresentações de dança e que você e seu(sua) parceiro(a) ainda terão outras comemorações em vez de ter que trabalhar. 

Está se identificando? Nós também. Infelizmente, as pessoas que fazem o trabalho são muitas vezes as mais afetadas quando não existem processos simplificados. De acordo com o Relatório Future of Work Management 2023 da Smartsheet, quando o andamento dos projetos não vai bem, essas pessoas são as que mais sofrem: os funcionários nessas condições relataram sentimentos de frustração (58%), burnout (31%), constrangimento (27%), raiva (26%) e apatia (25%), entre outros. Além disso, três a cada dez pessoas relataram consequências diretas em suas carreiras, como perda de promoção por causa de projetos mal gerenciados. Na verdade, esses sentimentos não se restringem apenas ao trabalho: eles também passam a fazer parte da vida pessoal em casa e podem afetar a saúde mental e a felicidade geral.

A boa notícia é que quando as coisas estão indo bem no trabalho, os funcionários relatam maior satisfação no cargo e no engajamento fora dele. Nossos entrevistados afirmaram que, quando o andamento dos projetos vai bem, eles têm mais ânimo para relacionamentos e atividades (36%) e gastam menos tempo pensando no trabalho quando ele termina (30%). Essas são aquelas pessoas que conseguem assistir às partidas de futebol e às apresentações de dança de seus filhos e sair à noite para comemorar com o(a) parceiro(a).

Os amplos benefícios do gerenciamento de projetos eficaz

São inúmeros os benefícios para os processos e prazos gerenciáveis, incluindo mais tempo para os membros de equipes de todos os níveis respirarem e a possibilidade de não só executar as tarefas e os projetos em andamento, mas também de mostrar o que fazem de melhor e com as melhores ideias no trabalho. Laura Murdock, gerente de projetos na Smartsheet, vê com frequência essa melhoria na qualidade e nas ideias dos membros das equipes no escritório de projetos (PMO): “Quando as pessoas dão o seu melhor, é possível ver os resultados refletidos na equipe”, diz ela. 

Quando os funcionários estão felizes e com o moral em alta, eles naturalmente cultivam um ambiente colaborativo e criam uma equipe unida. Laura explica que “Quando tudo vai bem, a equipe principal do projeto conversa abertamente e as informações fluem de forma transparente. Os problemas são abordados o quanto antes e todos estão cientes de suas metas.” No geral, quando a colaboração é boa, as pessoas prosperam, aprendem e se sentem respeitadas. Ela continua: “É como se esse grupo de pessoas realmente apoiasse você. Isso cria um enorme efeito cascata. E se estende à satisfação no trabalho: afeta como você se sente e como responde quando as pessoas perguntam sobre o que faz.” 

Os benefícios de processos tranquilos e projetos bem executados não só afetam os funcionários, como também as equipes de projetos e os departamentos como um todo. De acordo com o nosso estudo, projetos bem executados tendem a promover relações de trabalho melhores, tanto entre colegas (47%) quanto entre líderes da empresa (41%). No geral, os profissionais afirmam que projetos bem executados acarretam o aumento da eficiência (49%), da qualidade do trabalho (57%) e da colaboração (40%), além de fazer com que a equipe se mantenha dentro do prazo (39%) e do orçamento (42%).

Também há benefícios para os empresários, e o melhor é o impacto nos resultados. Quanto maior a produtividade, menores são os custos, e a geração de receita torna-se mais eficiente. A rotatividade dos funcionários é menor, permitindo economizar com recrutamento e treinamento. Essa é a fórmula perfeita para o sucesso financeiro.

Processos eficientes ajudam na resolução de problemas além do trabalho

Uma das melhores maneiras de garantir o sucesso do projeto até o final é simplificando os processos de gerenciamento. Mas o que contribui para o sucesso do trabalho intermediário, aquele que acontece durante a execução do projeto até a conclusão? 

Em primeiro lugar, estabelecer uma comunicação clara e definir expectativas ajudam os funcionários a saber o que precisam fazer e quando e aumentam a colaboração eficiente entre os membros da equipe. Prazos realistas e cargas de trabalho gerenciáveis reduzem a pressão sobre quem está executando o projeto, o que ajuda a aumentar o moral e melhorar a eficiência da equipe. Além disso, a pessoa que sente que tem apoio para se desenvolver e crescer na carreira desempenha melhor sua função do que aquela que não se sente assim.

De acordo com a nossa pesquisa, quando os projetos são bem gerenciados, as pessoas envolvidas se sentem mais satisfeitas (56%), apresentam níveis de estresse menores (54%) e têm mais controle sobre o dia de trabalho (49%). Projetos que são executados com mais tranquilidade também permitem que os membros da equipe foquem melhor em suas contribuições para o projeto durante o trabalho (42%).

Ademais, gerentes de projetos eficientes (tantos os PMs quanto os que são responsáveis pelo gerenciamento de vários programas e tarefas) facilitam ainda mais a vida de todos os envolvidos. Eles sabem estabelecer e aumentar a confiança em suas equipes e atuam como consultores confiáveis para as partes interessadas. Eles definem expectativas claras desde o início e permanecem envolvidos em conversas e reuniões para entender melhor todo o escopo de um projeto. E, talvez o mais importante, eles sabem como fazer as perguntas certas e esclarecer as ambiguidades para ajudar a equipe a trabalhar em conjunto até o final. Todas essas facetas contribuem para uma melhor execução do projeto e fazem uma grande diferença para os que estão tentando se concentrar no trabalho durante o trabalho , e não fora dele.

Portanto, está claro que as organizações que priorizam projetos bem executados, comunicação clara, definição de expectativas realistas, suporte para o crescimento e a satisfação dos funcionários usufruem de inúmeros benefícios, incluindo: 

• Maior satisfação com o trabalho, engajamento, retenção e produtividade
• Redução de sentimentos negativos, como frustração, distração e burnout
• Execução de projetos mais tranquila e mais bem-sucedida 
• Melhoria dos relacionamentos de trabalho e melhor ajuste da equipe
• Maior bem-estar pessoal e melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Ao valorizar a execução eficiente de projetos e a satisfação dos funcionários, as organizações preparam o terreno para o sucesso tanto individual quanto da organização como um todo.