Artigo
Aproveite ao máximo seu orçamento de TI: dez dicas para fazer parcerias com seus fornecedores de tecnologia
2 de January de 2024
A cada ano, a temporada orçamentária no ensino superior parece um labirinto que educadores e administradores precisam desvendar novamente. Gerenciar restrições orçamentárias, lidar com questões de financiamento e conseguir uma aprovação muitas vezes complexa aumentam o estresse do período, e a crescente demanda por transparência e responsabilidade adiciona mais uma camada de pressão. Entre fazer malabarismos com prazos em meio a ano fiscal da instituição, ano fiscal do estado, ano fiscal federal e calendários acadêmicos, não é surpresa que a temporada orçamentária seja um momento difícil.
À medida que a tecnologia se torna ainda mais relevante para facilitar processos complexos dentro e fora do campus, é importante encontrar fornecedores que farão parcerias com você a longo prazo. Os fornecedores podem fornecer soluções e afetar significativamente o sucesso das instituições não só durante a temporada orçamentária, mas o ano todo. Sabendo disso, nós da equipe de ensino superior da Smartsheet gostaríamos de compartilhar algumas das lições que aprendemos ao longo de uma década trabalhando com nossos clientes de ensino superior, com 10 dicas práticas para orientar você na temporada orçamentária do ensino superior.
- Identifique suas reais necessidades: antes de investir, identifique se sua instituição realmente precisa de uma nova ferramenta de software ou se uma melhoria de processo pode ser a resposta. Se você descobrir que o problema está relacionado ao processo ou à priorização, considere como uma nova tecnologia pode ajudar a lidar com isso. Entender suas necessidades fundamentais ajuda a garantir que o dinheiro que você gasta com um fornecedor atenda aos desafios reais que você está enfrentando, levando a resultados mais eficazes.
Colabore com fornecedores: colaborar ativamente com seus fornecedores cria um sistema de suporte mais forte. Usar uma abordagem de parceria para as negociações ajuda a identificar objetivos compartilhados, alinhar metas estratégicas e garantir que as soluções implementadas pelos fornecedores atendam às necessidades exclusivas de sua instituição, promovendo um relacionamento benéfico para todos.
- Comunique claramente seus objetivos e limitações: uma comunicação clara é parte importante do sucesso ou fracasso de uma iniciativa. Articular seus objetivos e limitações para os fornecedores desde o início garante que vocês fiquem em sintonia, mitigando possíveis mal-entendidos e abrindo caminho para operações mais tranquilas.
- Construa relacionamentos fortes: para fortalecer relacionamentos com fornecedores, é preciso o envolvimento não apenas com representantes de vendas, mas também com representantes das equipes de sucesso do cliente, instrutores, serviços profissionais e toda a equipe de contas. Nutrir esse elemento humano pode ajudar a promover uma compreensão mais profunda das necessidades da sua instituição, levando a soluções mais adaptadas e a uma colaboração melhorada ao longo da parceria.
Esclareça as funções dos seus departamentos jurídico e de TI: a integração das equipes jurídica e de TI desde o início é crucial para uma implementação perfeita. A TI garante compatibilidade técnica e eficiência, enquanto o departamento jurídico possibilita a conformidade necessária e a clareza contratual para evitar obstáculos durante a fase de execução.
- Desenvolva um diagrama de solução corporativa: um diagrama de solução corporativa proporciona uma visão geral abrangente de como diferentes sistemas e processos se integram, ajudando os responsáveis pela tomada de decisões a entender possíveis gargalos e otimizar o fluxo de trabalho operacional geral. Ele serve como um recurso versátil aplicável ao contexto mais amplo do orçamento, com insights que se estendem até mesmo além do escopo de compra de soluções de software específicas.
- Considere tanto o valor como a funcionalidade: embora a funcionalidade seja de suma importância para o usuário final, o verdadeiro valor de um serviço é o alinhamento com as metas estratégicas da sua instituição. Garanta a otimização de seus gastos adicionando capacidades que contribuirão significativamente para seus objetivos de longo prazo.
- Explore oportunidades para consolidar sua pilha de tecnologia: simplificar as soluções não apenas reduz a complexidade operacional, mas também aumenta a eficiência. Muitas soluções de software incluem capacidades que podem executar tarefas que normalmente exigiriam vários aplicativos distintos. É mais fácil gerenciar e integrar várias ferramentas na instituição quando elas estão espalhadas por menos programas e sistemas.
- Reserve verba para serviços de implementação: ao fazer orçamentos, não negligencie serviços essenciais. Aloque fundos para suporte técnico e manutenção, treinamento e desenvolvimento profissional, serviços de consultoria e assessoria, segurança e conformidade de dados e gerenciamento de instalações. Esses serviços são fundamentais para o sucesso contínuo de qualquer solução implementada e devem ser considerados de acordo com essa relevância.
- Considere contratos de vários anos: optar por contratos de vários anos pode ajudar contribuir para previsibilidade financeira e vantagens estratégicas. Os contratos de vários anos permitem que você preveja custos com mais precisão e promova parcerias de longo prazo com seus fornecedores mais confiáveis. Esses contratos de longo prazo também podem ajudar a impulsionar a inovação e a melhoria contínua à medida que as equipes ficam mais confortáveis trabalhando com um produto familiar. E, como bônus, muitos fornecedores oferecem seus melhores preços em contratos de vários anos, então você acaba economizando dinheiro a longo prazo.
Passe pela temporada orçamentária com confiança
O segredo para ter sucesso na temporada orçamentária do ensino superior está no planejamento proativo, na colaboração e no aproveitamento da tecnologia. Ao implementar esses insights, os responsáveis pela tomada de decisões podem não apenas superar os desafios orçamentários, mas também preparar suas instituições para manter o sucesso no cenário sempre dinâmico do ensino superior.
Quer saber mais sobre como o Smartsheet pode transformar a maneira como sua escola trabalha?