Se você já usou painéis no Smartsheet, sabe bem da capacidade que eles têm de manter executivos e suas equipes informados com dados em tempo real e dar a essas pessoas as informações necessárias para que se ajustem rapidamente às alterações. Mas quando se trata de fazer uma apresentação em uma reunião, os painéis são o modo mais eficaz de divulgar e compartilhar informações?
Desde sua criação há mais de 30 anos, o Microsoft PowerPoint se tornou o verdadeiro programa de apresentação, seguido de perto pelo Google Slides e pelo Keynote da Apple. Passamos a apreciar esses programas pela facilidade de uso, permitindo que até mesmo os usuários mais novos preparem rapidamente uma apresentação completa com gráficos e outros elementos visuais. Se estiver compartilhando informações estáticas, como um plano ou um material que não mudará, um programa de apresentação como o PowerPoint é um método eficaz para compartilhar os detalhes.
Porém, se você for responsável por apresentar informações dinâmicas e métricas que são atualizadas regularmente, sejam atualizações semanais ou relatórios mensais, provavelmente já está bem familiarizado com os desafios de se atualizar uma apresentação, especialmente quando você conta com dados que vêm de várias fontes. Há problemas de controle de versão, figuras ou conteúdo inconsistentemente formatados, e sua equipe precisa se esforçar para desmembrar os dados corretamente. As informações podem envelhecer rapidamente, e os dados inseridos em uma apresentação frequentemente ficam ultrapassados assim que são colocados nela.
Dados esses desafios, o que você deve fazer quando precisa apresentar essas atualizações e informações para o alto escalão ou mesmo para sua equipe?
Usar os painéis do Smartsheet para dados em tempo real
Se você for encarregado de conduzir reuniões semanais de atualização, informar sobre as reuniões de negócios com executivos ou apresentar dados para equipes executivas ou outros grupos em sua organização, fornecer dados precisos em tempo real é essencial para manter essas pessoas informadas e permitir que elas respondam rapidamente às situações dinâmicas e instáveis. A melhor maneira de fazer isso é aproveitando os painéis do Smartsheet.
O maior impulso para concretizar a coisa toda será a configuração, isto é, criar o painel para transmitir as informações necessárias, descobrir como destacar e visualizar seus dados, desenvolver gráficos e organizar tudo de uma maneira clara, concisa e visualmente atraente. Mas depois de concluído, seu painel pode servir como um elemento-chave principal que manterá todo mundo informado com o mínimo esforço contínuo de sua parte, especialmente se você estiver apresentando dados que já se encontram no Smartsheet.
Adotar uma abordagem híbrida para gerenciar uma única fonte da verdade
Se você tiver um conjunto de materiais (p.ex., apresentações em PowerPoint com planos anuais, anotações de reunião, documentos de política e procedimento) e precisar compartilhar informações e dados em tempo real (p.ex., números de vendas, desempenho do estoque), usar uma apresentação e um painel nas reuniões pode ser a abordagem sob medida que você precisa.
Ao inserir sua apresentação dentro do seu painel, você cria uma experiência perfeita para as partes interessadas oferecendo um só local no qual elas podem acessar facilmente as informações de que precisam. Carregue seu painel, acesse sua apresentação no PowerPoint ou Keynote e mostre-a ao seu público, depois revisite o painel para mostrar os dados e números mais recentes.
Para equipes remotas, que abrangem muitos trabalhadores corporativos no atual clima da pandemia de COVID-19, adotar uma abordagem híbrida e manter uma única fonte da verdade pode ser especialmente útil. Isso dá às equipes um lugar de referência para que todos permaneçam informados e possam obter as atualizações comerciais de que precisam para executar seus trabalhos.
Como decidir o que usar
Ao ponderar entre os painéis do Smartsheet e um programa de apresentação, ficará mais claro determinar que rota seguir se você fizer a si mesmo uma importante pergunta:
Os dados e as informações que eu preciso apresentar mudam de maneira regular ou frequente?
Se sua resposta for sim, é mais provável que o uso de um painel seja sua melhor opção.
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