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Dez dicas e truques para melhorar seu fluxo de trabalho no Resource Management by Smartsheet

Neste artigo, mostraremos a você dez truques e dicas "ocultas" no Resource Management by Smartsheet que ajudarão a acelerar seu fluxo de trabalho. Seja você novo no software ou um profissional experiente, com certeza encontrará alguma novidade que melhorará seu modo de usar a ferramenta.

Vamos começar.

1. Salvar e compartilhar a imagem de cronograma do resumo do projeto

A visualização prévia do cronograma no resumo do projeto fornece uma resumo rápido de todas as fases e atribuições do projeto. Mas você sabia que ele está inserido aqui como uma imagem?

Você pode salvá-lo e compartilhá-lo facilmente com sua equipe durante as reuniões de status ou quando alguém solicitar um cronograma atualizado.

Como fazer:

Navegue até o resumo do projeto (de qualquer projeto)
Clique com o botão direito no cronograma e escolha "Salvar imagem como…"
Salve-a em um local de sua escolha para usar em uma reunião de status, imprima-a ou envie-a para pessoas individualmente

2. Adicionar hiperlinks na descrição do projeto

O novo resumo do projeto documenta resultados na descrição, exibe a equipe e permite que você crie planos que podem ser compartilhados e impressos, tudo relacionado ao projeto.

Entretanto, você nem sempre conseguirá capturar todas as informações aqui, então nós habilitamos hiperlinks na descrição do projeto que direcionam a outras informações relevantes sobre o projeto. É um jeito fácil de adicionar links importantes para documentos hospedados no Google Drive, Box ou Dropbox ou links relacionados ao projeto que sejam de outras ferramentas de software, como Trello ou Jira.

Como fazer:

Clique em "Adicionar descrição do projeto" no resumo do projeto
Copie e cole o link que deseja adicionar
Repita para todos os outros links
Clique em "Salvar"

3. Descrever rapidamente as fases e as atribuições do novo projeto

O planejamento do projeto pode ser um processo complicado se você ficar preso em todos os detalhes no início. É por isso que adicionamos uma nova maneira de planejar rapidamente seus projetos em um alto nível a partir da lista de trabalhos do projeto.

Depois de adicionar um projeto e definir suas configurações básicas, navegue até a lista de trabalhos para descrever rapidamente fases e atribuições usando seu teclado. Depois de adicionar todas essas informações de alto nível, você pode voltar e a atribuição detalhará cada item da lista de trabalhos.

Como fazer:

Adicione todas as principais informações do seu projeto em "Configurações de projeto"
Navegue até a lista de trabalhos do projeto
Clique em "+ Fase" para adicionar uma nova fase na parte inferior da lista de trabalhos
Digite o nome da fase e pressione "Enter" no teclado para adicionar rapidamente uma outra fase Repita esse processo para todas as fases dentro do projeto
Ajuste as datas de cada fase (isso garante que os itens de trabalho que você adiciona sejam padronizados nas datas da fase)
Passe o cursor abaixo do nome de uma fase e clique em "+ Item de trabalho"
Digite o nome do item de trabalho e pressione "Enter" no teclado para adicionar rapidamente um outro item de trabalho. Repita esse processo para todas as entregas dentro de cada fase.
Ajuste as datas e os detalhes para cada item de trabalho em cada fase

4. Adicionar descrições e tarefas aos itens de trabalho

Os itens de trabalho são ideais para definir entregas mais detalhadas dentro das fases do projeto. Mas o que acontece quando você precisa de informações cada vez mais detalhadas? É aí que as tarefas e as notas entram.

Agora, você pode adicionar facilmente informações mais detalhadas para cada item de trabalho, incluindo notas sobre entregas, hiperlinks relacionados a documentos ou ferramentas de software e uma lista detalhada de tarefas que precisam ser realizadas para entregar o trabalho.

Como fazer:

Navegue até a lista de trabalhos dentro de qualquer projeto
Clique no item de trabalho que você deseja editar para abrir um novo painel no lado direito da sua tela
Clique em "Adicionar descrição" no painel para adicionar notas e detalhes, incluindo links para outros sites ou documentos relacionados ao projeto
Clique em "Adicionar lista de tarefas" no painel para adicionar uma série de tarefas associadas ao item de trabalho. Pressione "Enter" depois de digitar o nome de cada tarefa para criar rapidamente sua lista de tarefas

5. Adicionar um item de trabalho sem designar uma pessoa

Às vezes, você ainda não sabe quem será designado para o trabalho quando está planejando um novo projeto. Nesses casos, você pode adicionar um novo item de trabalho sem designar uma pessoa específica.

Observe que sem designar um recurso, você não pode alocar tempo para um item de trabalho. Você pode, no entanto, adicionar um Recurso de reserva e alocar o tempo para essa reserva. Esse pequeno truque ajudará você a prever com precisão seus projetos sem ter que designar pessoas imediatamente.

Como fazer:

Na lista de trabalhos do projeto, clique em "+ Item de trabalho" na parte superior da lista ou passando o cursor abaixo de uma fase específica.
Clique no intervalo de datas para mudar as datas do item de trabalho
Para adicionar um recurso de reserva, passe o cursor sobre o item de trabalho e clique em "Designar". Escolha a reserva apropriada na lista de pessoas e recursos
Depois de designar uma reserva, você pode alocar o tempo para o item de trabalho

6. Reservar datas para hoje ou para o início da fase ao criar atribuições

Esse recurso não está escondido, mas pode facilmente passar despercebido. Quando você está configurando um intervalo de datas para um projeto ou uma fase, um atalho prático “Definir para hoje” aparece sob o calendário no painel à direita. Para itens de trabalho, um atalho “Definir para início/fim da fase” também aparece.

Isso facilita a rápida mudança de datas de fases e entregas sem passar pelo calendário.

Como fazer:

Clique em um intervalo de datas para um projeto, uma fase ou um item de trabalho
Ao definir uma data inicial, clique em “Definir para hoje” ou “Definir para data inicial da fase” abaixo do calendário
Ao definir uma data final, clique em “Definir para hoje” ou “Definir para data final da fase” abaixo do calendário

7. Filtrar por status na lista de trabalhos

Por padrão, a lista de trabalhos apresenta todos os itens de trabalho sob cada fase do projeto. Isso é ótimo como uma visão geral de todo o trabalho em andamento, mas e se você só quiser ver o que já foi concluído, o que está atrasado ou o que está atualmente bloqueado? Filtrar por status resolve isso para que você possa encontrar rapidamente as informações que necessita e voltar para o que é importante (como o que realmente está impulsionando o projeto).

Como fazer:

Na parte superior da lista de trabalhos do projeto, clique em "Status: todos"
Desmarque ou marque rapidamente todas as caixas de seleção nessa lista clicando em "Nenhum" ou "Todos", ou
Marque ou desmarque os status de trabalhos individuais nessa lista para restringir as informações de que você precisa

8. Ir direto do cronograma de recursos para uma lista de trabalhos de projeto

Você pode passar o cursor sobre qualquer fase ou atribuição no cronograma para ver detalhes de alto nível sobre o trabalho. Mas mesmo com essas informações, entender cada detalhe do trabalho pode ser difícil.

A boa notícia? Existe uma maneira fácil de ir direto do cronograma para a lista de trabalhos de qualquer projeto.

Como fazer:

Clique em qualquer projeto ou fase no cronograma de recursos para abrir um menu de informações a serem editadas
Clique no lápis (o segundo ícone na lista)
Neste novo subpainel, clique em "Visualizar detalhes" para ir direto à lista de trabalhos do projeto

9. Ocultar fases na lista de trabalho

Quando você tem um projeto duradouro com muitas fases e entregas, a lista de trabalho pode começar a parecer superlotada. Se você quiser acabar com a bagunça, existe uma maneira fácil de ocultar as fases na lista de trabalho para que seja possível focar nas áreas do projeto que mais importam.

Como fazer:

Na lista de trabalho do projeto, clique no ícone de seta pequena no lado esquerdo da fase de qualquer projeto.
A fase será recolhida, ocultando todos os itens de trabalho que estão anexados a ela.

10. Duplicar atribuições no cronograma

Às vezes, você precisa que várias pessoas trabalhem nas mesmas entregas. Mas criar manualmente vários itens de trabalho com as mesmas informações e atribuir a diferentes pessoas leva muito tempo.

Usando esse atalho simples para duplicar atribuições no cronograma, você pode criar rapidamente múltiplas cópias da mesma atribuição. Essas atribuições idênticas podem, então, ser reatribuídas a outras pessoas.

Como fazer:

Na lista de trabalho do projeto, clique no ícone de seta pequena no lado esquerdo da fase de qualquer projeto.
A fase será recolhida, ocultando todos os itens de trabalho que estão anexados a ela.