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Artigo

Automarize seus fluxos de trabalho em minutos e economize tempo

by Scott Tewel

Em um ambiente ideal, você deveria dedicar mais tempo fechando grandes negócios, inaugurando a sua mais nova loja, ou lançando seu produto — e não procurando por atualizações ou enviando lembretes recorrentes. A automação do Smartsheet transforma isso em realidade: alivia o tempo gasto com tarefas manuais e repetitivas para que os clientes possam focar na parte mais importante do trabalho.

Nossas mais recentes melhorias permitem automatizar diversas ações e abordar vários cenários em um único fluxo de trabalho — e até mesmo repetir o fluxo de trabalho com base no cronograma de sua preferência. Nunca foi tão fácil focar nos aspectos mais interessantes e importantes do seu trabalho.

Se já estiver usando a automação do Smartsheet, ou se esta foi a primeira vez que ouviu falar dela, listamos aqui algumas formas de aproveitar os novos recursos para seu benefício imediato e da sua equipe.

1. Economize tempo e mantenha seu trabalho no prazo com lembretes recorrentes

Esquecer datas importantes pode afetar de forma significativa o cumprimento das metas pela sua equipe, mas o envio manual de lembretes para cada prazo pode se tornar uma responsabilidade contínua que tirará seu foco daquilo que é mais importante em seu trabalho.

Ao configurar um único fluxo de trabalho automatizado recorrente, você pode enviar para si mesmo e para a sua equipe quantos lembretes forem necessários. Por exemplo, em poucas etapas você pode configurar lembretes diários para qualquer tarefa em sua planilha cujo prazo está se aproximando.

Primeiro indique ao Smartsheet que seu fluxo de trabalho precisa ser acionado diariamente.

Screenshot of a daily reminder trigger as part of an automated workflow

Em seguida, especifique as condições que determinam quais linhas necessitam de lembretes. Neste exemplo, vamos configurar o Smartsheet para nos lembrar das tarefas que ainda não foram concluídas, começando por três dias antes do prazo.

Daily reminder automated workflow condition in Smartsheet app

Finalmente, configure cada lembrete para que seja enviado ao responsável pela tarefa e personalize a mensagem.

Daily reminder automated workflow action

Saiba mais sobre como configurar lembretes em seus fluxos de trabalho automatizados.

2. Automatize atualizações de status para reduzir o tempo dedicado a reuniões e e-mail

Quando diversos grupos interessados trabalham juntos, as atualizações de status proporcionam transparência sobre o andamento de um projeto ou programa e responsabilizam os grupos interessados pelas tarefas que lhes foram atribuídas. Porém, o tempo é frequentemente desperdiçado em reuniões de atualização de status ou, pior ainda, o status dos principais itens do trabalho permanece incerto.

Dedique seu tempo com o que realmente é importante em vez de enviar diversos e-mails e agendar reuniões frequentes de atualização de status. Deixe que o Smartsheet colete essas informações de atualização configurando, em apenas algumas etapas, solicitações recorrentes de atualização de status.

Primeiro, informe ao Smartsheet quando as solicitações devem ser enviadas. Por exemplo, toda sexta-feira ao meio-dia.

Weekly update automated workflow trigger in Smartsheet app

Em seguida, limite as solicitações para tarefas incompletas.

Weekly update automated workflow conditions in Smartsheet app

Por fim, faça com que cada solicitação seja enviada ao responsável pela tarefa. Lembre-se de incluir os campos que precisam ser atualizados e outras informações que possam ser importantes aos grupos interessados.

Weekly update automated workflow action in Smartsheet app

Após as solicitações terem sido enviadas, os grupos interessados podem usar qualquer dispositivo para abrir suas solicitações de atualização em um formulário com um ou mais campos editáveis, e as informações inseridas serão registradas diretamente na planilha do projeto.

Update request automated workflow in Smartsheet app on mobile

Saiba mais sobre como solicitar atualizações em seus fluxos de trabalho automatizados.

3. Remova obstáculos com processos de aprovação simplificados

Aprovações são fundamentais para levar o trabalho adiante como equipe, mas o processo para obter aprovação está muitas vezes suscetível a atrasos não planejados. Use fluxos de trabalho automatizados para simplificar as solicitações de aprovação e como as decisões de aprovação são monitoradas

Primeiro, você terá que assegurar que as solicitações de aprovação sejam enviadas no momento certo. É possível acionar uma solicitação de aprovação em uma data específica ou quando houver a adição ou alteração de alguma informação importante em sua planilha.

Choosing triggers for automated workflow in Smartsheet app

O responsável pela aprovação receberá uma notificação no formato de um formulário com informações contextuais e botões com as opções para "aprovar" ou "recusar" a solicitação. Quando o responsável pela aprovação tomar sua decisão, a resposta será registrada diretamente na planilha.

Approval request automated workflow in Smartsheet app on mobile

Você então terá a opção de rapídamente monitorar uma solicitação de aprovação atribuindo ações ou condições adicionais. Por exemplo, você pode enviar um alerta ao solicitador assim que a solicitação for aprovada, ou enviar uma solicitação de atualização para obter mais informações caso a solicitação tenha sido recusada.

Multi-step automated workflow approval request set up

Se, para avançar, seu trabalho exige vários níveis de aprovação, é possível monitorar uma aprovação com outra solicitação de aprovação.

Multi-step approval request as part of an automated workflow

Saiba mais sobre como solicitar aprovações em seus fluxos de trabalho automatizados.

Como a automação direciona a sua equipe ao sucesso

Está pronto para recuperar o tempo perdido e se dedicar àquilo que é mais importante em seu trabalho? Configure um dos fluxos de trabalho acima e veja por si só os benefícios.

E quanto maior for a automatização, maior serão os benefícios proporcionados pelos fluxos de trabalho automatizados. Veja o que um participante do Programa Primeiros usuários nos contou sobre os resultados imediatos obtidos por sua equipe:

"A capacidade de adicionar diversos cenários e ações a um mesmo fluxo de trabalho já economizou um tempo precioso na automação do nosso processo de aprovação de conteúdo. Também estamos mais motivados a automatizar soluções integradas para outros processos mais importantes."   

Sean McDuffie

Gerente de projetos, Crain Communications

Na medida em que a sua equipe se adequa cada vez mais aos fluxos de trabalho automatizados, você pode explorar alternativas mais complexas às suas tarefas manuais e recorrentes. Assista ao vídeo abaixo para ver os fluxos de trabalho automatizados em ação.