Enquanto as betoneiras se movimentam e as batidas dos martelos ressoam nos canteiros de obras, as ferramentas digitais ativam os fluxos de trabalho e o gerenciamento de projeto dos proprietários de imóveis, arquitetos e empreiteiros que transformam plantas em estruturas completas. Afinal de contas, essas partes interessadas precisam obter cada detalhe corretamente, do planejamento ao monitoramento de materiais, enquanto colaboram com gerentes de projeto da construção a cada etapa do caminho.
Os profissionais do setor da construção usam a plataforma de execução de trabalho do Smartsheet e as integrações e os complementos de seu aplicativo para planejar, monitorar e gerenciar o trabalho diário.
Da garantia de consistência de dados por meio do DataMesh até a coleta de assinaturas digitais através do DocuSign e o armazenamento seguro de arquivo via Egnyte, muitas empresas aproveitam o Smartsheet para se afastar dos registros mantidos em papel e se aproximar da transformação digital.
1. Manter a consistência de dados com o DataMesh
Algumas empresas de construção usam o DataMesh, um complemento premium do Smartsheet. O DataMesh capacita as equipes a manter a consistência de dados entre as planilhas ao descobrir e remover automaticamente séries de dados duplicados, criar links com base em valores de pesquisa específicos e preencher células vazias em planilhas usando valores conhecidos, como números de telefone ou endereços de e-mail.
Seja lidando com projetos de construção comercial ou residencial, os clientes da Smartsheet usam o DataMesh de várias maneiras, do registro de data e hora da conclusão de marcos à transferência de informações cruciais de uma planilha de pesquisa da instalação para uma planilha ativa de estimativa de arquitetura.
O departamento de RH de uma construtora com sede na Califórnia usa o DataMesh para disparar seu processo de integração. O complemento premium transfere automaticamente as informações reunidas durante a fase de recrutamento para a planilha da equipe de RH para registros de funcionários. Isso praticamente agiliza o processo de coleta de dados, resultando em menos erros de inserção de dados ao passo que economiza o tempo que eles poderiam gastar copiando e colando informações.
Baixe a planilha de dados do DataMesh para saber mais.
2. Compartilhar dados dinâmicos e precisos com o aplicativo Smartsheet Pivot
O aplicativo Smartsheet Pivot é um complemento premium que permite às equipes resumir rapidamente e atualizar dinamicamente os dados armazenados em uma planilha usando tabelas dinâmicas. Com o complemento, as equipes podem manter as principais métricas atualizadas, mostrar informações importantes e responder e agir em relação às necessidades dinâmicas de dados.
Por exemplo, um fabricante de acessórios para lojas de varejo usa o aplicativo Pivot e o Smartsheet Control Center conjuntamente para gerenciar projetos de construção. Eles usam o Control Center para lançar as principais métricas de todos os seus projetos ativos em uma única planilha de portfólio que monitora a carga de trabalho. Livrando-se dessa planilha, eles usam o aplicativo Pivot para previsão e contagem de métrica para os painéis do Smartsheet voltados ao cliente, o que oferece uma melhor visibilidade sobre a integridade financeira e o progresso.
Uma empresa de arquitetura de serviço completo que lida com o planejamento e o design também usa o aplicativo Pivot para trabalhar com clientes sobre estimativas de arquitetura. Quando seus clientes solicitam atualizações sobre o design de uma instalação, a empresa determina a estimativa e usa o aplicativo Pivot para produzir seis tipos de relatórios de custos. Isso fornece ao cliente dados reveladores sobre o custo pelo nível de prioridade por instalação ou departamento, discriminação de custo intangível e muito mais, fazendo com que eles possam responder a executar mais rapidamente.
Para saber mais, confira a planilha de dados do aplicativo Pivot.
3. Proteger arquivos essenciais com Egnyte, Google Drive, OneDrive
As equipes de construção que vão além do sistema de preenchimentos de dados em papel normalmente usam arquivos protegidos e aplicativos e plataformas de armazenamento de documentos. Para ajudar as equipes que eliminaram os papéis a divulgar rapidamente documentos e informações relevantes no trabalho, o Smartsheet se conecta a aplicativos de armazenamento de arquivo baseados na nuvem, como Google Drive, Microsoft OneDrive e Egnyte. O uso dessas integrações do Smartsheet é útil para empresas de design arquitetônico e desenvolvedores imobiliários.
As empresas de arquitetura criam documentos de design e tiram fotos dos locais de cada projeto de construção. Por exemplo, um empresa especializada em criar vitrines comerciais de alto nível e seções de lojas usa o Egnyte como um repositório para todos os seus ativos de imagens, de fotos padrão a imagens em 360 graus de mapeamento de vistoria.
A empresa usa a integração do aplicativo do Egnyte para anexar essas imagens a linhas relevantes do Smartsheet para que todas as informações sejam reunidas em uma só planilha. Outra empresa de arquitetura usa a integração do Smartsheet com o Microsoft OneDrive para gerenciar documentos de todos os projetos de arquitetura.
Em outro exemplo, um desenvolvedor imobiliário na Califórnia usa o Google Drive para armazenar fotos dos canteiros de obras. Como gerencia projetos usando o Smartsheet, ele usa a integração com o Google Drive para anexar imagens relevantes a linhas, permitindo que tenham acesso a essas imagens no aplicativo Smartsheet para dispositivos móveis quando estão em campo.
Para essas três empresas, ter fotos centralizadas no Smartsheet adiciona um contexto visual a cada projeto. Algumas empresas de design arquitetônico podem ter centenas de projetos em andamento ao mesmo tempo, então poder enviar rapidamente imagens a partir de dispositivos móveis e, em seguida, organizar e acessar fotos de referência é um divisor de águas que evita a procura interminável por pastas digitais em seus aplicativos baseados na nuvem.
4. Coletar contratos digitais assinados com DocuSign
O DocuSigné outro aplicativo de integração que ajuda as equipes de projetos de construção a fazer a mudança para a documentação digital. Em vez de manter um sistema baseado em papel para contratos e outros documentos essenciais, os gerentes de projetos podem coletar documentos assinados eletronicamente usando listas de contato no Smartsheet.
No Smartsheet, eles podem preencher automaticamente e mapear dados das linhas para documentos que são enviados às partes interessadas, anexar às linhas os documentos assinados e usar o modelo do DocuSign para processos que podem ser repetidos. Essas automações possibilitam que as partes interessadas analisem e assinem documentos ainda mais rapidamente para que possam voltar às tarefas mais urgentes.
Usando uma combinação do DocuSign com o Smartsheet, uma empresa de gerenciamento de propriedade imobiliária conseguiu substituir seus sistema em papel. O gerente de projetos costumava dar uma volta para coletar assinaturas e aprovações pessoalmente, mas ao usar a combinação do DocuSign com o Smartsheet, foi possível economizar tempo e eliminar o custo operacional necessário para armazenar toda a papelada. O gerente de projetos pode gastar mais tempo se concentrando nas eficiências do processo e continuar a impressionar sua equipe de gerenciamento.
