Como o InterContinental Hotels Group gerencia programas globais

Quando Monica Harper do IHG (InterContinental Hotels Group) começou a usar o Smartsheet em 2014, esse era um de seus principais objetivos de desempenho. "Meu vice-presidente me disse para adquirir o Smartsheet, aprender a usá-lo e depois ensinar como aos demais", lembra ela. Avance para 2018: o Smartsheet não faz mais parte do escopo de trabalho de Harper, mas ela continua contando com a poderosa plataforma de execução de trabalho, treina colegas para se tornarem proficientes e chama isso de "minha atividade secundária não remunerada, porque ao verem como o Smartsheet funcionou para mim, as pessoas querem para saber como ele pode funcionar para elas."

Uma entusiasmada divulgadora do Smartsheet, Harper compartilha sua experiência e conhecimento por meio de sessões de treinamento individuais e em equipe, além de criar planilhas que atendem às necessidades urgentes, tanto dentro quanto fora de seu departamento. "Só nesta semana, tive duas sessões individuais", diz ela, observando que treinou mais de 100 pessoas em todo o IHG, que opera mais de 5.500 unidades do InterContinental, Regent, Kimpton, Crowne Plaza, Holiday Inn e outras marcas líderes de hotéis em todo o mundo.

Atualmente gerente de marca associada no departamento de fidelidade da empresa de hospitalidade, Harper continua comprometida com o Smartsheet: "É a minha ferramenta de escolha e ainda continuo trabalhando com as pessoas porque gosto muito do produto e acho que é uma ótima solução para muitas aplicações."

Conhecida por suas habilidades organizacionais, Harper recentemente usou o Smartsheet para desenvolver um portal de equipe para integrar novas pessoas e reter o conhecimento institucional. "Criei um Smartsheet que basicamente tinha informações como o número de telefone, preferências, tamanho da camiseta, calendário, contatos de emergência, tudo", para ajudar as pessoas a se conhecerem, fazer conexões e colaborarem, explica ela. "É uma central única para nossa equipe", que cresceu rapidamente de 12 para 60 pessoas.

Uma vez que a IHG está passando por uma transformação em toda a empresa, outras organizações ouviram falar da planilha de equipe da Harper, portanto ela criou mais quatro para apoiar grupos que passam por mudanças semelhantes. "Documentei muito do meu trabalho no Smartsheet", diz Harper, responsável por 305 planilhas. "Consegui concluir a transição de uma pessoa em um dia em um dos processos, tudo isso em uma única planilha."

O Smartsheet ajudou Harper a enfrentar um de seus maiores desafios: coliderar um programa para rastrear credenciamentos de hotéis em todo o mundo. Enquanto os líderes globais estavam "presos" no serviço de armazenamento em nuvem existente, Harper superou a resistência mostrando como o Smartsheet pode rastrear todos os vários formulários, correspondências e histórico de alterações. "Consegui convencê-los a migrar para o Smartsheet quando mostrei os diferentes relatórios e painéis que poderíamos criar", conta. "Eles ainda estão usando aquele rastreador."

Harper teve sucesso correspondente em seu treinamento do Smartsheet. "Uma vez que você consegue apresentar o Smartsheet para alguém, vemos que ele é muito fácil e intuitivo de usar", ela conta. "Não tento forçar a solução; gosto de apresentá-la e dizer: 'Veja o que é possível de fazer com ela.' É tão flexível e o rastreador, o calendário, o gráfico de Gantt, os diagramas de raias, a visualização atual abrangem tantos recursos diferentes."

Além de descrever vários projetos do Smartsheet que melhoraram a eficiência, transparência, velocidade, colaboração, comunicação e produtividade no IHG, Harper compartilha exemplos de trabalhos externos, como acompanhamento de projetos de reforma residencial, impostos, desenvolvimento de carreira e muito mais. Harper resume: "Uso o Smartsheet de várias maneiras para negócios e na minha vida pessoal", ela afirma. "Ele tem tudo que eu e minha equipe precisamos."