A Ohio State University conta com o Smartsheet para automatizar os principais processos e atender mais rapidamente os clientes

A Ohio State University (OSU), fundada em 1870, é uma universidade pública de pesquisa localizada em Columbus, Ohio. A OSU oferece educação a mais de 67.000 alunos e foi classificada entre as melhores universidades públicas dos Estados Unidos.

O Departamento de Serviços de Informação e Tecnologia de Instalações da OSU apoia equipes fundamentais, como a de serviços de arquitetura, que gerencia dados de plantas baixas e modelos de construção, e a de sistemas de informação geográfica (GIS), que mapeia campi, captura imagens por drone e desenvolve aplicativos. O departamento conta com o Smartsheet para gerenciamento de projetos, automação de tarefas e visibilidade para executivos. “O Smartsheet é uma ferramenta muito avançada que dá às pessoas de diferentes equipes total visibilidade sobre seus projetos, facilitando a compreensão do trabalho que está sendo feito e do prazo de entrega”, diz Joe Porostosky, diretor de serviços de informação e tecnologia de instalações da The Ohio State University.

Por muitos anos, o Departamento de Serviços de Informação e Tecnologia de Instalações usou uma combinação de e-mail e software de planilha para monitorar projetos internos de várias equipes. “Um dos nossos desafios é que o departamento recebe muitas informações de vários lugares, pois atendemos toda a universidade”, diz Porostosky. “Como gerente, não tinha noção da quantidade de trabalho que estava em execução. Pedia a outros gerentes que enviassem um e-mail uma vez por semana para me atualizar sobre o status dos projetos, o que não era eficiente.” Isso foi um problema para monitorar os contratos de nível de serviço (SLAs) dos clientes. “Temos que terminar o trabalho em determinado período, mas eu não tinha uma visão unificada de todos os projetos”, diz Porostosky. “Talvez estivéssemos cumprindo os SLAs, mas eu não tinha como saber com certeza.”

Porostosky procurou resolver o problema encontrando uma solução tecnológica que oferecesse uma exibição centralizada dos projetos.

Centralizando os principais processos e simplificando o gerenciamento de projetos com o Smartsheet 

Quando Porostosky começou a avaliar novas ferramentas de gerenciamento de projetos, ele percebeu que a OSU já tinha licenças internas do Smartsheet. “Depois de pesquisar várias possíveis soluções, vi o potencial que o Smartsheet tinha para resolver alguns de nossos problemas de colaboração e acompanhamento de projetos”, diz Porostosky.

Inicialmente, Porostosky criou uma solução no Smartsheet para monitorar projetos e tarefas departamentais por funcionário. “Tentei desenvolver o sistema mais simples possível para reunir dados de projetos de todos os sistemas que tínhamos, além de permitir a geração de relatórios sobre diferentes tipos de tarefas”, diz ele. “Isso nos deu uma boa visão de quantos projetos estavam nas filas dos funcionários e qual era o status de cada projeto.” Com o tempo, outros departamentos da OSU, incluindo equipes de segurança e centros médicos, começaram a usar o Smartsheet para gerenciar projetos. Atualmente, mais de 2.100 colaboradores em mais de 60 departamentos dependem do Smartsheet para gerenciar o trabalho diário.

Mais recentemente, Porostosky e sua equipe atualizaram para a plataforma Smartsheet Advance Gold, que oferece recursos como gerenciamento centralizado de processos com o Control Center e protege o compartilhamento de informações do projeto para visualização e edição com o Dynamic View. O Smartsheet Advance também permite que as equipes se conectem a outras plataformas importantes de negócios internos por meio de fluxos de trabalho e conectores inteligentes.

“Já estamos percebendo o valor do Smartsheet Advance”, diz Porostosky. “Por exemplo, estamos usando o Dynamic View para disponibilizar informações mais detalhadas a alguns clientes sem ter que dar a eles acesso às planilhas subjacentes.”

Uma visão unificada de todos os projetos e tarefas 

Com o Smartsheet, a equipe de serviços de informação e tecnologia de instalações tem uma visão centralizada do status de todos os projetos e tarefas individuais, dando a Porostosky e a outros membros da equipe uma melhor visibilidade do status atualizado de cada projeto.

“O Smartsheet resolveu nossos problemas de visibilidade e gerenciamento de tarefas reunindo tudo em um só lugar”, diz Porostosky. “Assim, nosso trabalho fica mais claro, pois cada pessoa sabe exatamente em que está trabalhando todo dia e pode ver quais projetos precisam de priorização ou quais estão prestes a ultrapassar o prazo.” 

Porostosky também está economizando mais de 150 horas de trabalho administrativo por ano, porque ele não gasta mais tempo procurando atualizações de projetos e enviando e-mails para os membros da equipe. “Agora tenho a visibilidade necessária sobre nosso trabalho, porque tudo está nos painéis do Smartsheet”, diz ele. “Recebo relatórios de cada pessoa e projeto, por isso, se tiver uma pergunta sobre algo, posso apresentá-la na nossa reunião de segunda-feira de manhã. Mais importante do que a economia de tempo é o fato de que todos estamos usando nosso tempo nas tarefas certas.”

Uma capacidade maior de atender os clientes

Como a OSU tem uma visibilidade melhor sobre o projeto, ela pode manter os clientes atualizados sobre o andamento do trabalho. “O Smartsheet nos ajuda a atender melhor nossos clientes, porque agora temos uma noção melhor do tempo pelo qual as tarefas ficam paradas, então resolvemos os problemas de um modo muito mais rápido. Sabemos quando certas solicitações estão ficando desatualizadas a ponto de poder causar problemas para os clientes”, diz Porostosky.

Automação de um processo complexo de monitoramento de tempo 

A equipe de serviços de informação e tecnologia de instalações está aproveitando a automação do Smartsheet para agilizar um procedimento de monitoramento de tempo para os alunos que trabalham com a equipe. “Queremos monitorar o tempo dos alunos a fim de determinar a rapidez com que eles estão concluindo as tarefas para podermos ajudá-los a melhorar o desempenho se necessário”, diz Porostosky.

“Antes do Smartsheet, monitorávamos o tempo dos alunos em várias planilhas e aplicativos, o que era difícil e complexo. Eu esperava até o final do verão para baixar todos os dados e poder criar uma métrica para o desempenho deles. Agora, em vez de levar vários dias para reunir esses dados, posso fazer isso em tempo real no Smartsheet. Não há trabalho de nossa parte.”

Porostosky e sua equipe agora estão explorando recursos adicionais do Smartsheet, como o aplicativo DataMesh, para mapear mais facilmente os dados do Smartsheet entre relatórios grandes. Além disso, a Porostosky está trabalhando com a equipe imobiliária da OSU para usar o Smartsheet Control Center para gerenciar grandes projetos.

“Essa equipe exige pelo menos 30 etapas para cada projeto que eles executam, então esperamos ajudá-los a facilitar esse processo com o Control Center”, diz Porostosky. O Smartsheet nos ajuda a simplificar processos e a reduzir o volume de trabalho manual que realizamos, e esse é outro bom exemplo disso.”