A RMIT University captura e visualiza dados de projetos para planejamento estratégico e mobilização de recursos com o Smartsheet

A RMIT Studios colabora com todas as Faculdades da RMIT University, uma das duas maiores universidades da Austrália, e apoia o lado não acadêmico do ensino universitário. Quando a Studios reorganizou seu modelo operacional para permitir o gerenciamento de projetos ágil, o departamento precisou de uma ferramenta de tecnologia que se adequasse à nova forma de trabalhar e capturasse dados essenciais em um só lugar. O Smartsheet proporcionou à RMIT Studios maior visibilidade do progresso de projetos, mobilização de equipes e preparação para o futuro.

“Faço parte da equipe de estratégia, planejamento e entrega da RMIT Studios”, conta Kara Robinson, coordenadora de parcerias da RMIT Studios. “A Studios oferece serviços e realiza projetos com foco em como os alunos aprendem, e não no que aprendem. Nossa equipe saiu de um modelo operacional em cascata muito estático para a adoção e implementação de uma nova metodologia ágil em escala para todo o nosso gerenciamento de projetos, bem como nossa prestação de serviços em todo o departamento. Para possibilitar essa nova forma de trabalhar, precisávamos de uma solução que fosse compatível com novas ideias e pudesse ser flexível e colocada em escala para nos ajudar a lidar com o desconhecido.”

O departamento abrigava equipes especializadas de tecnologia de ensino, design, empregabilidade e carreiras e análise e estratégia de dados, ou seja, nem sempre os membros de um grupo sabiam o que os outros estavam fazendo ou como priorizar a colaboração em diferentes projetos.

“Não tínhamos um processo apropriado”, lembra Robinson. “Eram só bolhas; diferentes equipes faziam atividades diferentes, motivo pelo qual precisávamos de uma solução unificadora. Este ano, reestruturamos apropriadamente todo o departamento e começamos esse novo modelo operacional. Foi a oportunidade para dizermos que todos deveriam se unir, ser responsáveis e colocar todos os dados em um só lugar para que pudéssemos apoiar uns aos outros e de fato ver o que está acontecendo.”

A RMIT Studios também precisava de um método mais fácil de se comunicar com grandes quantidades de partes interessadas da universidade, que eram responsáveis por aprovar orçamentos e decisões estratégicas de projetos que podiam levar de uma semana a mais de um ano. Um dos colegas de Robinson, especialista em metodologia ágil, recomendou o Smartsheet como uma plataforma flexível que poderia permitir a visualização, o monitoramento e a geração de relatórios em volumes de dados complexos.

“O Smartsheet realmente permitiu que capturássemos todas as nossas solicitações de projetos e serviços, nossos cronogramas e nossos roteiros e inseríssemos todos esses dados instantâneos em painéis”, afirma Robinson. “Uma das coisas mais importantes de que precisávamos era a capacidade de vincular todos os nossos dados de solicitações iniciais e aprovações à entrega de serviços e projetos. Por meio do monitoramento, relatórios e painéis do Smartsheet, foi possível que toda a nossa equipe, tanto interna quanto externa, acessasse essas informações conforme a necessidade. Precisávamos de uma ferramenta que atendesse a mais de 80 funcionários, assim como prestadores externos, e pudesse lidar com mais de 90 projetos este ano.”

Um único roteiro para um conjunto de equipes especializadas

Robinson e seus colegas desenvolveram uma solução do Smartsheet que oferecesse um processo unificado de configuração e gerenciamento de projetos. Os formulários do Smartsheet capturam os detalhes necessários do projeto, mapeados em modelos; o envio de um projeto emite um alerta para o patrocinador dos negócios e financeiro do projeto, que pode aprová-lo ou rejeitá-lo. Uma vez aprovados, os projetos são inseridos automaticamente em planilhas e se tornam parte do roteiro geral da equipe.

O roteiro visualiza todo o portfólio de projetos da equipe, e, assim, a equipe de Robinson pode ver o status do projeto e o progresso para a conclusão de várias categorias. Robinson afirma que os painéis transformaram a forma como a RMIT Studios gerencia e prioriza o trabalho que está sendo feito pelas equipes dos departamentos. A disponibilidade e a utilização de membros da equipe também são monitoradas, de modo que as partes interessadas podem ver rapidamente quem está disponível para novos projetos, quem poderia ser realocado a um projeto de maior prioridade ou pode estar sobrecarregado e precisa ter trabalho realocado.

“A intenção era garantir que nossa equipe de liderança pudesse planejar tudo com antecedência de 12 meses ou mais”, explica Robinson. “Seria possível ver onde as pessoas eram necessárias. Por exemplo, havia um designer de ensino em um projeto, mas talvez precisássemos de três. Ou identificar se haveria sobreposição de pessoas entre projetos e solicitações de serviços mais curtos, se uma tarefa de três dias precisaria de uma pessoa da equipe. Conseguimos ter um mapa completo de toda a nossa equipe em um só lugar, em vez de consultar o quadro branco do escritório ou a memória de alguém.”

Uma plataforma desenvolvida para a “nerd das fórmulas”

Robinson aproveitou a potência das fórmulas do Smartsheet para criar as exibições de recursos e os insights de planejamento de que a RMIT Studios precisava. Autodeclarada “nerd das fórmulas” e capaz de descrever suas fórmulas favoritas em detalhes, Robinson ama como as fórmulas e a formatação condicional permitiram que a equipe priorizasse projetos com base nos parâmetros mais importantes, definisse quais etapas do processo são mais importantes para a conclusão de um projeto ou sinalizasse potenciais problemas logo no início para que pudessem ser resolvidos sem atrasar resultados.

Para usuários que não são nerds de fórmulas, o Smartsheet continua sendo uma potência; Robinson afirma que sua simplicidade e flexibilidade permitem que sua equipe aproveite os pontos fortes dos usuários individuais e não os force a se adaptarem a um sistema que não se adeque a seus estilos de trabalho.

“Um dos melhores recursos foi ter a exibição em grade, a exibição de Gantt e a exibição de cartões em uma única planilha”, afirma Robinson. “Ter esses diferentes tipos de representação visual em um projeto facilitou muito o envolvimento das pessoas, pois permitiu atender a diferentes habilidades das pessoas e a familiaridade com a tecnologia. Você pode dizer que, se esta é sua forma de trabalhar, vamos direcioná-lo neste caminho. Outra pessoa ainda pode estar vendo a mesma planilha de forma completamente diferente e que se adapte a ela.”

O poder da comunidade Smartsheet

Foi bastante fácil para Robinson e seus colegas desenvolverem uma solução do Smartsheet para a RMIT Studios, em parte porque a plataforma é fácil de aprender e entender e porque a comunidade Smartsheet é um gigantesco recurso para ajuda e solução de problemas. A maioria das dúvidas pôde ser resolvida com uma busca rápida. Nas palavras de Robinson, ”alguém já teve o mesmo problema antes”. A RMIT Studios também adquiriu horas de consultoria, o que proporcionou a oportunidade de conversar sobre metas e dúvidas com especialistas que poderiam oferecer insights personalizados.

“Não só nossa consultora estava resolvendo todos os nossos problemas durante o horário agendado, como também ela nos permitiu expor o que precisávamos alcançar e dava várias sugestões”, conta Robinson. “Uma vez, eu descrevi um problema que estávamos tendo e ela disse que deveríamos experimentar a fórmula de hierarquias. Sem querer, essa fórmula resolveu muitos pequenos problemas que tínhamos; nos ajudou muito. E agora usamos a todo momento, em quase todas as planilhas. Ela realmente entendeu o que estávamos fazendo e entendeu todos os elementos que estávamos tentando associar.”

Para saber mais sobre o uso do Smartsheet pela RMIT University, assista à apresentação de Robinson na conferência virtual ENGAGE APAC 2020 ou leia nosso estudo de caso.