A Albany State University usa o Smartsheet para facilitar o bom desempenho dos alunos e dar aos educadores mais tempo para ensinar

A Albany State University, localizada em Albany (Geórgia, EUA) tem uma história rica e diversificada. Fundada em 1903 como Albany Bible and Manual Training Institute, a escola tornou-se parte do Sistema Universitário da Geórgia em 1932 e passou a se chamar Albany State College em 1943. Em 1996, a escola se tornou a Albany State University, a maior universidade historicamente formada por negros da Geórgia e uma das 15 maiores universidades desse tipo nos Estados Unidos. Atualmente, mais de 6.000 alunos frequentam a escola, que oferece uma ampla variedade de programas de pós-graduação, bacharelado, cursos técnicos e pós-graduação.

A Albany State tem o compromisso de ajudar seus alunos e professores a alcançar a excelência por meio de quatro metas e objetivos estratégicos: acesso e sucesso dos alunos; sustentabilidade do estado institucional e administração responsável; parceria e competitividade econômica; e desenvolvimento de liderança e envolvimento dos funcionários. Nos últimos anos, a universidade vem usando o Smartsheet para cumprir essas metas. “O Smartsheet nos ajuda a realizar pelo menos as duas primeiras metas estratégicas da nossa universidade”, afirma a Dra. Dorea Hardy, designer instrucional sênior da Albany State University.

“Estamos viabilizando a primeira meta, de acesso e sucesso dos alunos, usando o Smartsheet para gerenciar a verificação de frequência por nossos docentes, identificando quando os alunos correm o risco de não serem aprovados em um curso, além de ajudar os professores a melhorar a qualidade de seus cursos. Também estamos contribuindo para o nosso objetivo de gerenciamento usando o Smartsheet para sermos mais eficientes e responsáveis no uso das ferramentas e dos recursos que já temos.”

Antes do Smartsheet, a diretora anterior usava planilhas para extrair dados do sistema de informações do aluno e do sistema de gerenciamento de aprendizagem da escola. “Ela precisava combinar manualmente os dados dos dois sistemas e tinha dificuldades para criar relatórios rapidamente”, diz Hardy. “Nossos reitores e chefes de departamento não têm tempo para criar relatórios com base nesses dados. Eles precisam se concentrar no ensino.” 

Cada vez mais, reitores e chefes de departamento universitários pediam a Hardy e sua equipe de ensino à distância para criar mais relatórios com dados de alunos e professores. “Eles nos pediam mais relatórios, e isso era um desafio, pois eu já havia assumido funções extras como diretora interina, então não tinha muito tempo”, comenta Hardy. “Precisávamos de uma solução para simplificar a criação de relatórios.”

Usando o Smartsheet para identificar alunos com dificuldades, gerenciar o desenvolvimento de cursos e automatizar as verificações do histórico escolar

Quando o diretor de tecnologia da informação anterior da universidade começou a usar o Smartsheet para gerenciamento de projetos, ele sugeriu que Hardy fizesse o mesmo. “Em vez de programar formulários personalizados, o Smartsheet simplificou tudo”, declara ela. Hardy descobriu então dois recursos: o Data Shuttle, que permite que os usuários carreguem dados de bancos de dados do Smartsheet e para ele; e o Dynamic View, que possibilita o compartilhamento de dados para visualização e edição com usuários específicos. “Quando descobri o que esses recursos eram capazes de fazer, fiquei apaixonada pelo Smartsheet”, diz Hardy.

Hardy e seu departamento usam o Data Shuttle e o Dynamic View para coletar automaticamente os dados dos sistemas de gerenciamento de aprendizado e de informações dos alunos para exibir informações atualizadas sobre frequência e notas em um painel voltado para o corpo docente e os chefes de departamento. Professores e funcionários de várias faculdades e do departamento de assuntos acadêmicos da universidade usam os dados para verificar rapidamente se um aluno corre o risco de não ser aprovado. 

A Albany State conta com o Smartsheet para gerenciar o desenvolvimento e a revisão de cursos, oferecendo aos docentes uma maneira de enviar automaticamente o conteúdo do curso quando solicitado pela equipe de Hardy. Os professores, reitores, chefes de departamento e consultores de ensino à distância podem revisar os cursos em formulários do Smartsheet. Os consultores de ensino à distância usam o Smartsheet para acessar um relatório mensal e conferir estatísticas e tendências relacionadas a cursos específicos.

A Albany State também usa o Smartsheet para ajudar os reitores das faculdades e os chefes de departamento a acompanhar o processo de atribuição de notas dos cursos do corpo docente. Por exemplo, eles usam relatórios personalizados do Smartsheet para verificar se os instrutores de cursos online fizeram login nos cursos e avaliaram os trabalhos dos alunos em tempo hábil. Além disso, a equipe de Hardy trabalha em conjunto com o centro de aplicação de exames da universidade para gerenciar a supervisão de avaliações por meio do Smartsheet. Os alunos se inscrevem para os locais de prova online, e os dados são automaticamente transferidos para o Smartsheet. Esse procedimento aciona um fluxo de trabalho no Smartsheet que envia por e-mail as informações sobre o local e o horário do exame para examinadores e instrutores. “Antes, nossa equipe levava pelo menos 30 minutos para registrar e verificar os locais de exame e os examinadores individuais”, afirma Hardy. “Com o Smartsheet, levamos apenas alguns minutos para verificar rapidamente essas informações.”

Foco no ensino em vez de tarefas administrativas

Usando o Smartsheet, os educadores da Albany State podem se concentrar mais no ensino porque gastam menos tempo buscando dados e criando relatórios. “Reitores, chefes e instrutores agora podem visualizar qualquer curso em um piscar de olhos”, comenta Hardy. “Quanto ao desenvolvimento e revisão de cursos, podemos transferir tarefas por meio do Smartsheet para facilitar o trabalho. Os instrutores só precisam nos enviar seu conteúdo, e o Smartsheet cuida do resto.” Os professores também têm acesso a dados atualizados, que fornecem as estatísticas mais recentes sobre o número de instrutores fazendo login nos cursos e avaliando os trabalhos da turma dentro do prazo. “Agora, os reitores e chefes de departamento têm esses dados sempre que precisarem. E são dados atualizados, não de uma semana atrás”, comenta Hardy.

Hardy e sua equipe também podem criar relatórios para reitores e chefes de departamento com mais rapidez do que antes.

“Antes do Smartsheet, nossa diretora só conseguia criar um relatório semanal porque tinha que extrair dados dos nossos sistemas de informações de alunos e de gerenciamento de aprendizado, combiná-los e filtrá-los”, afirma Hardy.

“Usando o Smartsheet, posso executar esses relatórios diariamente porque tudo é automatizado. É basicamente uma tarefa de arrastar e soltar. Um trabalho que antes levava quatro horas todos os dias agora leva apenas 30 minutos.” Consequentemente, Hardy pode dedicar mais tempo ao desenvolvimento de cursos e ao design instrucional.

Suporte ao sucesso do aluno

O corpo docente da Albany State pode usar o Smartsheet para monitorar alunos com dificuldades e ajudá-los proativamente a se recuperar para evitar a reprovação nos cursos. “Ao analisar os painéis do Smartsheet, o corpo docente pode identificar com facilidade quais alunos estão comprometidos para oferecer o apoio tutorial necessário”, diz Hardy.  

“Os alunos devem ser capazes de consultar suas notas ao longo do semestre, pois isso é um indicador preciso de seu desempenho real”, afirma ela. “Podemos fornecer relatórios usando os dados do Smartsheet para que os reitores e chefes de departamento saibam que os docentes estão atualizando os boletins, para que os alunos consultem o seu desempenho a qualquer momento, a fim de verificar se precisam de um tutor.”

Aproveitando os fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet, os alunos da Albany State podem arrastar e soltar trabalhos no sistema e enviá-los ao centro de documentação online da universidade para revisão. “Isso ajuda os alunos a obter feedback rápido antes de enviarem os trabalhos para avaliação”, diz Hardy. 

O Smartsheet também está ajudando a universidade a manter a conformidade acadêmica conforme avança em direção a um modelo de aprendizado híbrido. “Nosso objetivo é ter um repositório de cursos de alta qualidade aprovados para serem oferecidos online”, conta Hardy. “Não queremos apenas solicitar que os professores lecionem online. Queremos ajudá-los a oferecer a melhor experiência educacional para os alunos. O Smartsheet nos ajudará a cumprir essa meta.”
 

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.