A Allies for Community Business atende 10 vezes a demanda por financiamento de pequenas empresas com o Smartsheet

A Allies for Community Business (A4CB) apoia pequenas empresas em Illinois e Indiana, conectando-as com capital, treinamento e serviços colaborativos. Isso inclui acesso a fundos de concessão e empréstimo, treinamento individual e em grupo e serviços de licenciamento e aquisição. O Smartsheet é a plataforma que permite à A4CB gerenciar o processo desde a inscrição inicial até o pagamento dos fundos, garantindo a segurança e a integridade dos dados, mesmo com o nível de financiamento crescendo 10 vezes em apenas um ano.

“Nossa visão é que, se fortalecermos as pequenas empresas, fortaleceremos as comunidades”, diz Brad McConnell, CEO da Allies for Community Business. “Fornecemos serviços para aproximadamente 1.300 pequenas empresas em 2019 e ajudamos mais de 37.000 pequenas empresas em 2020. Quase tudo isso foi respaldado pelo Smartsheet."

McConnell lidera uma equipe que fornece suporte e divulgação para negros e hispânicos, mulheres, pessoas de baixa renda e outros empreendedores tradicionalmente injustiçados. A A4CB trabalha com uma variedade de parceiros de financiamento públicos e privados para fornecer o máximo de financiamento possível, bem como empréstimos comerciais em quantias menores que normalmente não são atendidas pelos bancos, com termos de crédito flexíveis.

Para apoiar esses esforços, a organização conta com uma implantação criteriosa de tecnologia. McConnell diz que antes de adotar o Smartsheet, a A4CB usava uma combinação de planilhas independentes, plataformas de gerenciamento de projetos e outros recursos, como e-mail e papel. O desafio de executar um programa de financiamento com essas ferramentas desconectadas o levou a procurar uma única plataforma que pudesse integrar o processo do início ao fim, protegendo a integridade dos dados e melhorando a eficiência.

“Antes de aceitar este trabalho, trabalhei em um projeto na prefeitura de Chicago, no qual o Smartsheet era a ferramenta que estávamos usando para organizar uma grande auditoria de documentação”, diz McConnell.

“Separadamente, nossa diretora de estratégia e operações, Isabel Velez Diez, estava experimentando várias plataformas e descobriu que o Smartsheet era o mais valioso para nossas necessidades. Ela começou a impulsionar nossa organização para consolidar tanto a administração do programa, voltada para os clientes externos, quanto o gerenciamento interno que temos que fazer em uma única plataforma: o Smartsheet.”

Uma solução completa desde a concepção do programa até o financiamento

A A4CB usa o Smartsheet para estruturar o processo de financiamento de negócios desde o primeiro ponto de parceria com um parceiro de financiamento até a entrega de fundos para uma empresa. Depois de colaborar com uma organização, como um gabinete de política municipal ou uma organização de concessão privada, McConnell e seus colegas criaram um formulário do Smartsheet que as empresas usam para se inscrever no programa.

Os dados das inscrições online são preenchidos automaticamente em uma planilha que os administradores do programa podem filtrar e classificar para ver quem é elegível, quem não é elegível e quem requer documentação adicional para uma decisão.

A A4CB usa os painéis do Smartsheet para compartilhar informações com parceiros financiadores e outras partes interessadas envolvidas no programa. As informações bancárias fornecidas nos aplicativos são armazenadas com segurança e usadas para desembolsar depósitos diretos nas contas das empresas que recebem financiamento.

“Por exemplo, para uma concessão de hospitalidade em Chicago, desenvolvemos um painel com base na planilha operacional do Smartsheet”, diz McConnell. “Podemos compartilhar o progresso contínuo para avaliação de elegibilidade com a equipe de políticas da cidade de Chicago.”

“Mais importante, também pudemos compartilhar a distribuição de US$ 10 milhões pelas principais prioridades que a cidade havia estabelecido: ajudar empresas de propriedade de negros e hispânicos, ajudar empresas de propriedade de mulheres e ajudar empresas de setores censitários de baixa renda. Conseguimos, em tempo real, atualizar a visualização dos dados que fornecíamos aos nossos parceiros para que tivessem a confiança necessária para informar ao prefeito e à imprensa a quem atendemos, por que e em que ordem.”

Esse relatório de dados foi ainda mais importante do que nunca em 2020, quando a pandemia de COVID-19 causou turbulência econômica e levou ao desenvolvimento de programas de ajuda para ajudar as empresas a sobreviver a paralisações e perda de patrocínio. Em 2019, a A4CB concedeu US$ 3,8 milhões em empréstimos e doações; em 2020, esse número aumentou para US$ 396 milhões, com 15 programas diferentes apenas para apoio de emergência adicionados a recursos de longa data para pequenas empresas.

Uma plataforma que reduz riscos

A capacidade de proteger as informações bancárias é um exemplo de recursos de segurança do Smartsheet que a A4CB considera vital para o gerenciamento de seu programa. Além dos protocolos de tecnologia, o Smartsheet oferece mitigação de riscos para todo o escopo de trabalho da A4CB. McConnell diz que a organização revisou a documentação de segurança da plataforma e sua estrutura para integrar, fazer backup e gerenciar o controle de versão dos dados.

“A segurança faz parte, mas a integridade dos dados é tão ou mais importante”, diz McConnell. “Se estivéssemos gerenciando de forma ineficiente todos os dados que estamos coletando, avaliando e usando para distribuição de fundos, isso colocaria nós e nossos parceiros, incluindo o estado, a cidade e outros, em um risco financeiro e fiduciário significativo que é simplesmente intolerável. Não poderíamos ter uma situação em que alguém excluísse acidentalmente uma planilha e todos os dados que capturamos fossem perdidos; isso é simplesmente inaceitável no ambiente em que estamos trabalhando.”

Ao garantir a integridade e eficiência dos dados, o Smartsheet faz mais do que economizar tempo e esforço na administração desses programas; é parte integrante da capacidade da A4CB de fornecê-los em primeiro lugar.

“Na minha opinião, é algo binário em vez de uma escala variável”, diz McConnell. “Na ausência de um conjunto de ferramentas que nos permitisse gerenciar todos esses programas extremamente complicados, de alta pressão e alta visibilidade, não teríamos conseguido fazer os programas. Não teríamos confiança para ser voluntários; nós não pensamos que poderíamos lidar com isso. Acho que teríamos que nos afastar do risco organizacional inaceitável que, de outra forma, teríamos assumido.”

A A4CB também usa o Smartsheet para gerenciar processos internos. Uma solução simples, mas valiosa, rastreia o progresso da equipe em relação às iniciativas. McConnell criou um formulário com menus suspensos que os membros da equipe de liderança usam para atualizar o status de seu trabalho.

Os dados alimentam uma planilha que permite a McConnell ver facilmente o que está dentro do prazo ou adiantado e o que corre o risco de ficar para trás. Isso facilita o direcionamento do tempo de trabalho ou dos recursos para onde eles são mais necessários e a realocação com base nas atualizações subsequentes.

Painéis que levam os parceiros a pedir mais

Os parceiros que apoiam os programas da A4CB contam com a organização para mantê-los atualizados sobre como os negócios estão sendo financiados. Eles estão particularmente focados em quão bem a execução do programa está mapeando seus objetivos de atender a grupos demográficos, bairros, setores ou outras prioridades. Os painéis do Smartsheet permitem que McConnell e seus colegas forneçam sem esforço detalhes importantes sobre o trabalho que está sendo realizado.

“Os painéis de visualização de preenchimento automático fizeram uma enorme diferença em como nos comunicamos de forma eficaz com nossos parceiros”, diz McConnell. “Existem tantas partes envolvidas nesses programas de emergência que estavam sedentas por dados em tempo real que teríamos passado muito tempo tentando fornecer. Com nossos parceiros em entidades públicas que se reportam diariamente aos representantes eleitos, demos a eles o link e dissemos: 'Coloque um atalho em sua área de trabalho e, quando precisar de algo, clique nele.' Eles acharam isso impactante.”

McConnell diz que os relatórios do painel foram tão bem-sucedidos que os parceiros estão pedindo por mais detalhes. Embora os requisitos de confidencialidade do programa signifiquem que a A4CB não pode satisfazer a ânsia de ver os dados completos subjacentes em detalhes, a organização está repensando como apresentar de maneira mais eficaz as informações que podem ajudar os financiadores a atender melhor às necessidades da comunidade.

“A publicação dos painéis e a facilidade com que podemos fornecer esse tipo de dados resumidos visualizados, o que não é surpresa, levou todos a pedir mais”, diz McConnell.

“Isso mostrou um apetite real por mais oportunidades de compartilhar dados em tempo real estruturados visualmente e os dados subjacentes que os respaldam. Temos pensado cuidadosamente em maneiras de fornecer dados mais granulares aos nossos parceiros em tempo real do que fazemos no momento. Mas esses são os problemas certos porque são ordens de magnitude melhores do que nossos parceiros normalmente esperavam.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.