O Box simplifica o gerenciamento de grandes eventos com Smartsheet

Para planejar e hospedar eventos que atraem milhares de participantes – como Boxworks e Box Dev – a diretora sênior de eventos globais da Box precisava de uma solução que ajudasse a organizar uma rede de orçamentos, agendas e cronogramas.

Indústria

  • Tecnologia

Tamanho da organização

  • Grande (2.000 - 9.999)

Região

  • América do Norte

Casos de uso

  • Gerenciamento de conteúdo

Eventos corporativos de grande escala são como uma teia de aranha de camadas complexas e detalhes minuciosos. O Smartsheet não apenas armazena nossos dados, mas também reúne orçamentos, programações, cronogramas e todos os demais itens diversos a serem gerenciados que, em outro cenário, poderiam ter sido ignorados. O Smartsheet é a ferramenta que conecta todo o trabalho para a minha equipe.

Kathleen Castaillic, diretora sênior de eventos globais

Organizar eventos corporativos envolve muito mais do que reservar locais e convidar palestrantes. Adicione 10.000 pessoas, quatro países e 39 milhões de usuários a essa fórmula e você terá uma ideia do que Kathleen Castaillic, diretora sênior de eventos globais da Box, tem de enfrentar todos os dias.

Para organizar eventos como o Boxworks e o Box Dev, Castaillic precisava de uma ferramenta que oferecesse diversos recursos adicionais. Primeiro, ela precisava ser móvel, pois os eventos e as equipes que os executam estão sempre fora do escritório. Em segundo lugar, ela precisava ser escalonável. A equipe de Castaillic é enxuta, mas os orçamentos, as programações e os cronogramas são robustos. Por fim, ela precisava fornecer um roteiro de projeto claro que eliminasse alguns dos fardos logísticos da equipe.

A solução para esses e outros problemas foi o Smartsheet. Castaillic fica por dentro de tudo com facilidade e, ao mesmo tempo, não deixa o café esfriar.

Gerencie projetos complexos

“Quando você começa a planejar eventos com tal nível de complexidade, você pensa: ‘Como todas essas partes se encaixam?’ e isso se torna muito importante”, disse Castaillic.

A solução é um repositório de conteúdo centralizado. Parece simples, mas entender como palestrantes e palestras se encaixam de maneira coesa e atrativa é um processo incrivelmente complexo. Castaillic usa o Smartsheet para visualizar a ordem de seus palestrantes e tópicos de conteúdo. Ela pode usar a sobreposição de calendário para mapear seu planejamento e anexar o conteúdo de cada palestra a um item de linha. Ela também pode usar a integração do Smartsheet com o Box criando notas do Box em uma pasta e incorporando o link no Smartsheet.

Mantenha-se sempre atualizado

“Durante a realização de um evento eu tinha que estar a par de todo o planejamento, mas também precisava estar ciente do que estava acontecendo a todo momento”, relatou Castaillic.

O aplicativo móvel do Smartsheet oferece à equipe da Castaillic uma maneira eficaz de verificar rapidamente o status e elimina a necessidade de reuniões presenciais frequentes com as partes interessadas. Isso permite que ela se mantenha a par das coisas e tenha acesso às informações mais atualizadas, a qualquer hora e de qualquer lugar.

Uma única fonte de fatos

“Nós sempre começávamos a planejar o Boxworks em planilhas do Excel e, em seguida, passávamos para listas de afazeres. Eu tinha um documento do Word com duas colunas e fonte 8, que eu imprimia toda segunda-feira. Ter listas das coisas que idealizo arquivadas em algum lugar fora da minha cabeça, onde outras pessoas possam acessá-las, tornou-se algo extremamente importante para mim”, afirmou Castaillic.

Castaillic não tinha como arquivar as centenas de itens da lista de afazeres que surgiram após quatro anos de trabalho e cinco eventos do BoxWorks. O Smartsheet tornou-se o lugar ideal para Castaillic organizar suas listas de verificação de maneira altamente concisa e arquivar essas listas para outras pessoas acessarem no presente e no futuro.

“Sempre há aquele item que esquecemos que é tão básico que nem acreditamos que isso aconteceu”, admitiu Castaillic. O Smartsheet evita que isso ocorra, capturando os detalhes e reunindo todas as partes: conteúdo, calendários, palestrantes, equipe de marketing e cronogramas de imprensa. Eventos são constituídos de várias etapas detalhadas que devem, de alguma forma, se conectar e o Smartsheet faz com que tudo se encaixe perfeitamente. Isso me poupa dias de planejamento no futuro”.