O Busey Bank impulsiona 10 vezes os projetos enquanto economiza centenas de milhares de dólares usando o Smartsheet

O Busey Bank está construindo um banco comunitário mais forte, buscando crescimento estratégico por meio de fusões e aquisições. O Busey é uma subsidiária da First Busey Corporation, uma instituição de US$ 12,9 bilhões que atende clientes comerciais, de gestão patrimonial e de bancos pessoais por meio de cinco linhas de negócios. O Busey está usando a tecnologia para fortalecer suas operações por meio de infraestrutura baseada em nuvem, e o Smartsheet é um de seus recursos mais poderosos para gerar eficiência, escalabilidade e transparência.

“O Smartsheet nos deu visibilidade e capacidade de gerenciar muitas atividades simultâneas”, diz Javed Hassan, vice-presidente e gerente de processos e automação de sistemas de negócios do Busey Bank. “Se estivéssemos tentando executar 46 projetos, 14 revisões de processo e 15 solicitações de mudança, que é o que estamos fazendo agora em 11 grupos de trabalho, sem nenhum tipo de estrutura centralizada, seria uma mistura de prioridades. A criação dessas estruturas de grupo de trabalho e o aproveitamento do Smartsheet nos permite executar uma equipe de projeto enxuta e ainda ser eficaz.”

Hassan ingressou no Busey em 2012 e mudou-se para gerenciamento de projetos em 2017, quando o banco estava concluindo sua busca por uma solução de tecnologia para rastrear e simplificar projetos. Randi Potter, vice-presidente sênior e diretora de tecnologia e sistemas de negócios do Busey Bank, diz que ela e outro gerente de projeto costumavam inserir a maioria das informações em nome de outras pessoas porque os colegas achavam o sistema anterior difícil de aprender e usar.

“Eu estava no banco há cinco anos quando procurávamos uma nova solução e estava fortemente envolvida com o gerenciamento de projetos”, diz Potter. “Os desafios que tivemos com nosso fornecedor anterior incluíam a falta de relatórios e métricas precisas de um projeto. Os painéis não estavam disponíveis. A experiência do usuário não era ideal; houve uma grande curva de aprendizado para entender aonde ir para atualizar as tarefas. Os usuários simplesmente não conseguiam adotá-los ou entendê-los, e nós os usávamos apenas para gerenciamento de projetos. Estamos fazendo muito mais com o Smartsheet.”

Além de um caminho de aprendizado mais fácil para os usuários, Potter e sua equipe queriam recursos e métricas de relatórios mais poderosos. O Smartsheet não apenas forneceu relatórios de painel e visualização de dados, mas também inspirou funcionários em toda a organização a aprender como usá-los para problemas não resolvidos anteriormente.

“Estou impressionado com nossa adoção e utilização do Smartsheet”, diz Potter. “Quando o adquirimos pela primeira vez, tínhamos apenas 20 usuários licenciados e agora temos 200 licenças. Tornou-se um dos nossos fornecedores e sistemas mais críticos em toda a empresa; confiamos muito nele, o uso é tão amplo e a adoção em todas as nossas linhas de negócios é realmente notável.”

Um mecanismo de melhoria que economiza centenas de milhares de dólares

Hoje, além de gerenciar mais de 10 vezes o número de projetos simultâneos que a solução antiga, o Smartsheet potencializa a automação e a melhoria de processos, bem como mudanças de configuração em sistemas de tecnologia. Os funcionários enviam solicitações por meio de formulários do Smartsheet, que exibem metodologias completas para ajudá-los a preencher os formulários com precisão e usam a lógica condicional para direcionar o trabalho para as equipes apropriadas. Um processo de revisão colaborativa garante que as pessoas certas avaliem para confirmar que quaisquer mudanças estão alinhadas com os padrões e prioridades da empresa. As melhorias resultantes economizaram tempo e dinheiro.

“Lançamos com o departamento de TI porque inicialmente era o gerenciamento de projetos de TI que conduzia a solução do Smartsheet”, diz Hassan. “Começamos a fazer loops em outros departamentos, pois eles tinham necessidades de tecnologia. Esse programa cresceu a ponto de centralizarmos todo o nosso gerenciamento de projetos de tecnologia em uma única solução no Smartsheet. Também temos processos identificados como grandes oportunidades de automação ou melhoria. No primeiro semestre de 2021, economizamos mais de US$ 200.000 com esses processos.”

A estratégia de crescimento do Busey Bank inclui fusões e aquisições. O Smartsheet simplificou esse processo com modelos que permitem uma abordagem padronizada, rastreamento abrangente de um grande número de detalhes e melhoria contínua à medida que as lições de uma aquisição são aplicadas às próximas aquisições.

“Nossa capacidade de manter o plano do projeto para fusões e aquisições é 95% mais rápida do que com nossa solução anterior”, diz Potter. “Todas as tarefas já estão definidas por linha de negócios dentro de modelos de projeto padronizados; apenas atualizamos as datas e os responsáveis, se algum deles tiver mudado. A última aquisição que fizemos foi a mais rápida até então. Acho que fiz oito conversões de dados desde que trabalho no Busey e elas costumavam durar de nove a 12 meses; esta última concluímos em cerca de quatro meses."

Além disso, o Smartsheet permite que o Busey gerencie de forma flexível o acesso aos dados. É fácil atualizar as permissões para que ex-funcionários não possam mais acessar dados proprietários. O Smartsheet também permite acesso personalizado para usuários externos, o que ajudou o Busey a colaborar em tempo real com um fornecedor para desenvolver e lançar rapidamente um portal para solicitações de empréstimo do Paycheck Protection Program (PPP), fornecendo suporte crucial para clientes de pequenas empresas durante a pandemia de COVID-19. A equipe do Busey colaborou com o fornecedor para usar um Smartsheet compartilhado para sinalizar defeitos e problemas de desempenho, confirmar se eles foram corrigidos e acompanhar o progresso até a conclusão, sem gastar tempo extra em reuniões ou criar uma avalanche de e-mails. Adaptar o acesso para os funcionários também é simples, estabelecendo o equilíbrio certo entre visibilidade e segurança dos dados.

“Com permissões no Smartsheet, podemos gerenciar todo o nosso programa com o mínimo de esforço administrativo”, diz Hassan. “Na solução centralizada de projeto, processo e plataforma de gerenciamento de mudanças que criamos, assim que alguém se envolve, a pessoa obtém acesso a tudo o que está sendo trabalhado; somos muito transparentes a esse respeito. Mas não é possível modificar esses projetos, a menos que as pessoas sejam designadas para trabalhar neles. Ser capaz de distinguir essas permissões, junto com a nova função de comentarista que está chegando, é uma grande vitória para nós.”

Uma abordagem padronizada que oferece suporte à conformidade regulatória

Hassan diz que um dos principais benefícios do Smartsheet é a capacidade de trabalhar com modelos. Ele e sua equipe criaram um conjunto de abordagens padronizadas, que descrevem as etapas necessárias e os contatos e aprovadores apropriados, para projetos tão simples quanto uma lista de tarefas ou tão complexos quanto fusões e aquisições. Isso permite a conclusão pontual dos projetos mais simples e empreendimentos complexos, como a implementação de uma nova plataforma de software. Existem de 10 a 15 modelos principais para escolher, e as equipes continuam a aprimorá-los com aprendizados de projetos concluídos e atualizações de processos.

“O modelo de gerenciamento de projetos de TI que desenvolvemos nos permite garantir que estamos atendendo aos requisitos e às diretrizes do Federal Financial Institutions Examination Council (FFIEC)”, diz Potter. “Quando nossos examinadores chegam anualmente, documentamos e retemos todas as informações que eles procuram em um grande projeto ou implementação de TI. No âmbito de fusões e aquisições, também nos permite reter todas as aprovações e tarefas de validação de dados que fizemos, que os examinadores procuram quando chegam no ano seguinte a uma aquisição. Tudo está em um só lugar e podemos fornecer facilmente a documentação solicitada sem nenhum esforço manual desnecessário.”

Outro benefício importante são os relatórios aprimorados. O Busey Bank usa painéis para fornecer supervisão de alto nível e transparência de projetos para a equipe executiva, com a capacidade de detalhar as tarefas por departamento ou projeto. 

“Os painéis de relatórios e as métricas que conseguimos extrair do Smartsheet oferecem visibilidade em todos os níveis de gerenciamento, com base nos mesmos dados”, diz Hassan. "Não é díficil. Eu diria que um usuário avançado do Smartsheet pode criar painéis, relatórios e métricas para todos os tipos de visualizações diferentes. É importante para nossa liderança obter essas visões rápidas do que está acontecendo, enquanto os membros de nossa equipe envolvidos no projeto podem ir até o fim do projeto e realizar suas tarefas por conta própria.”

Uma ferramenta poderosa para colaboração

Talvez a maior mudança resultante da adoção do Smartsheet seja um aumento drástico na colaboração em todo o banco. As informações podem ser encontradas em um só lugar, garantindo visibilidade em tempo real dos dados e do status do trabalho. Notificações e alertas automatizados garantem que as pessoas recebam as atualizações de que precisam oportunamente, sem perder os detalhes de uma cadeia de e-mails. As reuniões são executadas a partir de pautas e painéis baseados no Smartsheet, com decisões e itens de ação capturados na planilha em tempo real para eliminar qualquer incerteza sobre as próximas etapas.

A abordagem abrangente de treinamento do Busey é essencial para o sucesso do programa. Quando o Smartsheet foi contratado pela primeira vez, Potter e sua equipe agendaram uma série de sessões de treinamento direcionadas a diferentes funções de usuário, trabalhando em colaboração com o representante de conta do Smartsheet. As sessões foram gravadas e estão acessíveis em um site de treinamento interno para que os usuários possam aprender novas habilidades ou atualizar o que aprenderam anteriormente. Os funcionários do Busey perceberam a facilidade de uso da plataforma e o valor que ela pode agregar ao trabalho deles, sendo que sua adoção aumentou como uma bola de neve em toda a organização.

“Acho que as pessoas querem se envolver com o gerenciamento de projetos”, diz Hassan. “Quando entrei para a equipe do projeto, éramos vistos como uma inconveniência: “O gerenciamento do projeto precisa de uma atualização minha", enquanto que agora somos considerados um ativo. As equipes querem fazer parceria com os grupos de tecnologia porque podem obter essa visibilidade e suporte. Você pode ver o que não está indo conforme o planejado, mas também pode ver o que foi bem-sucedido.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.