O Stellar Bank usou o Smartsheet para acelerar uma fusão. E ainda ganhou mais agilidade e economias de gastos.

Muitas empresas conhecem a dificuldade de ter que lidar com dados inconsistentes e propensos a erros, espalhados por muitas planilhas atualizadas manualmente. Informações difíceis de encontrar escondidas na caixa de e-mail de alguém, o impacto de processos muito lentos que dependem de chamadas telefônicas, e-mails e transferências de documentos físicos pela recepção ou pela região.

Agora multiplique isso por duas empresas em meio a uma fusão de dois ambientes de TI separados e inconsistentes, então você terá uma ideia do desafio enfrentado pelo Stellar Bank para integrar aplicativos, processos e sistemas de comunicação executivos das duas empresas predecessoras, Allegiance Bank e CommunityBank of Texas, para formar o Stellar. 

O tempo não foi um aliado.

"Queríamos integrar os dois sistemas o mais rápido possível, para que a organização conseguisse atender aos clientes com uma experiência consistente assim que a fusão fosse finalizada", diz Jason Trevino, vice-presidente sênior e diretor de soluções executivas de tecnologia do Stellar Bank. "Geralmente, há um atraso de meses após um contrato ser implementado até que a integração de TI ocorra, porque é só então que o trabalho pode começar."

A colaboração "imediata" acelera a fusão e melhora a experiência do cliente

Mas, não houve atraso na colaboração entre o Allegiance Bank e o CommunityBank of Texas. Ao escolher o Smartsheet, o Stellar eliminou os atrasos e a colaboração entre os dois bancos começou imediatamente.

"O Smartsheet a colaboração entre os dois bancos desde o momento em que a documentação da fusão foi assinada", diz Trevino.

"Eu nunca tinha visto ou ouvido falar disso antes. Não precisamos esperar para criar sistemas ou portais de e-mail seguros. Nós já estávamos cumprindo com os requisitos regulatórios de segurança e privacidade de dados e fizemos isso com o Smartsheet."

Aprovar o lado tecnológico da fusão rapidamente deixou de ser apenas um recurso "que seria legal". Isso fortaleceu diretamente a marca e a experiência do cliente do Stellar. "Nós oferecemos uma experiência de excelência em um banco comunitário que tem porte para atender a todas as necessidades dos clientes", diz Trevino. "O Smartsheet nos ajudou a alcançar esse objetivo mais rápido do que se estivéssemos sozinhos."

O sucesso do PPP é um "impulsionador de reputação"

O maior e mais surpreendente sucesso do banco com o Smartsheet, segundo Trevino, foi a implementação do Paycheck Protection Program (Programa de proteção ao pagamento, PPP). 

"Nossa capacidade de lançar e administrar rapidamente um processo de PPP rápido, preciso, confiável e completo foi um grande impulso para a nossa reputação", diz ele.

"Nós estivemos em uma lista junto com alguns dos maiores bancos do país em questão de número de clientes atendidos, empréstimos realizados e empregos salvos. Nós nunca estivemos nestas listas antes. Se não tivéssemos usado o Smartsheet, não teríamos conseguido criar o aplicativo com tanta rapidez e ajudar tantas pessoas."

Trevino atribui isso à flexibilidade e à agilidade do Smartsheet. "Com o Smartsheet, nós ajustamos os fluxos de trabalho e os processos mesmo depois do lançamento do aplicativo", diz ele. "Nós refinamos nossos processos sem perder o ritmo."

O banco consegue processos mais rápidos, agilidade e economias de custo

O Stellar usa o Smartsheet para alimentar e transformar uma parte dos processos executivos em constante crescimento, permitindo que o banco seja mais ágil ao responder a imprevistos, melhore a experiência do cliente e impulsione a produtividade.

• Os fechamentos trimestrais que anteriormente levavam 120 dias por ano, agora são realizados em 7 dias
• Processos completos, como aprovações de aplicativos, que anteriormente levavam no mínimo 10 dias, agora são realizados em 1 dia
• As provas de conceito que antes levavam dias para serem criadas, agora são feitas em 2 horas
• O Smartsheet substituiu muitos aplicativos que o banco usava, reduzindo os custos de licenciamento e manutenção

Do gerenciamento de projetos ao M&A

Um dos bancos predecessores do Stellar usava o Smartsheet como uma solução de gerenciamento de projetos e Trevino e seus colegas também começaram a usá-lo para organizar e gerenciar a fusão do Allegiance e do CommunityBank of Texas. Trevino estabeleceu todo o plano do projeto com painéis e relatórios do Smartsheet para as mais de 200 partes interessadas envolvidas na fusão. No entanto, o Stellar precisava de mais do que uma solução de gerenciamento de projetos e Trevino sabia que o Smartsheet poderia fazer isso.

Ele liderou a organização durante a expansão do uso do Smartsheet para automatizar processos de formulários, planilhas e eventos. O Allegiance e o CommunityBank of Texas usavam o Smartsheet como uma plataforma em comum para cobrir a lacuna entre os sistemas. Eles colaboravam via Smartsheet, sem alterar as estruturas de auditoria ou fazer outras alterações aos sistemas de TI que teriam entrado em conflito com os requisitos regulatórios. 

A plataforma sem código facilita o desenvolvimento de aplicativos intuitivos

Para acelerar a implementação da fusão, o Stellar usou vários recursos do Smartsheet, incluindo WorkApps, Bridge, Data Mesh e Data Shuttle.

WorkApps é uma plataforma sem código para criação de aplicativos fáceis de navegar que podem incluir planilhas, formulários, relatórios e painéis em uma única experiência intuitiva. Embora possa ser usado para gerenciar projetos e reuniões simples, ele também pode apoiar necessidades como as do Stellar, para permitir a colaboração com centenas de partes interessadas em um portfólio completo de projetos. 

O banco usou o WorkApps para identificar processos atuais do Allegiance e do CommunityBank of Texas e as lacunas entre eles e para segmentar os dados que poderiam ser visualizados e utilizados por ambos os bancos sem expor aqueles que precisavam permanecer confidenciais por motivos regulatórios até que a fusão fosse finalizada. Assim, as unidades tiveram uma forma de transferir e manter documentos, anexos, anotações, atas de reuniões e muito mais, tudo por um portal em comum. Eles criaram painéis para transparência nas solicitações de trabalho e usaram o WorkApps para se comunicar e colaborar sem precisar recorrer a diferentes sistemas de e-mail.

A integração de aplicativos de serviço cria uma versão única da verdade

Para integrar os aplicativos de serviço do banco ao Smartsheet, o Stellar usou o recurso Bridge do Smartsheet, que conecta os dados entre os sistemas e automatiza tarefas rotineiras. O Stellar usou o Bridge pela primeira vez para integrar o processo de originação de empréstimo ao Smartsheet, o que permitiu que o banco oferecesse rapidamente empréstimos do PPP durante a pandemia. O Stellar usou o Data Shuttle para mover automaticamente os dados entre as plataformas e criar uma fonte de verdade centralizada para decisões em tempo real. Já o Data Mesh foi utilizado para mapear os dados entre grandes planilhas e relatórios, para eliminar a duplicação de dados, acelerar a colaboração e automatizar processos para uma execução de trabalho mais rápida. 

O Stellar continua usando o Smartsheet para automatizar e integrar processos e aplicativos executivos, como o processo de monitoramento de exceção de crédito. 

"A grande diferença é que as pessoas não estão mais satisfeitas com dados em planilhas, documentos de processamento de palavras e qualquer coisa que não seja compartilhável", diz Trevino.

"Nossa equipe nos pede constantemente para colocar dados e processos no Smartsheet para poder colaborar. Normalmente, o banco demora para adotar a tecnologia. Mas, assim que as pessoas viram o que o Smartsheet pode fazer, a adoção subiu de 25% a 85% em uma semana."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.