A CKP, escritório de contabilidade da Malásia, aumenta 30% das vendas e da produtividade ao digitalizar e automatizar com o Smartsheet

A Chia Ka & Partners (CKP) oferece serviços de contabilidade para pequenas e médias empresas, um segmento pouco atendido do mercado malaio. Como parte de sua meta de modernizar práticas na Malásia e eliminar processos impressos, o escritório precisava de uma ferramenta de tecnologia que pudesse ajudar a impulsionar a eficiência e alavancar a nuvem. A CKP fez parceria com a 57Network Consultancy para implementar uma solução do Smartsheet que economizou centenas de horas de trabalho por ano e melhorou o desempenho dentro do prazo e a comunicação com o cliente. Além disos, ela foi implementada a tempo de manter os negócios operando sem percalços durante a pandemia da COVID-19.

“Na Malásia, os contadores mais qualificados preferem trabalhar no exterior ou em grandes corporações, não em pequenas e médias empresas. Portanto, sempre é um desafio para as PMEs contratarem contadores qualificados devido às limitações do crescimento profissional dos talentos, além das restrições de orçamento das empresas”, conta Jeremy Chia, sócio-administrador da CKP. “A missão do nosso escritório é tornar os serviços de contabilidade acessíveis para PMEs, de modo que pequenos e médios empreendedores consigam avaliar o desempenho da empresa com dados financeiros oportunos e precisos para aumentarem os negócios exponencialmente. Como vimos o quanto a digitalização mudou a forma como os processos financeiros são realizados em grandes empresas, gostaríamos de oferecer as mesmas experiências às PMEs.”

Jeremy e seu sócio, Edward Ka, queriam substituir as práticas de contabilidade amplamente realizadas em papel que dominavam o mercado por uma abordagem mais rápida e eficiente que aproveitasse a nuvem. Geralmente, com lentos processos manuais, não era possível fechar as contabilidades mensais e trimestrais a tempo, o que era prejudicial para os negócios dos clientes. Como indaga Jeremy: “Para que ter a contabilidade de novembro em fevereiro do ano seguinte? Não ajuda na tomada de decisões.” Ele e Edward sabiam que digitalizar o trabalho exigiria uma plataforma de tecnologia que pudesse oferecer tanto a contabilidade quanto o gerenciamento de projetos e, ao mesmo tempo, fosse fácil de aprender e usar.

Muitas plataformas que eles avaliaram eram complexas ou não ofereciam os recursos que seus negócios precisavam. Então, eles se reuniram com Rick Benjamin Lye, consultor de soluções da 57Network, que demonstrou como o Smartsheet poderia ser personalizado para atender às práticas de negócios específicas da CKP. Rapidamente decidiram que a 57Network e o Smartsheet eram o que precisavam. Para desenvolver a solução certa, Rick e a consultora de soluções Vivien Chong realizaram sessões de apreciação em dois dias inteiros com toda a equipe de 11 profissionais de contabilidade da CKP.

“O que de fato incorporamos ao nosso treinamento é a criação de responsabilidade”, afirma Vivien. “Não é só a gerência dizer que quer fazer assim ou assado. É a visão de quem está na linha de frente. Eles que fazem o trabalho. Realizamos sessões de brainstorming e atividades em equipe para pensar em todos os problemas, pensar em novas ideias e desenvolver confiança, relacionamentos e comunicação. Meu lema é que uma equipe eficaz é uma equipe feliz. Portanto, se você for eficaz e fizer bem seu trabalho, toda a equipe estará feliz.”

Aumento de 30% na produtividade e no desempenho dentro do prazo

A solução do Smartsheet para a CKP substitui e-mails, uploads de imagens de faturas e planilhas por uma única fonte de dados de contabilidade para cada cliente. Os analistas da CKP podem criar uma lista de verificação de documentos obrigatórios e os clientes podem confirmar rapidamente se estão carregando os itens certos e ver o que ainda está pendente.

Como o Smartsheet integra o sistema de contabilidade Xero que a CKP usa, é possível eliminar lançamentos de dados incorretos ou esforços duplicados. Jeremy afirma que a taxa de fechamento no prazo para contabilidades mensais chegou a 70%, uma melhoria de 30%. Sua empresa tem usado o tempo economizado para investir no aprendizado sobre como aproveitar o Xero com mais eficiência, o que resultou na sua indicação para finalista do prêmio Malaysia Emerging Partner of the Year de 2020 da Xero.

O Smartsheet também simplifica o gerenciamento das contas a pagar. Os clientes digitalizavam as faturas e enviavam as imagens pelo WhatsApp e a CKP as baixava e processava manualmente. Agora, quando os clientes enviam as faturas, a equipe da CKP as carrega no Smartsheet e cria os comprovantes de transferência bancária e formulários de aprovação. Os clientes só clicam neles on-line para aprová-los e os pagamentos são processados e lançados automaticamente. Alertas e lembretes automatizados mantêm a equipe e os clientes cientes dos prazos e ajudam os funcionários a priorizar tarefas na volta de feriados nacionais ou férias.

Uma das maiores melhorias que a CKP tem visto é a economia de tempo para o planejamento da equipe. Com os processos antigos, cada funcionário enviava a atual lista de trabalhos e clientes para Edward em planilhas, e este levava um dia inteiro por mês para consolidá-las. Todas as sextas-feiras, ele e Jeremy se reuniam com toda a equipe durante quatro horas para atualizar o plano mensal com novos clientes e mudanças de projetos. Agora, todos mantêm o status atualizado no Smartsheet. Edward pode fazer um plano mensal em meia hora e, como as informações são atualizadas em tempo real, o tempo da reunião de sexta-feira pode ser usado para treinamento de desenvolvimento profissional.

“Se pensamos que somos em 11 e economizamos uma hora toda semana, serão 11 horas por semana”, afirma Jeremy. “Multiplicando por 52 semanas, vamos economizar 572 horas. Graças ao Smartsheet, usamos essa reunião de sexta-feira para compartilhar internamente os problemas que estamos enfrentando, treinamentos relacionados à contabilidade ou atividades interpessoais, como apresentações ou comunicação com os clientes. Nós usamos isso para aumentar nosso conhecimento, em vez de desperdiçar tempo.”

Viabilizando a comunicação e a transparência

O Smartsheet torna mais fácil para os funcionários da CKP se comunicarem com clientes e entre si. Antes da COVID, Jeremy e Edward geralmente ficavam fora em reuniões com clientes atuais ou futuros clientes e podiam usar o aplicativo móvel do Smartsheet para conferir e aprovar o trabalho dos analistas sem enviar e-mails ou fazer ligações. Agora que a equipe está trabalhando remotamente, o Smartsheet ajuda a mantê-los conectados e cientes do que todos estão fazendo, reduzindo o estresse da distância.

“Na Malásia, tivemos um lockdown”, conta Edward. “Foi um grande choque para nosso dia a dia. Todas as empresas entraram em pânico porque tudo precisou ser parado imediatamente. Mas, com o Smartsheet implementado, estávamos muito tranquilos. Só garantíamos que todos tinham atualizado seu status do Smartsheet e podiam trabalhar em home office e ainda conseguimos alcançar nossa produtividade.”

Pelo fato de a solução do Smartsheet ser compartilhada com toda a equipe, todos podiam comparar sua produtividade com seus colegas. Essa transparência também facilita o compartilhamento de feedback e cria planos de melhoria com membros da equipe individuais.

“Quando tínhamos algum problema para cumprir prazos, perguntávamos à equipe o que estava acontecendo”, relata Jeremy. “A resposta sempre era que estavam muito ocupados, mas não conseguiam dizer qual exatamente era o obstáculo que estavam enfrentando, porque, normalmente, ocorreria uma ou duas semanas após o fim do mês. O tempo passa. As pessoas esquecem. Agora, com o Smartsheet, podemos verificar prazos e problemas sistematicamente e até usar isso como avaliação de KPIs. Isso nos ajuda a ver a qualidade do trabalho e onde as pessoas precisam melhorar. Isso resolve o problema de apontar dedos e melhora o moral.”

Criando um exemplo para o setor na Malásia

Jeremy e Edward afirmam que a melhoria contínua que o Smartsheet proporciona permitirá que aumentem sua meta de capacidade de cobranças em 50% no próximo ano. Contudo, não só desejam fazer da CKP o melhor escritório de contabilidade, como também querem modernizar o setor na Malásia e compartilhar estratégias e recursos que possam ajudar seus pares a trabalhar com mais eficiência.

“Na Malásia, uma grande parte dos escritórios de contabilidade obtém a maioria da receita em serviços de auditoria e fiscais”, afirma Jeremy. “Geralmente, a contabilidade responde por uma pequena fração da receita. Na CKP, contudo, fazemos o contrário: a maior parte da nossa receita vem da contabilidade. Um grande volume de processos manuais e de documentações desorganizadas é o fator fundamental, mas, com a implantação do Smartsheet, acho que teriam maior oportunidade de expandirem seus departamentos de contabilidade em termos de receita, incorporando a digitalização.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.