A Century Software emprega o Smartsheet para gerenciamento de projetos simplificado e grandes economias

Century Software (M) Sdn. Bhd. Uma subsidiária da Censof Bhd., uma holding de tecnologia especializada em soluções de software de gerenciamento financeiro, cresceu exponencialmente desde sua criação em 2008. Atendendo a clientes que variam de conselhos locais a governos federais e estaduais, as soluções da Century Software não se limitam apenas à contabilidade financeira. A empresa oferece soluções empresariais complementares para fornecer serviços abrangentes para os governos da Malásia, de Singapura, da Indonésia e de Hong Kong. 

Conforme a base de clientes da Century Software se expandia, Ashikin Aris, gerente geral sênior de serviços profissionais da Century Software, supervisionava cerca de 50 projetos pequenos e grandes ao mesmo tempo. “O gerenciamento de projetos era manual, e eu não conseguia ver o que estava acontecendo no local”, lembra Ashikin. “Eu precisava falar com cada membro da equipe para obter atualizações e detalhes, o que consumia muito tempo e era ineficiente.”

A Century Software não conseguiu personalizar sua ferramenta de gerenciamento de projetos anterior para atender às crescentes necessidades da empresa. “Precisávamos de uma ferramenta central para ajudar a gerenciar recursos, acompanhar o progresso e monitorar os cronogramas mais efetivamente”, explica Ashikin. Quando a licença da ferramenta existente expirou, Ashikin pesquisou outras opções e encontrou o Smartsheet.

Para Ashikin, a flexibilidade e os recursos de personalização do Smartsheet foram cruciais. Ela acrescenta:

“Eu preciso ser capaz de ajustar meus próprios dados e apresentações. Esse é o principal fator que tornou o Smartsheet atraente para mim.”

O suporte técnico também foi importante na implementação. “A 57NETWORK, nosso parceiro local da Smartsheet, estava sempre disponível para ajudar”, conta Ashikin. Vivien Chong, especialista em gerenciamento de trabalho moderno da 57NETWORK, compartilha sobre a cooperação: “Oferecemos suporte à Century Software principalmente com treinamento e a resolução de quaisquer desafios enfrentados pela equipe. Isso deu a eles espaço para trabalhar em outras tarefas enquanto cuidávamos da implementação e do gerenciamento de recursos do Smartsheet.”

Transformação do gerenciamento de projetos 

Com o Smartsheet, a Century Software simplificou seus processos de gerenciamento de projetos. “Em termos de economia de custos, economizamos cerca de MYR 100.000 por ano apenas com a redução da carga de trabalho de administração do escritório de gerenciamento de projetos (PMO)”, explica Ashikin. Ao implementar o Smartsheet, a empresa melhorou a visibilidade dos dados, automatizou os lembretes e aumentou a produtividade dos recursos, permitindo que os membros da equipe se concentrassem no que mais importa: os clientes. 

Agora há mais eficiência nas transferências de vendas da Century Software, que são feitas por meio do Smartsheet. “Além de planejar e executar projetos, nossos líderes de PMO podem atribuir gerentes de projeto por meio da plataforma e definir lembretes automatizados para as alocações de recursos”, conta Ashikin. “Mantemos todos atualizados com uma planilha principal em um painel em tempo real, o que garante que nossas equipes estejam bem informadas e preparadas.”

Acesso mais rápido a insights acionáveis

Para tomar decisões executivas informadas, as partes interessadas, como os diretores administrativos, geralmente solicitam relatórios de status do projeto.

Antes de ter o Smartsheet, levava uma semana por mês para preparar um relatório que cobrisse o status, os riscos e outras seções do projeto. Era um aborrecimento para os administradores e, às vezes, os relatórios ainda continham informações insuficientes para a tomada da decisão. 

“Desde o Smartsheet, simplificamos o processo de coleta e apresentação das informações, possibilitando uma visão mais clara para o gerenciamento. Agora usamos painéis em tempo real; assim, os membros da equipe economizam as horas dedicadas às atualizações de projetos, e as reuniões são mais produtivas com os dados certos disponíveis”, diz Ashikin.

Expansão das capacidades com integrações

Com as melhorias operacionais obtidas com o uso do Smartsheet, a Century Software viu uma oportunidade de ir além. A empresa estava usando o Acumatica, uma solução de planejamento de recursos empresariais (ERP) baseada em nuvem, para criar um sistema financeiro e de contabilidade para uso governamental. 

Percebendo que o Smartsheet poderia ser integrado ao Acumatica, a Century Software decidiu explorar mais as possibilidades. Ela constatou que a integração do acompanhamento de custos do projeto do Acumatica com os recursos de gerenciamento de projetos do Smartsheet pode ajudar os usuários a expandir suas capacidades de gerenciamento de projetos. “Nós agrupamos essa solução como um pacote, expandindo o acompanhamento de custos do projeto no nosso produto de planejamento de recursos governamentais para um de nossos clientes. Como resultado, o cliente conseguiu gerenciar melhor os recursos e gerentes do projeto. Ele está feliz com os resultados”, afirma Ashikin.  

Com uma integração bem-sucedida, a Century Software planeja explorar mais dessas possibilidades para os clientes no futuro. “Estamos sempre avaliando as necessidades de nossos clientes e exploramos novas soluções”, observa Ashikin. “Estamos pensando em usar a automação robótica de processos para obter dados e nos comunicar com a Smartsheet mais efetivamente.” O empacotamento desses tipos de soluções envolve muita integração, e a Century Software tem experiência em desenvolvimento de API.

“Planejamos replicar o pacote do Acumatica para outros clientes em breve. Tenho certeza de que, com a ajuda da 57NETWORK, podemos trabalhar para oferecer soluções da mais alta qualidade aos nossos clientes”, conclui Ashikin.