A CARBOGEN AMCIS aumenta o controle de projetos ao conectar o Smartsheet e o Velocity

A CARBOGEN AMCIS fornece serviços de desenvolvimento e comercialização de fármacos em todas as etapas do desenvolvimento de medicações. A empresa tenta continuamente melhorar a sua eficiência para auxiliar o setor farmacêutico a criar tratamentos que salvam vidas e que sejam ágeis e economicamente viáveis. 

"Ao longo dos nossos 40 anos de existência, construímos estabelecimentos em diversos países pela Europa e Ásia. Também prestamos serviços para clientes nas regiões da Ásia-Pacífico e América do Norte", diz Aurore Wicht-Riedel, especialista executiva na CARBOGEN AMCIS. "A presença global capacita nossas equipes para contribuir com o bem-estar de todos internacionalmente. No entanto, também cria desafios de integridade de dados e transparência".

Conectando aplicativos para criar bons roteiros de projetos

As equipes da CARBOGEN AMCIS na Suíça usam o aplicativo Velocity, uma ferramenta de planejamentos de projetos baseada em nuvem, para gerenciar pipelines e priorizar tarefas que tenham impacto global. Por outro lado, o departamento de Controle de Qualidade e Análise opta por trabalhar com o Smartsheet para lidar com a carga de trabalho diária e diminuir processos complexos em tarefas gerenciáveis. 

Quando os dois sistemas estavam desconectados, era difícil garantir a visibilidade e a rastreabilidade do projeto.

"Dados incompletos, fragmentados ou inconsistentes levavam a tomadas de decisões errôneas e atrasos no projeto. Isso causava frustração na equipe, já que eles tinham dificuldades para conseguir fazer o trabalho no prazo e com o padrão desejado," comenta Wicht-Riedel.

Para sincronizar os dados entre todos os locais e conduzir processos diários com eficiência, a empresa entrou em contato com a NANGA SYSTEMS, uma parceira platinum da Smartsheet. "A CARBOGEN AMCIS nos pediu para criar uma interface personalizada conectando ambos os aplicativos", diz Tobias Lauer, líder de consultoria da NANGA SYSTEMS.

"A ideia era unir o melhor dos dois mundos e manter os dados alinhados, transparentes e facilmente acessíveis para todos os usuários da empresa". 

O conector personalizado desenvolvido pela NANGA SYSTEMS exibe todas as informações em um único local, desde instantâneos de projetos de alto nível até operações internas cotidianas. A ideia era criar os projetos no Velocity e enviar essa estrutura ao Smartsheet, para que ela fosse reduzida para problemas típicos do trabalho. O Smartsheet então relataria o progresso e receberia de volta informações de prioridades e pontos de transição. "Nosso objetivo era permitir que todos priorizassem trabalhos que afetam a entrega de projetos globais no Velocity, ao mesmo tempo que realizassem tarefas mais rápido no Smartsheet", revela Lauer.

Economizando tempo, salvando vidas

Como resultado das integrações, todos os dados do projeto são automaticamente transferidos do Velocity ao Smartsheet uma vez por dia, e inseridos nas planilhas de tarefa pelo conector. Líderes de projeto podem manualmente dividir cada tarefa em unidades menores no Smartsheet. As subtarefas são transferidas para a planilha organizacional do laboratório, atribuídas aos responsáveis e então estão prontas para o trabalho. 

Quando subtarefas específicas são concluídas no Smartsheet, a pessoa responsável pela tarefa principal relata o progresso no Velocity. Em resposta, a plataforma informa aos usuários do Smartsheet quais são as próximas prioridades a serem atribuídas. "Usar o conector nos permite determinar prioridades rapidamente e agir com maior urgência em tarefas que precisam de atenção imediata", diz Wicht-Riedel. "Essa capacidade é crucial em projetos farmacêuticos altamente complexos e multifacetados, cujos resultados têm potencial para salvar vidas."

Unindo dados para capacitar equipes

A combinação entre Smartsheet e Velocity permite que os funcionários de Controle de Qualidade e Análise da CARBOGEN AMCIS priorizem as funções mais importantes para a perspectiva de empresa global. A cooperação harmônica entre os dois sistemas também os beneficia enquanto indivíduos com grande eficiência e eficácia. 

Diminuir o escopo de cada projeto em tarefas, marcos e caminhos críticos torna o trabalho da equipe mais gerenciável e permite o progresso mais rápido. "Dos membros da nossa equipe, 68% relataram um impacto positivo da integração em seus cotidianos", declarou Wicht-Riedel.

Ter um repositório central de dados que exibe todas as informações, desde projetos globais até tarefas internas, também ajuda nossos gerentes de projeto a administrar os recursos de maneira mais eficaz. Com a integração, eles têm um conjunto de ferramentas flexível que proporciona uma visão geral de todo o portfólio do projeto. Ao mesmo tempo, eles podem escolher focar em qualquer aspecto do projeto para se destacarem em seu trabalho. 

"Agora, nossos gerentes de projetos podem atribuir recursos com precisão e ter uma visão mais clara do progresso, dos marcos e de possíveis atrasos", afirmou Wicht-Riedel. "Eles controlam todas as prioridades e dependências, o que é algo essencial para o planejamento estratégico e gerenciamento de recursos", ela conclui.