A Celerion automatiza o gerenciamento de pesquisas clínicas e a integração de funcionários usando o Smartsheet e o Brandfolder

Com mais de 40 anos de experiência e mais de 6.000 estudos realizados, a Celerion é uma organização de pesquisa clínica (CRO) que ajuda clientes das indústrias farmacêutica e de biotecnologia a colocar seus medicamentos no mercado por meio de testes da segurança do produto. A empresa tem 1.000 funcionários em suas três principais instalações: Lincoln, Nebraska, e Phoenix, Arizona, nos Estados Unidos, além de Belfast, na Irlanda do Norte. 

A Celerion inclui voluntários saudáveis em estudos de pesquisa para testar a segurança de novos medicamentos antes de serem aprovados pela Food and Drug Administration (FDA) dos EUA. Esses estudos revelam informações importantes sobre o medicamento que está sendo testado.

“Somos nós que fazemos as recomendações que você vê nos frascos de remédios, como ‘tomar com as refeições’ ou ‘não consumir laticínios por X horas’. Portanto, antes que o medicamento chegue às pessoas que precisam dele, nos certificamos de entender como ele age em um corpo saudável. Isso é chamado de Fase 1 do processo de pesquisa”, diz Angie Badgett, diretora sênior do Lincoln Clinical Site na Celerion. 

Descoberta do poder da automação

A princípio, a Celerion entrou em contato com a Smartsheet para desenvolver um kit de ferramentas de gerenciamento de projetos por meio do Control Center. “Precisávamos dele para os cronogramas de nossos estudos, informações de contato do cliente e todos os itens essenciais esperados em um conjunto de serviços de gerenciamento de projetos”, detalha Badgett. 

Mas, quando a pandemia de COVID-19 começou, surgiu o desafio de acompanhar todos os funcionários que trabalhavam remotamente e no escritório. “Foi um caos, mas rapidamente percebemos que poderíamos aproveitar o Smartsheet para criar um rastreador mestre da COVID-19 para a nossa empresa”, diz ela.

“Em dezembro de 2020, com a ajuda de um consultor da Smartsheet, fizemos a transição do papel e do Microsoft Excel para o Smartsheet. Eu fiquei imediatamente apaixonada pela automação e a visibilidade do software.”

A Celerion começou a expandir o uso do Smartsheet para todas as operações, mas encontrou outro desafio. Em maio de 2022, a Celerion foi abordada por um novo cliente que precisava realizar um estudo envolvendo 200 participantes em dois locais. “Nossos estudos costumam ter cerca de 60 participantes, então aquela era uma oportunidade importante para provar ainda mais nossa capacidade”, explica Badgett. “Precisávamos oferecer ao nosso cliente a garantia de que poderíamos fazer o estudo com sucesso.”

Confiança conquistada com a atração de participantes em tempo recorde

Após um brainstorming com a equipe, Badgett decidiu que a ocasião era um caso de uso perfeito para o Brandfolder.

“Usamos o Brandfolder para criar um repositório central para todos os ativos de marketing de nossos estudos, o que facilitou a simplificação do lançamento do novo estudo. Como resultado, conseguimos divulgar o estudo e reunir todos os participantes necessários rapidamente”, diz Badgett. 

O escopo do Brandfolder foi expandido imediatamente. “Antes, usávamos pastas e drives desatualizados no SharePoint para armazenar os materiais de marketing corporativo, o que levava à dispersão de ativos, ao uso de ativos desatualizados e a problemas com criação e controle de diferentes versões”, explica Badgett. “Depois que vimos as capacidades de insight e controle de versão e os recursos de permissão do Brandfolder, migramos os materiais de apresentação do cliente, modelos, apresentações em PowerPoint e outros documentos para a plataforma.

“Começamos com 12 usuários e cinco coleções. Dentro de 90 dias, o número de coleções aumentou para 12, e todos os nossos quase 700 funcionários têm acesso padrão à biblioteca, no mínimo para visualizar e baixar ativos no Brandfolder. Com o repositório centralizado, temos certeza de que nossas equipes usam os materiais de marketing ou apresentações de slides mais atualizados e precisos o tempo todo.”

Gerenciamento da integração com a automação 

No mesmo ano, os departamentos de recursos humanos e operações da empresa iniciaram uma iniciativa conjunta para empregar o Smartsheet no processo de integração de novas contratações. “Tínhamos um processo de integração manual muito desafiador, então parecia que cada gerente precisava reinventar a roda toda vez que contratávamos alguém”, diz Badgett. “Por exemplo, o gerente precisava dar o acesso a todos os ativos relevantes manualmente e gastar tempo criando um programa de integração do zero, o que resultava em frustração e diminuição da produtividade.”

A equipe da Celerion percebeu que todos os ativos que precisavam incluir no kit de ferramentas da Smartsheet poderiam ser facilmente armazenados no Brandfolder. Então, eles criaram uma API e conectaram o Smartsheet ao Brandfolder para criar um kit de ferramentas de novas contratações acessível com um clique.

“Usar o Brandfolder e o Smartsheet para a integração de novos funcionários elimina o caos de um período tradicionalmente caótico. Nosso kit de integração para novas contratações é totalmente automatizado”, explica Badgett. “O programa prevê as novas contratações com sete dias de antecedência e, com base no cargo de cada contratado, seleciona e cria um painel personalizado com os requisitos técnicos relevantes e gera uma lista de tarefas.”

“O novo funcionário pode até concluir o treinamento no celular usando o aplicativo móvel Smartsheet, e os gerentes podem ver facilmente quem visualizou e baixou os ativos exigidos para a integração no Brandfolder, o que elimina a necessidade de adivinhar o que foi ou não concluído.”

As novas ferramentas também oferecem visibilidade no nível executivo. “Eliminamos 99,9% do papel envolvido na documentação do treinamento”, diz Badgett. “Um dos enormes benefícios de usar o Control Center para um processo como esse é que tudo do nível do kit de ferramentas chega a relatórios e painéis de nível executivo. Dessa forma, indivíduos em todos os níveis da empresa podem obter uma atualização do status das novas contratações e treinamentos apenas fazendo login em nossos painéis do Smartsheet.”

Fluxo de trabalho mais rápido e eficiente 

Usar o Smartsheet diariamente revelou benefícios extras. A Celerion empregou a plataforma para abrigar ativos sofisticados e de marca para as equipes de marketing, vendas e operações. “Agora podemos ter métricas de qualidade de todos os nossos locais clínicos a qualquer momento, com o clique de um botão. Além disso, com o WorkApps, podemos gerenciar facilmente o acesso a todos os nossos ativos, uma tarefa que antes exigia muito tempo”, explica Badgett. “Além disso, o acompanhamento das visitas e as agendas das reuniões são muito simples agora, pois todas as ações são centralizadas e visíveis em todos os locais o tempo todo.”

Como a Celerion é agora um usuário intenso de automação, há planos para aprimorar a adoção das novas ferramentas em outras áreas de atividade da empresa. “Para nossa próxima fase, queremos usar o Control Center para gerenciar os cronogramas das pesquisas, pois há muita variabilidade em nossa área de negócios”, revela Badgett. “Além disso, adotaremos o Portfolio WorkApps para nosso novo kit de ferramentas de treinamento de contratados.”