A Changeosity disponibiliza para os clientes painéis abrangentes e simples do Smartsheet

A Changeosity, uma empresa de consultoria de pequeno porte, ajuda pequenas e médias empresas a melhorar e expandir seus negócios. “Nossas principais áreas de especialização são desenvolvimento de estratégias, promoção de liderança, aprimoramento da cultura e dos valores organizacionais, implementação de programas de gerenciamento de mudanças e garantia de uma governança eficaz”, explica Krysta Fox, diretora executiva da Changeosity. 

A Changeosity precisava de uma solução que permitisse oferecer uma solução de escritório de gerenciamento de projetos aos clientes.

“Tentei várias ferramentas no mercado, mas nenhuma cumpriu nossos critérios. Normalmente, eu tinha que fazer o trabalho maçante, senão acabaria ficando complicado para os clientes.”

Holística, mas simples

A solução foi encontrar um equilíbrio entre facilidade de uso e abrangência: “Tivemos que orientar vários líderes empresariais, e muitos não tinham ideia sobre gráficos de Gantt nem gerenciamento de projetos”, diz Krysta. “Ensinamos esses novos agentes de mudança a coordenar projetos e precisávamos acrescentar elementos como gerenciamento de riscos sem complicar as coisas. Por outro lado, tínhamos que apresentar uma produção profissional que fosse eficiente para o grupo de liderança.” 

Guiada por uma parceira Gold do Smartsheet, Accienta, Krysta logo percebeu que o Smartsheet era perfeito para isso e que permitia que a equipe produzisse ativos impressionantes e fáceis de usar. “Ajustamos os modelos do Smartsheet para simplificar tudo em um só lugar e oferecer aos clientes habilidades de gerenciamento de projetos que eles nunca tiveram”, diz Krysta.

Um bom exemplo foi um programa de gerenciamento de mudanças em que a Changeosity trabalhou com uma empresa de construção durante um ano. “O programa teve 12 projetos”, explica Leoney Panday, gerente administrativa e de marketing da Changeosity. “Graças à capacidade do Smartsheet de reunir dados de várias planilhas em um painel central, conseguimos criar facilmente planos e painéis para cada projeto. Só precisamos criar um painel para um projeto e duplicar e ajustá-lo para os outros 11, economizando inúmeras horas.”

Ajuda aos clientes para entender os dados

A ideia de personalizar painéis e outros ativos também se mostrou útil em outras ocasiões. “Estamos colaborando com a equipe de liderança de um cliente há quatro anos”, diz Krysta. “Com o tempo, muito conteúdo estratégico, avaliações psicométricas, feedback de coaching e dados de gerenciamento de riscos se acumularam. Era um desafio encontrar informações em um conjunto tão vasto de dados, uma dificuldade comum entre os líderes de alta gerência.” Assim, a Changeosity criou painéis personalizados para cada líder, com um hub central no Smartsheet, e agora eles podem acessar tudo relacionado a estratégia, liderança, governança e gerenciamento de mudanças nesse hub.

“Tenho muito orgulho em ajudar essas organizações. Nunca tive esse tipo de apoio quando estava na diretoria”, acrescenta Krysta.

Mudança da cultura que traz responsabilidade

A Changeosity logo viu uma nova oportunidade para usar o Smartsheet: a equipe criou modelos estruturados para pautas e atas de reuniões, possibilitando o acompanhamento rápido de decisões e ações. “Vinculamos documentos relevantes das unidades dos clientes ao Smartsheet, formando um pacote abrangente de revisão do conselho. A pauta e as atas das reuniões são todas gerenciadas no Smartsheet.” 

Depois de gerar atas de reuniões do conselho de forma eficiente, todos os detalhes são instantaneamente sinalizados e integrados ao Smartsheet, em que é possível acompanhar todas as decisões e ações. “Assim, podemos preparar tudo para a revisão do presidente até o dia seguinte à reunião do conselho”, acrescenta Krysta. “Em 48 horas, o que é um prazo muito curto, as minutas finalizadas são enviadas ao cliente para aprovação e distribuição.” Como as ações vêm várias fontes, a Changeosity usou o Dynamic View para combinar tudo em relatórios personalizados relevantes para cada funcionário. “Pudemos ter acesso a uma lista única com todas as tarefas, o que aumentou a transparência sobre a responsabilidade”, continua Krysta.

De acordo com ela, essa solução trouxe mudanças importantes nas organizações dos clientes.

“É muito mais que ter acesso a painéis bonitos. O importante é cumprir os compromissos. Nossa solução do Smartsheet ajuda a equipe a lembrar o que cada um precisa fazer, eliminando os obstáculos enfrentados na execução de tarefas. Assim, nossos clientes podem mudar sua cultura e verificar constantemente o Smartsheet para saber se estão cumprindo suas promessas.”

Pequena equipe, grandes resultados

É importante ressaltar que o Smartsheet também mudou a cultura e o ritmo da Changeosity, tornando a equipe mais rápida e eficiente. “Tudo é automatizado, e nunca precisamos nos preocupar em anexar o documento certo ou enviar relatórios”, diz Krysta. “Quando temos um novo cliente, já temos muitas coisas prontas, o que minimiza o tempo de configuração.”

Krysta acha difícil calcular quantas horas já foram economizadas, mas ela mensura a eficiência da equipe de outras formas. “Posso criar um painel incrível em poucos minutos, algo semelhante ao que as grandes empresas de consultoria produziriam”, diz ela. “Tenho certeza de que nossos clientes ficariam chocados ao descobrir o quão pequena é nossa equipe, considerando o que somos capazes de fazer. O segredo é usar a tecnologia para multiplicar nossa produção.”