Uma dose de automação: Connecticut Children's simplifica os processos de saúde pediátrica

Considerado um dos melhores hospitais infantis dos EUA, o Connecticut Children's é uma instituição de cuidados pediátricos intensivos independente e sem fins lucrativos. O Office for Community Child Health (o “Office”), um dos departamentos do hospital, lida com cuidados preventivos e tem como foco intervenções comunitárias que promovem o desenvolvimento saudável ideal das crianças e o bem-estar fora do hospital. “No Office, temos 17 programas voltados para a comunidade, em especial famílias e crianças”, explica Lauren Dominique, executiva adjunta na vice-presidência executiva do Office for Community Child do Connecticut Children's.

Hoje, Lauren tem orgulho de ser Mobilizer do Smartsheet e sediar cursos intensivos e almoços para instruir as pessoas sobre os recursos da solução. Tudo começou quando o gerente dela pediu que experimentasse o Smartsheet. “Minha organização tinha acabado de implantar o Smartsheet, e meu gerente disse que era uma ferramenta valiosa”, diz ela. “Em alguns meses, me tornei uma defensora do Smartsheet.” Fascinada com o que poderia realizar com o Smartsheet, Lauren decidiu cursar o caminho de aprendizado do produto principal oferecido na Smartsheet University. Ela concluiu as certificações do produto principal e de gerenciamento de projetos do Smartsheet, reunindo ideias sobre as ferramentas que poderia usar para criar ou aprimorar soluções com o tempo.

Uma rede complexa de parceiros

Uma das soluções mais recentes que Lauren desenvolveu permitiu que a equipe dela rastreasse e encaminhasse faturas que contabilizavam milhões de dólares de financiamento de subsídios. Ao se depararem com os fluxos de trabalho existentes, Lauren e sua equipe souberam que o processo poderia ser melhorado com o Smartsheet.

O Connecticut Children's ficou encarregado de liderar um esforço intersetorial de cinco anos, com vários parceiros, projetado para melhorar a vida de crianças no norte de Hartford, Connecticut. Para financiar essa iniciativa, o hospital recebeu uma doação de US$ 30 milhões do Departamento de Educação dos EUA. Vários parceiros sediados na comunidade também receberam US$ 36 milhões de contribuições combinadas ao longo dos cinco anos. “São cerca de US$ 66 milhões em investimentos que precisavam ser contabilizados”, explica Lauren.

Para cumprir os requisitos dos relatórios federais, o Connecticut Children's coleta as faturas trimestrais de 17 organizações parceiras subcontratadas com o subsídio. Essas faturas devem ser encaminhadas para aprovação e processamento dos devidos líderes. 

“Como você pode imaginar, acompanhar essas faturas por e-mail era um processo caótico. Precisávamos de uma ferramenta para gerenciar e monitorar essa rede complexa”, acrescenta. “Eu sabia que o Smartsheet era a solução certa para esse desafio.”

Um modelo de faturamento premiado

Para começar o processo, Lauren criou um formulário no Smartsheet para coletar os detalhes da fatura de seus parceiros da comunidade. Ele aciona um fluxo de trabalho de roteamento automático no Smartsheet usando a integração de terceiros com o DocuSign. As principais partes interessadas recebem uma notificação automática para revisar e assinar uma fatura quando for a vez delas na fila. Depois que todas as partes necessárias assinam a fatura, a DocuSign a entrega à equipe de contas a pagar para fins de processamento, e uma cópia final do PDF é anexada à linha correspondente no Smartsheet.

Lauren sabia que essa ferramenta poderia ser útil para outras organizações que coletam muitas faturas ou exigem camadas de aprovações para faturas. Sabendo que nem todas as organizações têm uma assinatura DocuSign, ela decidiu criar um modelo para a comunidade mais ampla do Smartsheet usando o recurso de solicitação de aprovação do Smartsheet para impulsionar o fluxo de trabalho. Esse modelo de gerenciamento de recebimento e roteamento de faturas rendeu à Lauren o prêmio Community Created Template Showcase, organizado pela Smartsheet.

“O novo modelo de faturamento vem com um painel que esclarece o estágio da fatura, garantindo o processamento em tempo hábil”, acrescenta Lauren. “Um gráfico exibe os pagamentos trimestrais, permitindo que você acompanhe os gastos em relação aos orçamentos. As métricas no topo do painel destacam a velocidade de processamento, promovendo a responsabilidade interna.”

“Redução da carga mental”

Com um processo automático, a equipe de Lauren do Connecticut Children's agora economiza muitas horas. 

“Antes era cansativo e demorado localizar a última fatura de um subcontratado. Podia levar até 30 minutos para uma pessoa encontrar a fatura na caixa de entrada. Agora, usando o Smartsheet, é uma questão de segundos”, observa Lauren. “O Smartsheet reduz nossa carga mental. Quando alguém tem uma pergunta, não precisamos mais vasculhar os e-mails em busca dela. É só usar o Smartsheet.”

O modelo também serve como uma base sólida que pode ser adaptada às necessidades de outros departamentos do Connecticut Children’s. “A flexibilidade de dar um toque personalizado a ele, mantendo uma estrutura básica em toda a organização, é inestimável”, acrescenta Lauren.

Coleta de dados e acompanhamento de metas simplificados

Lauren também simplificou o fluxo de trabalho do Connecticut Children’s Healthy Homes Program, que recebe inscrições de proprietários de todo o Connecticut que querem tornar suas casas mais seguras para as crianças. “O fluxo de trabalho era todo em papel. A equipe tinha que ir ao escritório, recuperar as inscrições na sala de correspondências e inserir manualmente as informações no banco de dados”, explica Lauren. Agora, ela coleta as inscrições dos proprietários usando os formulários do Smartsheet, para que as informações da propriedade sejam inseridas diretamente no banco de dados.

Depois disso, Lauren se propôs a ajudar os colegas de equipe a acompanhar suas respectivas metas no Smartsheet. “Criamos exibições dinâmicas no Smartsheet e compartilhamos o link para que cada membro da equipe possa adicionar novas linhas às próprias metas. Durante o ano, realizamos verificações trimestrais sobre o status da meta”, diz ela. “Essa configuração permite que os membros da equipe acessem e atualizem suas próprias entradas com facilidade.”

Mais automação e simplificação de processos

Atualmente, Lauren está trabalhando em um projeto para simplificar a geração dos relatórios federais mensais sobre o tempo dedicado dos membros da equipe, principalmente o destinado ao subsídio. Anteriormente, o processo do Office for Sponsored Programs do Connecticut Children's funcionava da seguinte forma: os dados de uma planilha eram inseridos manualmente em um documento, esse documento era salvo como um PDF exclusivo e, em seguida, esse PDF era enviado por e-mail para revisão e aprovação de cada membro da equipe. O membro da equipe tinha que baixar, imprimir, assinar, digitalizar e enviar esse documento de volta por e-mail. “É um processo mensal que envolve centenas de membros da equipe. Até então, o administrador tinha que controlar o status de cada relatório mensal e acompanhar todos os membros da equipe por e-mail”, acrescenta Lauren. O Office for Sponsored Programs recorreu à Lauren para obter ajuda a fim de automatizar esse processo manual. “Assim que a solução estiver funcionando, o administrador carregará a planilha no Smartsheet, que cuidará do resto. O Smartsheet enviará automaticamente solicitações de aprovação e lembretes aos membros da equipe e gerará o PDF de cada relatório à medida que a aprovação for recebida.”

Esta série de soluções trouxe a tão necessária visibilidade e economia de tempo para o Connecticut Children's. “Agora temos uma fonte única da verdade. Em vez de documentar o trabalho por e-mail, utilizamos o Smartsheet”, afirma Lauren. “Já não consigo mais imaginar fazer o acompanhamento de tarefas por e-mail, como no passado. O processo no Smartsheet é muito prático.”

Vitórias pessoais de uma defensora do Smartsheet

Como uma das principais adeptas do Smartsheet em sua organização, Lauren também obteve crescimento e satisfação pessoal. “Fui homenageada com um reconhecimento monetário que minha organização oferece aos membros da equipe que contribuem de forma excepcional, indo além de suas responsabilidades padrão”, conclui. 

“O Smartsheet teve um impacto expressivo em meu desenvolvimento profissional e em minha reputação. Eu não sabia nada sobre o Smartsheet quando comecei no meu cargo e sinto que agora encontrei meu nicho. Isso aumentou minha confiança. Me sinto empoderada para expressar minhas ideias. Sou considerada especialista no assunto com autoridade e credibilidade. Isso melhorou e muito minha posição profissional e percepção entre os colegas: muitos deles me chamam de ‘Srta. Smartsheet’. A visibilidade que ganhei por ser proficiente no Smartsheet é realmente gratificante.”