Empresa sem fins lucrativos reduz em 75% o tempo de administração de programas

A Creating IT Futures, uma empresa sem fins lucrativos com sede em Chicago e a força de trabalho da respeitada associação comercial de TI CompTIA, prepara as pessoas de comunidades sub-representadas para carreiras em TI. Apesar do sucesso dos programas de treinamento, processos ineficientes e suscetíveis a erro nos programas de voucher de exame de certificação e treinamento online criaram uma dificuldade administrativa significativa para os funcionários, alunos e parceiros de ensino.

Sem uma solução, tarefas manuais e problemas com dados continuavam a desviar o tempo e a atenção dos funcionários para longe do que era mais importante: apoiar os alunos e ex-alunos da CITF.

A inserção manual de dados é coisa do passado

Anna Conger, consultora da CITF, lembra-se do estresse de registrar os alunos no programa de treinamento online. Sem um processo consistente ou uma plataforma para gerenciar esse processo, a equipe tinha dificuldade em cumprir as demandas do serviço.

"Um dos maiores desafios no processo de registro foi que os interessados preenchiam um PDF e o enviavam", afirma ela, "então todos os dados tinham que ser inseridos manualmente na planilha. Toda a questão de integridade de dados era complexa."

O programa de distribuição de vouchers de exames da organização, que dá aos alunos acesso gratuito a certificações valiosas em TI, passou por problemas parecidos, com planilhas que não se comunicavam umas com as outras e intermináveis e-mails para coletar dados.

Quando o colaborador que administrava os dois programas mudou de função, o CEO Charles Eaton enxergou isso como uma oportunidade para repensar os processos administrativos dos programas. Ele recomendou o Smartsheet para Conger porque "é simples e flexível o bastante para nossos objetivos."

Processos simplificados, transparência em tempo real

Antes de escolher o Smartsheet, Eaton tinha procurado outros serviços na web, "mas nenhum tinha a interface simples e intuitiva do Smartsheet, o que facilita o acompanhamento e a atualização das informações por leigos",

Os formulários do Smartsheet simplificaram os complicados processos de entrada para os funcionários e ex-alunos e ajudaram a mitigar erros de inserção de dados. Por fim, partes internas e externas tinham transparência em tempo real, e a organização passou a ter um local central a partir do qual colaborar, acompanhar e gerenciar dados.

A comunicação também melhorou. 

Ao promover a geração de relatórios diretamente do Smartsheet, Conger descobriu que podia fornecer à liderança visibilidade em tempo real sobre o progresso da integração e viabilizar as informações dos parceiros da empresa sobre o progresso de treinamento dos alunos e o status dos exames. A equipe também descobriu que era possível manter os alunos e parceiros informados com mais facilidade por meio de alertas do Smartsheet, o que simplificou o envio de lembretes e atualizações sobre treinamentos e prazos de vouchers.

No fim das contas, o estresse inicial que Conger sentiu desapareceu. Como Eaton disse, "gerenciar o sistema de treinamento e de vouchers era quase o trabalho em tempo integral de um funcionário. Após mudar tudo para o Smartsheet, passou a ser apenas 25% do trabalho dele".

O Smartsheet também facilitou o processo de transição quando chegou o momento de treinar a nova coordenadora, Karin Nordmeyer, que assumiu os dois programas. Com processos aprimorados no Smartsheet, Nordmeyer conseguiu aumentar rapidamente a eficiência do trabalho e assumiu uma função mais abrangente dentro da Creating IT Futures. 

Eaton diz que "o que motiva o nosso pessoal é o impacto transformador que estamos fazendo na vida nossos alunos. Com apenas 25% do tempo gerenciando o processo de vouchers e de treinamento online, Karin tem mais tempo para orientar os alunos na nossa sala de aula em Mineápolis e contribuir diretamente para o avanço da carreira deles no ramo da tecnologia".

Um retorno sobre investimento impactante

Processos simplificados e a maior transparência do programa mudaram substancialmente o modo de operação da Creating IT Futures.

"O maior benefício do Smartsheet", afirma Eaton, "é que as informações são atualizadas em instantes e podem ser compartilhadas com qualquer número de pessoas. Com o aumento da produtividade e da eficiência, o Smartsheet fez a gente economizar cerca de US$ 25 mil por ano".

No fim das contas, esse valor se traduz em mais programas e serviços para milhares de aspirantes a profissionais da tecnologia. "O que é fantástico. Nosso mundo em rápida transformação vai precisar deles."