Dick’s Drive-In Restaurants simplifica a expansão, apoia novas iniciativas e otimiza a gestão de pessoas com o Smartsheet

O Dick's Drive-In Restaurants é um ícone do fast-food em Seattle há quase 70 anos. A rede de lanchonetes, inaugurada em 1954, é conhecida pelos hambúrgueres frescos, que nunca são congelados, batatas fritas cortadas à mão e milkshakes servidos e batidos individualmente.

Nos últimos anos, o Dick's se concentrou na expansão regional em toda a área da Grande Seattle, abrindo uma nova loja em Bellevue, Washington, no final de 2021 e a nona loja da rede em Federal Way, Washington, em julho de 2023. Para apoiar esse crescimento, o Dick's usa o Smartsheet para gerenciar projetos, relatando dados de vendas e verificando a quantidade e a qualidade dos alimentos em cada restaurante.

Antes de adotar o Smartsheet, no entanto, a rede dependia de processos e planilhas manuais para gerenciar projetos, o que causou problemas conforme a empresa expandiu sua equipe para ajudar a apoiar novos restaurantes. “O Drive-In começou como uma empresa muito pequena, que tinha uma equipe de liderança pequena. Preferiam usar papel e caneta, além de ferramentas diferentes de gerenciamento de projetos para coletar dados de vendas e monitorar informações”, diz Chelsea Young, gerente de projetos do Dick's Drive-In Restaurants. “Essa forma de comunicação era propensa a erros, complicada e, às vezes, imprecisa e não tínhamos uma boa forma de dar visibilidade à liderança sobre o desempenho de cada loja.”

A empresa também precisava simplificar o gerenciamento de projetos para se concentrar mais na implementação de novas iniciativas voltadas aos clientes e na gestão de pessoas, aspectos fundamentais no cenário competitivo do setor de fast-food. “Não queríamos ter as dificuldades causadas pelo crescimento como a falta de comunicação e o gerenciamento ineficiente de projetos”, diz Young.

Smartsheet usado para identificar tendências de vendas e automatizar os principais processos de negócios

Agora, o Dick's conta com o Smartsheet para monitorar o progresso de novos restaurantes, oferecendo às equipes de liderança um local central para exibir o andamento de obras, bem como dados de vendas diários, semanais ou mensais em painéis. “Usamos os painéis do Smartsheet para comparar as tendências de dados de vendas, o que nos ajuda a ver o desempenho de lojas específicas”, afirma Young.

Gerentes de loja e líderes de negócios da empresa usam o Smartsheet para fazer atualizações sobre equipamentos problemáticos ou outras questões das lojas. “Nossa gerência regional de manutenção e direção de construção e a gerência das lojas podem usar a mesma ferramenta para atualizar a empresa sobre suas necessidades”, diz Young. 

“O Smartsheet é muito simples de usar. Não é mais necessário encontrar os dados corretos de várias fontes e copiá-los e colá-los de planilha em planilha para inserir atualizações ou criar relatórios de vendas.”

O Dick's também simplificou o processo de contratação no Smartsheet, acompanhando quantos funcionários estão na empresa em geral e monitorando novos candidatos. Especificamente, o Dick's usa a automação do fluxo de trabalho no Smartsheet para enviar e-mails automaticamente a quem se candidatou a uma vaga, convidar essas pessoas para entrevistas presenciais ou solicitar mais informações.

O mais novo projeto em que o Dick's Drive-In está trabalhando no Smartsheet é um sistema para pedidos grandes. Este sistema permitirá que os clientes do Dick's Drive-In encomendem hambúrgueres e shakes para os próprios eventos, mantendo a equipe interna atualizada e capaz de controlar pedidos grandes. “Gerenciar a equipe é fundamental no planejamento e na entrega de grandes pedidos para garantir que o atendimento dos clientes no drive-in continue rápido e eficiente”, diz Young. “As automações exclusivas criadas no Smartsheet fazem dessa plataforma a escolha perfeita. Com o Smartsheet, podemos nos comunicar com os clientes quando necessário e monitorar os pedidos do início ao fim. Estamos muito animados para ver como esse sistema se sairá quando for lançado.”

Decisões de negócios baseadas em dados centralizados e atualizados de cada loja

O Dick's Drive-In agora tem um local para coletar e compartilhar informações de vendas e projetos por toda a empresa. 

“O Smartsheet é uma ferramenta poderosa que nos permite coletar e compartilhar dados de projetos e das lojas com qualquer pessoa dentro da empresa”, afirma Young. "Como todos têm acesso a dados atualizados, ficamos mais alinhados em relação ao status de projetos e da abertura de novas lojas e podemos tomar decisões importantes para levar os negócios adiante." 

Por exemplo, a empresa pode monitorar melhor as vendas de cada restaurante. “Se percebermos, por meio de dados no Smartsheet, que uma determinada loja está com desempenho abaixo do esperado, podemos fazer um brainstorm rapidamente sobre maneiras de criar planos de marketing ou promoções para incentivar as pessoas a visitar essa loja.”

Usando dados fornecidos pela gerência no Smartsheet, o Dick's também tem uma perspectiva precisa de como cada restaurante está operando. “Com o feedback da gerência das lojas, podemos descobrir se a eficiência de uma loja está fora do normal”, diz Young. "Isso facilita que todos nós exploremos maneiras de corrigir problemas."

Gerenciamento de projetos simplificado 

Além de usar o Smartsheet para gerenciar verificações de alimentos em cada restaurante, o Dick's usa a ferramenta para gerenciar projetos internos, incluindo marcos de abertura de novas lojas. "O Smartsheet é muito fácil de usar e simplifica a configuração de e-mails gerados automaticamente e de solicitações de atualização", diz Young. "Isso integra o planejamento ao acompanhamento, porque tenho um sistema que me lembra o que fazer e quando."

Young e sua equipe também economizam tempo ao não depender mais de processos manuais de coleta de dados. "Nós reuníamos dados de várias fontes em uma planilha e gastávamos muito tempo analisando tudo", diz ela. “Com o Smartsheet, podemos simplesmente gerar relatórios e painéis sob demanda, o que nos economiza horas todos os dias.”

Processo de contratação otimizado

O Dick's usa o Smartsheet para otimizar a gestão de pessoas em todos os restaurantes, respondendo com rapidez à rotatividade de funcionários e identificando com mais precisão as necessidades de contratação. 

“Podemos ver claramente se é necessário contratar com base nas informações que recebemos das gerências por meio o Smartsheet”, diz Young. “Então, se estivermos com dificuldades para contratar em um restaurante específico até uma determinada data, podemos iniciar uma conversa com o marketing sobre publicidade e recrutamento para o restaurante em questão.” 

A Dick's também usa o Smartsheet para coletar feedback dos clientes mensalmente no site da empresa. “Ao analisar os comentários dos clientes no Smartsheet, podemos verificar nossas avaliações on-line e observar tendências ou comparar o feedback entre as lojas”, diz Young. "Podemos usar essas informações para ver se há reclamações comuns em alguma loja ou entre várias lojas e então podemos lidar prontamente com elas."

Conforme o negócio continua crescendo, o Dick's continuará identificando áreas que podem se beneficiar do Smartsheet. “Com certeza continuaremos expandindo nosso uso do Smartsheet”, afirma Young. “Agora que temos tantos processos integrados a essa ferramenta, ficou mais fácil ver se outros procedimentos são confusos e precisam ser simplificados com o Smartsheet.”

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