Theisen's disponibiliza 10.000 produtos online em duas semanas, otimizando o merchandising online com o Smartsheet

A história da Theisen's é de flexibilidade e resiliência. Desde o início da empresa em 1927, ela sobreviveu à Grande Depressão, à Segunda Guerra Mundial e a 16 presidentes, sempre respondendo às necessidades dos clientes. Foi esse compromisso que transformou uma pequena loja familiar que vendia baterias e pneus em uma rede de 24 lojas físicas espalhadas por Iowa e Wisconsin, enviando milhares de produtos agrícolas, domésticos e automotivos para residências nos Estados Unidos.  

“Agora nossa loja online tem cerca de 240.000 produtos disponíveis”, revela Ashley Delay, coordenadora de projetos de TI da Theisen's. “E nossa equipe de compras está sempre à procura de novos produtos para comercializarmos. Todos os anos, disponibilizamos cerca de 96.000 novos produtos em nossas lojas e os publicamos no site.”

Duas semanas para lidar com o caos dos dados

Quando Delay entrou na Theisen's no outono de 2021, a empresa não tinha um processo de merchandising online estabelecido. Todos os itens eram adicionados manualmente e gerenciados em três megassistemas diferentes.

“Os principais dados do produto, como IDs exclusivos e informações de preços, são armazenados no sistema de ERP (planejamento de recursos empresariais)”, detalha Delay. “Imagens de produtos, vídeos e outros recursos visuais para a loja online ficam em um sistema de gerenciamento de ativos digitais, ou um DAM. Por fim, dados complementares, como descrições de produtos, informações de garantia e outros detalhes que ajudam a tomar uma decisão de compra informada, estão no PIM (sistema de gerenciamento de informações do produto).”

Essa configuração resultou em inconsistências e diminuiu o tempo para disponibilização no mercado de produtos já disponíveis digitalmente. “Muitos produtos estavam completamente sem dados, mesmo que já estivessem disponíveis para venda. Por causa disso, nossos clientes enfrentavam desafios na tomada dessas decisões de compra. Era um caos”, diz Delay.

Fazendo o impossível acontecer

“Estávamos nos aproximando da Black Friday e tínhamos milhares de produtos que não estavam disponíveis no site”, conta Delay. “Tive algumas semanas para identificar quais precisavam ser publicados antes da Black Friday, e foram 10.000 itens. Era muita coisa”, ela admite.

Percebendo que era impossível inserir, validar e preencher manualmente todos esses dados em duas semanas, Delay se voltou para a automação. “Não tinha usado o Smartsheet antes de entrar na equipe, mas nosso Departamento de Marketing o havia introduzido meses antes como uma ferramenta para gerenciar campanhas de marketing”, explica ela. "Rapidamente descobri sua versatilidade para várias tarefas além dessa.”

Centralizando milhares de itens

Delay juntou diferentes produtos Smartsheet para criar uma solução única e central de publicação de dados de produtos que extrai, mescla e gerencia dados de vários sistemas externos: “Estava trabalhando peça por peça. Cada componente foi construído com base em um problema e, com o tempo, fizemos tudo funcionar de forma coesa”.   

A solução, que usa o Data Shuttle, importa dados de sistemas externos para arquivos CSV ou Excel, transfere-os para o Smartsheet e armazena-os no DataTable, um vasto repositório de dados. Os usuários podem usá-la para extrair e filtrar subconjuntos com base em critérios específicos. Por fim, o DataMesh consolida dados de vários locais do Smartsheet em um rastreador primário central. “A partir daí, podemos seguir e ver outras planilhas em nosso sistema”, explica Delay. “Com isso, os fluxos de trabalho do DataMesh vão para planilhas e relatórios específicos.”

46,5 horas economizadas por semana

Graças ao gerenciamento eficiente e automatizado de dados, agora a equipe de Delay recebe recapitulações diárias de todas as alterações de dados, o que ajuda a identificar e eliminar irregularidades de forma proativa. 

“Temos visibilidade total em nosso processo de garantia de qualidade (GQ), o que antes era cerca de 5%”, conta ela. “Podemos verificar cada produto. Se não está correto, podemos enviá-lo de volta, responsabilizar esses indivíduos e pedir que façam essas correções.” 

Ao implementar esse processo, a Theisen's atingiu uma taxa de aprovação de 97%. Antes, 49% de seus produtos falhavam nas verificações de controle de qualidade. 

Além disso, os processos de dados simplificados economizam 46,5 horas de trabalho manual da Theisen's por semana. “É mais do que um funcionário em tempo integral. É uma mudança imensa”, admite Delay. O merchandising de produtos simplificado reduz o tempo de disponibilização de produtos no mercado em quatro semanas. “São mais quatro semanas de vendas para qualquer produto. É muito mais rápido, os dados são mais consistentes, os clientes estão mais felizes, e os problemas de atendimento ao cliente são menos frequentes.” 

A magia do trabalho eficiente

Agora Delay desenvolveu um processo estabelecido para treinar e integrar novas pessoas para trabalhar com sua solução baseada no Smartsheet. Dessa forma, ela pode passar para o próximo grande projeto com tranquilidade. “Quando um novo membro entra na equipe, podemos treiná-lo de forma eficiente e prepará-lo para assumir o trabalho rapidamente. Assim, é possível focar a administração do Smartsheet e a criação de soluções para outros departamentos”, afirma. 

Em resumo, toda a empresa se beneficia da otimização. “O Smartsheet economizou muito tempo e inteligência e deixou tarefas repetitivas menos tediosas”, confirma Delay. “Não precisamos mais copiar e colar informações entre planilhas e reunimos tudo em um só lugar. Agora, tudo isso é feito em segundo plano com o clique de um botão. Parece mágica!”

Esta história foi adaptada da Sessão ENGAGE 2023 de Delay “It’s time to stop copying and pasting: Learn how to work efficiently with your data”.