A Big Printing T-Shirt Company simplifica o processo de pedidos de clientes, aumenta a receita para US$ 2 milhões por ano e aumenta a eficiência em 150% com o Smartsheet

A Big Printing T-Shirt Company é uma empresa de streetwear com sede na Califórnia que cria e fabrica roupas esportivas modernas e coloridas, moletons com zíper e camisetas orgânicas para clientes globais. A empresa é especializada em personalização de vestuário com serigrafia, bordado, transferência de calor e impressão digital. Fundada em 2002, a Big Printing tem a visão de trazer designs dinâmicos, ousados e jovens para empresas e consumidores do cotidiano.

A Big Printing usa o software Smartsheet para gerenciar tudo, dos projetos internos aos pedidos de clientes e iniciativas de marketing e redes sociais.  “O Smartsheet nos ajuda a gerenciar o fluxo de projeto em toda a empresa e a administrar a linha de produção como um todo”, diz Kesney Muhammad, coproprietária e CFO da Big Printing T-Shirt Company. “A maior parte do design dos produtos e dos pedidos é feita internamente por diferentes departamentos, e o Smartsheet gerencia tudo para nós.” 

Nos últimos 20 anos, a Big Printing viu seus negócios aumentarem constantemente, crescendo em média de 10 a 15% ao ano desde o início da pandemia em 2020. Com o crescimento constante, a empresa tinha dificuldades de gerenciar facilmente os projetos com a solução que usava, uma combinação entre software de planilha e e-mail. “O nosso cronograma de produção inteiro era uma planilha, com uma coluna para o número do pedido do cliente, quantos itens havia no pedido e qual departamento estava fazendo a impressão. Era uma maneira muito complicada de organizar tudo”, diz Dawaud Muhammad, coproprietário e chefe de operações da Big Printing T-Shirt Company. “Cada departamento tinha sua planilha, inseria todos os dados manualmente e marcava cada projeto quando concluído. Não havia realmente uma maneira de obter dados atualizados ou visibilidade do processo, a não ser enviar um e-mail para cada departamento.”

Uso do Smartsheet para gerenciar os pedidos de clientes, o estoque e as redes sociais 

Depois de pesquisar diferentes ferramentas de software de gerenciamento de projetos que pudessem melhorar a visibilidade e a eficiência, a Big Printing descobriu o Smartsheet. “Quando o Smartsheet apareceu na pesquisa, fiquei realmente surpreso com todas as funcionalidades que ele oferecia, desde a integração com as ferramentas que já tínhamos até a personalização e os painéis”, diz Dawaud Muhammad. “O Smartsheet era como um mundo totalmente novo para nós, e mal podíamos esperar para adotá-lo.”

Agora, a Big Printing usa o Smartsheet para gerenciar centralmente todos os pedidos de clientes. Por exemplo, quando um cliente solicita o orçamento de um pacote de camisas por meio da conta do Instagram da Big Printing, a empresa envia um link ao cliente para um formulário do Smartsheet em que ele preenche os detalhes do pedido. Depois que o formulário é enviado, as informações vão para o departamento de vendas da Big Printing, que cria uma conta para o cliente e envia a ele uma proposta. Se o cliente aceitar a proposta e efetuar o pagamento, o pedido é exportado para o Smartsheet. Nesse ponto, os departamentos da Big Printing, incluindo arte e produção, podem começar a trabalhar no pedido, com todo o processo monitorado no Smartsheet e atualizado em tempo real conforme cada departamento termina seu trabalho no pedido.

A Big Printing também integrou seu sistema de faturamento de terceiros ao Smartsheet. “Aquele sistema não é um grande comunicador com outras tecnologias, mas o Smartsheet é o que eu chamaria de extrovertido — ele conversa com todos”, diz Dawaud Muhammad. 

Além de usar o Smartsheet para o gerenciamento de pedidos e o processamento de faturas, a Big Printing usa a solução para gerenciar seus projetos de marketing relacionados às redes sociais, como cenas de bastidores mostrando a produção do pedido de vestuário de um cliente. A Big Printing também conta com os relatórios do Smartsheet para capturar dados do projeto em tempo real de diferentes departamentos e apresentá-los em uma exibição única para todos os usuários.

“Cada um de nossos departamentos pode visualizar em alto nível projetos e tarefas específicos para cada dia”, explica Dawaud Muhammad. “Ele também nos ajuda a ver se há algum elemento faltando no pedido de um cliente (por exemplo, uma peça de roupa) e qual é o status atual dele.”

Além disso, a empresa usa os formulários do Smartsheet para coletar informações dos clientes por meio das redes sociais. “Muitos clientes usam as redes sociais para nos fazer perguntas sobre nossos produtos em geral ou para solicitar propostas, então usamos os formulários do Smartsheet para reunir essas informações de contato em um só lugar”, diz Kesney Muhammad.

Por fim, a Big Printing está aproveitando o aplicativo móvel do Smartsheet para obter acesso imediato aos dados do projeto do Smartsheet em qualquer lugar. “Eu ando com meu tablet o dia todo, indo de um departamento ao outro, e posso acessar o aplicativo móvel para acessar tudo o que preciso ver sobre todos os nossos pedidos e projetos”, explica Dawaud Muhammad.

Melhor visibilidade do pedido e comunicação mais forte

Ao gerenciar todo o fluxo de trabalho no Smartsheet, todos os departamentos da Big Printing têm melhor visibilidade dos projetos de design e impressão. “Antes, não conseguíamos manter tudo sincronizado e tínhamos que enviar vários e-mails e fazer revisões constantes quando o pedido de um cliente era alterado”, diz Dawaud Muhammad. “Com o Smartsheet, temos uma exibição única de todas as informações de que precisamos, por isso eliminamos a necessidade de enviar e-mails às pessoas para ter atualizações. Tudo aquilo de que precisamos está ao nosso alcance.”

Com melhor visibilidade do projeto, a Big Printing melhorou a comunicação interna e externa. A empresa tem mais eficácia na comunicação interna sobre os pedidos e responsabilidades dos departamentos, por exemplo, e também está se comunicando com mais regularidade com os clientes. “Os formulários do Smartsheet nos ajudam a receber solicitações de clientes ou alterações de pedidos rapidamente e permitem que os clientes acompanhem claramente o andamento de seus pedidos, para que haja menos dúvidas sobre a etapa de aprovação ou o status geral do pedido”, diz Kesney Muhammad.

Uma nova forma de conquistar clientes e aumentar a receita anual

A Big Printing tem capacidade de colocação em escala para acompanhar o rápido crescimento anual dos negócios usando o Smartsheet para acelerar os negócios por meio dos canais das redes sociais. Por exemplo, quando a empresa publica um novo conteúdo no Instagram, os clientes podem clicar rapidamente em um link na publicação e acessar imediatamente um formulário do Smartsheet para saber mais sobre custos ou como solicitar um pacote de impressão de camisetas. Depois de efetuar o pedido, os clientes podem fazer upload da arte e visualizar uma lista suspensa que detalha as etapas do processo do pedido. “Em 2022, atingimos pouco mais de US$ 2 milhões em receita como empresa, e o Smartsheet foi fundamental para chegarmos a esse número”, diz Kesney Muhammad. “Uma coisa é ter uma forte presença nas redes sociais, mas outra bem diferente é descobrir como monetizar as redes sociais e ter uma maneira de monitorar isso — e o Smartsheet faz isso por nós.”

Em 2021, usando os formulários do Smartsheet, a Big Printing ganhou 3.600 contatos de clientes que, de outra forma, teria perdido. A empresa converteu cerca de 32% desses contatos em pedidos. Em 2022, a empresa conquistou 1.400 novos contatos de clientes por meio de formulários do Smartsheet nas redes sociais, convertendo cerca de 47% em novas vendas, com uma média por pedido de US$ 1.150.

“Pensar que havia tanta receita potencial que estávamos perdendo foi realmente surpreendente. Isso resultou em novas vendas substanciais para nós e nos deu uma rede à qual recorrer quando tivermos novas campanhas de marketing”, relata Kesney Muhammad. “Tinha pessoas que nos seguiam nas redes sociais havia 10 anos, e neste ano elas fizeram um pedido para nós pela primeira vez.”

Um aumento de 150% na eficiência

Com o Smartsheet, a Big Printing pode operar seus negócios com muito mais eficiência. “Passamos de muito lentos para muito rápidos com o Smartsheet”, conta Dawaud Muhammad. “Somos 150% mais eficientes, porque passamos das notas adesivas e tarefas de planilha para uma plataforma real, que permite manter tudo organizado e em um só lugar para todos os departamentos.” Agora, o processo de pedido do cliente é contínuo. Um cliente pode fazer um pedido, enviar a arte, pagar pelo pedido e receber o pedido sem que Dawaud ou Kesney Muhammad precisem vê-lo. “Isso nunca havia acontecido antes”, relata Kesney Muhammad. “O Smartsheet nos transformou de uma loja de família em uma pequena empresa e agora está nos ajudando a nos tornar uma empresa de médio porte.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.