Bayer ganha visibilidade em tempo real com o Smartsheet e economiza incontáveis horas

Quando você pensa na Bayer, pode ser que você imagine um frasco de aspirina. Mas a empresa faz muito mais do que aliviar dores de cabeça. De produtos farmacêuticos pioneiros a soluções agrícolas revolucionárias, a empresa está na vanguarda da saúde e da agricultura, inovando em um momento em que o envelhecimento da população e a segurança alimentar são questões urgentes.

Mas, para uma potência global, a colaboração entre sedes, escritórios regionais e estabelecimentos locais pode ser um desafio. “Precisávamos criar uma linha de comunicação bidirecional em que a sede se mantivesse atualizada sobre o que estivesse acontecendo nos estabelecimentos locais, e os estabelecimentos locais soubessem das mudanças globais, como novas políticas e ferramentas”, explica Andreas Ahammer, Chefe de excelência em mudança, adoção e sustentação na Bayer. “Precisávamos de uma solução de gerenciamento de portfólio com visibilidade e flexibilidade globais e imediatas.”
 

Encontrar uma ferramenta holística, flexível e utilizável

Jeffrey Manning, América do Norte, Fornecimento de produtos e Líder de gerenciamento de portfólio de projetos na Bayer, deu uma boa olhada nas ferramentas disponíveis. “Eu estava com dificuldades para encontrar uma plataforma que reunisse a execução e o planejamento de um projeto”, ele lembra. “A facilidade de uso e de escalabilidade também foram muito importantes. Então, resumi em duas opções. A primeira não nos oferecia a flexibilidade e as funções que queríamos ter. Por outro lado, muitos na nossa equipe já haviam construído soluções baseadas no Smartsheet e as amavam. Eles estavam nos implorando para implementá-las. Então, era óbvio o que faríamos.”

“O Smartsheet se destacou por ser muito mais fácil de usar em comparação a outras ferramentas”, Ahammer concorda. “Passa uma sensação de familiaridade, o que torna mais fácil para as pessoas entenderem a arquitetura. Mas também vai além das planilhas. Ter a estrutura, os modelos e as ferramentas certas nos permite trazer consistência ao gerenciamento de mudanças.”

Ajudar as equipes a gerenciar projetos

Então, a Bayer se propôs a construir soluções de gerenciamento de projetos e portfólios no Smartsheet. “Agora, um ano após a implementação do Smartsheet, estamos executando cerca de 1.500 projetos nas soluções”, Manning lembra. Tudo começa com um formulário de entrada básico, no qual todos podem enviar os detalhes do projeto. O formulário genérico pode ser adaptado para acomodar as necessidades de equipes diferentes. Com um clique, a equipe pode solicitar um conjunto de ferramentas especial que gera um pacote de ferramentas de gerenciamento de projetos, o qual inclui planos de alterações, de comunicação e de projetos. Para projetos menores, eles podem optar por uma exibição em grade com foco em métricas importantes.

A solução também inclui conjuntos de ferramentas que preparam de forma automática áreas de trabalho e relatórios para cada departamento. Com WorkApps e Dynamic View, a Bayer também oferece exibições e painéis selecionados para projetos específicos. “As pessoas presumem que preciso de dias para preparar isso. Na realidade, levo alguns minutos para criar soluções completas e totalmente funcionais para um departamento”, diz Manning.

Monitorar os objetivos

Logo depois, a Bayer criou outras soluções baseadas no Smartsheet para monitorar os objetivos. “Em geral, as pessoas recebem objetivos da liderança e, também, apresentam objetivos para a equipe”, Manning explica. “De modo geral, eles combinavam de forma manual esses dois em slides de apresentação para relatórios, o que levava muito tempo.” No início do ano, o departamento de excelência na cadeia de suprimentos define os principais objetivos que são compartilhados de forma automática com os departamentos por meio do Smartsheet. “Cada líder de departamento pode adicionar suas próprias metas, o que permite que eles rastreiem e atualizem todos os objetivos em um só lugar”, Manning acrescenta.

Agora que os slides de apresentação são águas passadas, os dados em tempo real da Bayer proporcionam a visibilidade necessária. 

“O maior benefício é a velocidade com que posso disponibilizar informações aos líderes”, Manning observa. “Por exemplo, há três anos, um vice-presidente sênior me pediu uma visão geral dos projetos de investimento em andamento. Na época, isso teria levado semanas. Agora, já tenho visibilidade total dos projetos e consigo extrair as informações necessárias com um clique.”

O trio: visibilidade, comparabilidade e simplicidade

Para Ahammer, essa visibilidade adicional anda lado a lado com a comparabilidade e a simplicidade. “Como tenho todas as informações ao meu alcance, também consigo comparar meu trabalho com o que está acontecendo em equipes diferentes”, ele explica. “Mas tudo isso também é feito de forma simples. Caso contrário, ficaríamos perdidos no meio das informações de novo.”

Segundo Ahammer, é por isso que o Smartsheet possibilitou mudanças culturais em toda a empresa. “Estamos capacitando nossas equipes para diminuir a burocracia, reduzir a complexidade, inovar e adotar a abordagem dinâmica de propriedade compartilhada”, ele observa. “Ou seja, em vez de empurrar diretrizes de cima, os membros da nossa equipe estão cientes dos próximos desafios e das especificidades daquilo com que eles vão lidar.”

Cortar orçamentos e cronogramas

Com execução e rastreamento eficazes, a Bayer economizou tempo e recursos. “Usar o Smartsheet Control Center ajudou uma equipe a economizar mais de 500 horas automatizando processos”, Manning conta.

Em especial, o Smartsheet aliviou até a liderança da Bayer. “Para indivíduos em cargos de gerência, ele tem o potencial de economizar, pelo menos, de duas a três horas por semana”, Ahammer observa. Por exemplo, antes, a empresa realizava entrevistas com colegas e apresentava o feedback à liderança. “Embora seja simples na teoria, esse processo é caro na prática, pois exige o pagamento de entrevistadores terceirizados e a categorização dos feedbacks”, Ahammer explica. “Há pouco tempo, passamos a usar o Smartsheet, com a criação de um formulário com perguntas aprimoradas por inteligência artificial que nos dá itens acionáveis de forma automática." 

“Embora seja difícil fornecer um número exato, os projetos gerenciados no Smartsheet são bem mais eficientes, e os resultados desses projetos nos economizam milhões por ano e economizaram mais de 20.000 horas de trabalho apenas em 2023.”

Defender a mudança e a eficiência

Olhando para trás nesta jornada, Manning se considera um embaixador do Smartsheet. “Estou me divertindo muito ajudando as pessoas ao facilitar suas vidas. É muito gratificante”, conclui. “Às vezes, me dizem: ‘Já ouvi falar do Smartsheet, é como se fosse Excel com esteroides, não é?’ Não, nada a ver, eu digo para eles. O Smartsheet é uma plataforma onde você pode criar soluções sem código que atendam às suas necessidades empresariais.”